Eine Buchung über Gfacility erstellen

Um Räume zu buchen, Services und Catering anzufragen oder Besucher zu registrieren, können Sie die Webanwendung von Gfacility nutzen. Sie erledigen alles schnell und unkompliziert an einer Stelle. So funktioniert es.

Was lässt sich buchen?

Raumbuchung: Reservieren Sie einen Raum zu einer bestimmten Zeit und legen Sie die gewünschte Bestuhlung fest.
Service-Buchung: Reservieren Sie nicht verbrauchbare Gegenstände wie ein Flipchart oder ein Servicefahrrad, die Sie später zurückgeben.
Produkt: Bestellen Sie Verbrauchsgüter wie Catering oder Blumen.
Teilnehmende: Laden Sie Personen zu Ihrer Besprechung ein und melden Sie sie optional am Empfang an.

Hinweis! Die Optionen in Gfacility können je nach den von den funktionalen Administratoren in Ihrer Organisation konfigurierten Einstellungen variieren.

In Gfacility anmelden

Bei Gfacility anmelden.

Eine Buchung über Gfacility erstellen

Starten Sie Ihre Buchung

Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf Besprechung.

3. Buchungsbildschirm

Der Buchungsbildschirm öffnet sich. Er besteht aus zwei Bereichen:

Linke Seite: Übersicht Ihrer Buchung, in der Sie alle Details einsehen und bearbeiten können.
Rechte Seite: Katalog zum Hinzufügen von Räumen, Produkten und Services.

4. Buchungsübersicht (linke Seite)

Um die Buchung anzulegen, füllen Sie in der Buchungsübersicht folgende Angaben aus:

5.1 Allgemeine Angaben | Zum Ausklappen klicken

(f) Buchungstyp: Bestimmt, welche Objekte verfügbar sind. Beispiel: Für interne Besprechungen können Sie kein Catering hinzufügen, für Besprechungen mit externen Teilnehmenden hingegen schon. Verfügbare Optionen können sich basierend auf den hinzugefügten Teilnehmenden automatisch aktualisieren.

(g) Titel: Geben Sie Ihrer Buchung einen aussagekräftigen Namen.

(h) Datum und Uhrzeit: Legen Sie Start- und Endzeit Ihrer Besprechung fest.

(i) Kalender-Synchronisation: Wenn aktiviert, wird Ihre Buchung mit Ihrem Kalender synchronisiert. Änderungen in Ihrem Kalender werden automatisch in Gfacility übernommen, einschließlich Verschiebungen und Stornierungen.

(j) Teams-/Meet-Link: Fügen Sie der Kalendereinladung eine Videokonferenz hinzu (optional, nur verfügbar, wenn die Synchronisation aktiviert ist).

(k) Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung des Termins an. Diese wird in die Einladung aufgenommen.

(l) Organisation: Wählen Sie, für welche Abteilung die Buchung erfolgt. Häufig wird hier standardmäßig Ihre eigene Abteilung vorgegeben.

(m) Kostenstellen: Geben Sie ggf. zusätzliche Kostenstellen an, falls erforderlich.

5.2 Teilnehmende hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

Sie können sowohl interne als auch externe Teilnehmende hinzufügen:

(n) Teilnehmende hinzufügen: Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“.

(n1) Fügen Sie Kolleginnen und Kollegen über die Suchleiste hinzu.

(n2) Fügen Sie externe Teilnehmende über die Schaltfläche + hinzu und füllen Sie die Pflichtangaben aus (Vorname, Nachname, Firma und E-Mail).

(p) Details einer/eines Teilnehmenden: Zusätzliche Informationen rufen Sie über das i-Symbol auf.

(p1) Als Host oder Organisator markieren: Ein interner Teilnehmer kann über das i-Symbol als Organisator oder Host markiert werden. Der Organisator ist auch Organisator des Outlook-Termins, sofern Sie die Rechte dazu haben.

(q) Teilnehmende am Empfang anmelden: Externe Teilnehmende werden automatisch am Empfang angemeldet, interne nicht.

(r) Teilnahmestatus ändern: Sie können den Teilnahmestatus auf erforderlich, optional oder nicht einladen ändern.

(s) Teilnehmer entfernen: Es ist möglich, einen Teilnehmer zu entfernen, außer es handelt sich um den Organisator oder Host. In diesem Fall müssen Sie die Rolle zunächst jemand anderem zuweisen, bevor Sie den Teilnehmer entfernen können.

