Fragebogen
Systemlandschaft & Integrationen
Mit welchen Quellsystemen verbinden Sie sich, in welche Richtung, in welcher Frequenz und wer ist Owner? Eine Integrationskarte, die verhindert, dass Sie später mit drei Wahrheiten leben.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Fragebogen · 4.11
Warum jetzt
Integrationen sind der Ort, an dem Projekte entgleisen. Alle nehmen an, „die HR-Integration“ sei bereit, bis sich herausstellt, dass HR-IT keine API anbietet und die Exportdatei monatlich manuell ankommt. Überraschen Sie sich jetzt, nicht drei Wochen vor Go-Live.
Was liefern Sie?
Integrationskarte
Visuell: Gfacility im Zentrum, alle Integrationen drumherum mit Richtung und Frequenz.
Integrationsdatenblatt pro System
Quelle, Ziel, Payload, Frequenz, technischer Owner, Supportvertrag.
Keys & Credentials
Welche Service Accounts, API-Keys, Scopes, mit Antragsstatus und Owner.
Monitoring & Eskalation
Wer bemerkt einen Sync-Fehler, wer wird alarmiert, mit welchem MTTR-Ziel?
Kernfragen
- 1Identity Provider, Entra ID, Google Workspace, Okta, anderer? Welcher SSO-Flow (SAML, OIDC), welche Claims, MFA?
- 2HRIS, AFAS, SAP SuccessFactors, Workday, Personio, anderes? Wer liefert was (Nutzer, Organisationen, Kostenstellen)? API oder Datei?
- 3Microsoft 365 / Google Workspace, nutzen Sie die Outlook-Integration, Teams-Bot, Room Resources, Mobile Add-on? Welche Tenant App Registration und Scopes?
- 4ERP / Buchhaltung, Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics 365 BC? Chargeback-Export: Datei, REST-API, SFTP, Message Queue?
- 5BI & Reporting, Power BI, Tableau, Looker? Zugriff über REST-API, OData, Shared Data Store? Welcher Workspace?
- 6IoT und Gebäudesysteme, Sensoren (Belegung, Klima, CO₂), GLT, Zutrittskontrolle, Signage, EV-Ladestationen? Welches Protokoll (MQTT, REST, BACnet)?
- 7Catering- und Lieferantensysteme, eigene Kasse, Sodexo, externe Druckerei, IT-Lieferant? Wie erreichen Bestellungen sie?
- 8Sync-Richtung & Frequenz, einseitig oder bidirektional? Echtzeit-Webhook, stündliches Polling, Tages-Batch?
- 9Ownership pro Integration, wer auf Gfacility-Seite, wer auf Quellsystem-Seite? Welche Supportlinie bei Problemen?
- 10Test-/Sandbox-Umgebungen, pro Integration verfügbar? Welche Testdaten dürfen Sie nutzen (DSGVO-konform)?
- 11Monitoring & Alerting, wie bemerken Sie eine fehlgeschlagene Integration? Status Page, E-Mail-Alert, Teams-Kanal, PagerDuty?
- 12Rate Limits & Volumen, Spitzen (z. B. Tausende HR-Mutationen am Monatswechsel)? Passt Ihre Integration innerhalb der Limits der Quelle?
Vorlage, Integrationsdatenblatt pro System
| System | Zweck | Richtung | Frequenz | Protokoll | Owner (intern) | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Entra ID | SSO + Provisioning | Entra → Gfac | Echtzeit (SCIM) | SAML + SCIM | IT-Identity | Zu konfigurieren |
| AFAS HR | Org-Einheiten, Kostenstellen | AFAS → Gfac | Täglich 02:00 | GetConnector (REST) | HR-IT | Key angefordert |
| Microsoft 365 | Outlook-Add-in, Rooms, Teams-Bot | Bidirektional | Echtzeit | Graph API | M365-Admin | App Registration ausstehend |
| Exact Online | Chargeback-Export | Gfac → Exact | Monatlich, 1. d. Monats | CSV via SFTP | Finance Controller | Zu validieren |
| Power BI | Operative Dashboards | Gfac → PBI | Stündlich | OData / Data API | BI-Team | Workspace zu wählen |
| Sodexo (Catering) | Bestelldurchreichung | Gfac → Sodexo | Echtzeit | Webhook | FM | In Abstimmung |
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