Verschiedenes
Kommunikation
E-Mail-Vorlagen, Benachrichtigungsvorlagen und Antwort-Snippets – alle ausgehenden Nachrichten an einem Ort, mit einheitlicher Marke und Tonalität.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Konfiguration · Verschiedenes · 7.1
Das Modul Kommunikation verwaltet alle ausgehenden Nachrichten aus Gfacility: E-Mail-Vorlagen (Ticket-Updates, Buchungsbestätigungen, Besuchereinladungen), Benachrichtigungsvorlagen (Teams, Push) und Antwort-Snippets, die Bearbeiter in Gespräche einfügen können. Ein Ort für Texte, ein Ton, eine Corporate Identity.
Warum das für das Business wichtig ist
„Jede Abteilung hat ihren eigenen Ton"
Zentral verwaltete Vorlagen → einheitliche Stimme, egal welche Workgroup sendet.
„Bearbeiter tippt jedes Mal dasselbe"
Antwort-Snippets für gängige Antworten → ein Klick, Text eingefügt, persönliche Ergänzung möglich.
„Übersetzung in nicht-EN-Mail vergessen"
Pro Vorlage eine Variante in jeder unterstützten Sprache → Fallback nur dort, wo absichtlich noch nicht übersetzt.
„Variablen in Mails funktionieren nicht"
Platzhalter ({{ticketId}}, {{name}}) werden beim Versand ersetzt → kein „Sehr geehrte/r {{firstName}}".
Die drei Vorlagentypen
E-Mail-Vorlagen
Ausgehende Mails: Ticket erstellt, Statuswechsel, Buchungsbestätigung, No-Show-Warnung. Mit Betreff, Inhalt und Variablen.
Benachrichtigungsvorlagen
Kurze Nachrichten für Teams-Kanal, Mobile Push, Browser-Banner. Andere Länge, anderer Stil als E-Mail.
Antwort-Snippets
Textbausteine, die Bearbeiter in Ticket-Gespräche einfügen können – „Wir haben Ihr Anliegen geprüft …", „Hier ist die Lösung …".
Standardvariablen
| Variable | Was sie einfügt |
|---|---|
| {{user.firstName}} | Vorname des Empfängers. |
| {{ticket.id}} · {{ticket.title}} | Ticket-Referenzen. |
| {{ticket.handler}} | Bearbeiter – verwendet in „Ihr Ticket wird von X bearbeitet". |
| {{booking.room}} · {{booking.start}} | Buchungsdetails. |
| {{visitor.host}} | Gastgeber des Besuchers. |
| {{org.name}} · {{org.privacyUrl}} | Organisationsinfos für Fußzeilen. |
| {{action.link}} | Deep-Link zum Objekt in Gfacility. |
Welche Entscheidungen triffst du?
Ein Absender oder mehrere?
Einer („Service") ist sauber; pro Service („IT", „FM") schafft Klarheit, erfordert aber mehr Pflege.
Reply-to-Strategie
No-Reply (streng) oder Mail-zu-Ticket (komfortabel)? Mail-zu-Ticket erfordert Postfach-Monitoring.
Freigabeschritt für Vorlagen
Communications Owner prüft neue oder geänderte Vorlagen, bevor sie live gehen.
Pflege-Kadenz
Halbjährliche Prüfung, ob alle Vorlagen noch Ton, Branding und Fußzeilenpflichten entsprechen.