(t) Zusätzliche Teilnehmende: Gibt es weitere Teilnehmende, die Sie nicht als Teilnehmer hinzufügen möchten? Dann können Sie die Anzahl erhöhen, sodass die Gesamtanzahl der Teilnehmenden stimmt.

5.3 Raum hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

In diesem Bereich fügen Sie über das Suchfenster einen Raum hinzu. Sie können Folgendes tun:

(u) Raum hinzufügen: Klicken Sie auf + Raum hinzufügen, um den Katalog zu öffnen, oder nutzen Sie das Suchsymbol, um schnell nach Namen zu suchen und einen Raum auszuwählen.

(v) Raumdetails anzeigen: Detailinformationen zum Raum sehen Sie über das i-Symbol.

(v1) Raum als Organisator markieren: mit Valon prüfen

(v2) Anmerkungen zum Raum hinzufügen: Fügen Sie einen Kommentar oder eine Notiz über das i-Symbol hinzu.

(w) Primären Raum markieren: Markieren Sie einen Raum als primären Raum. Der primäre Raum dient als Ort für die Bereitstellung von Services und Produkten. Nur ein Raum kann als primärer Raum ausgewählt werden.

(x) Raum entfernen: Es ist möglich, einen Raum zu entfernen.

5.4 Produkte hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

In diesem Bereich fügen Sie über das Suchfenster Produkte hinzu. Sie können Folgendes tun:

(y) Produkt hinzufügen: Klicken Sie auf + Produkt hinzufügen, um den Katalog zu öffnen, oder nutzen Sie das Suchsymbol, um schnell nach Namen zu suchen und ein Produkt auszuwählen.

(z) Produktmenge anpassen: Passen Sie die Anzahl der Produkte an. Beachten Sie, dass die Mindestmenge nicht unterschritten werden kann, wenn eine Mindestbestellmenge konfiguriert wurde.

(aa) Produktdetails anzeigen: Detailinformationen zum Produkt sehen Sie über das i-Symbol.

(aa1) Lieferzeit ändern: Ändern Sie die Lieferzeit des Produkts über das i-Symbol, falls diese von der Startzeit der Buchung abweicht. Die Lieferzeit muss innerhalb der Start- und Endzeit der Buchung liegen.

(aa2) Kommentar zum Produkt hinzufügen: Fügen Sie einen Kommentar oder eine Notiz über das i-Symbol hinzu.

5.5 Services hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

In diesem Bereich fügen Sie über das Suchfenster Services hinzu. Sie können Folgendes tun:

(bb) Service hinzufügen: Klicken Sie auf + Service hinzufügen, um den Katalog zu öffnen, oder nutzen Sie das Suchsymbol, um schnell nach Namen zu suchen und einen Service auszuwählen.

(cc) Service-Details anzeigen: Detailinformationen zum Service sehen Sie über das i-Symbol.

(cc1) Kommentar zum Service hinzufügen: Fügen Sie einen Kommentar oder eine Notiz über das i-Symbol hinzu.

5. Katalog (rechte Seite)

Im Katalog können Sie zwischen Räumen, Produkten und Services wählen. Nutzen Sie Filter und Suchfunktion, um Objekte schnell zu finden.

Filteroptionen | Zum Ausklappen klicken

(a) Suchen: Geben Sie den Namen des Objekts ein.

(b) Filtern: Verwenden Sie Filter für eine schnellere Auswahl.

(c) Symbol mit Mauszeiger: Fahren Sie mit der Maus über das „i“-Symbol, um weitere Informationen zu erhalten.

(d) Favoriten: Fügen Sie Objekte zu Ihren Favoriten hinzu, sodass sie künftig oben angezeigt werden.

(e) Hinzufügen: Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Objekt zu Ihrer Buchung hinzuzufügen. Räume und Services können Sie jeweils nur einmal hinzufügen. Produkte können Sie mehrfach hinzufügen, etwa wenn Sie zu verschiedenen Zeitpunkten Kaffee bestellen möchten.

Tipp! Bevor Sie Objekte hinzufügen, prüfen Sie Datum, Uhrzeit und Organisation in der Buchungsübersicht. Diese können die angezeigten Ergebnisse beeinflussen.

6 Konflikte lösen

Treten Konflikte auf, z. B. durch fehlende Verfügbarkeit oder Doppelbuchungen, erhalten Sie eine Übersicht der Konflikte. Diese müssen zuerst gelöst werden, bevor Sie die Buchung speichern können.

7 Buchung abschließen

Wenn alles korrekt ausgefüllt ist, klicken Sie auf Buchung erstellen, um die Buchung abzuschließen.