Microsoft 365
Integration mit Microsoft: die Vorgehensweise
Welche Integrationen Gfacility mit Microsoft 365 bietet, welche Entscheidungen Sie treffen und in welcher Reihenfolge Sie sie am besten einrichten.
Aktualisiert am 20. Okt. 2026
Integrationen · Microsoft 365 · Hier starten
Arbeitet Ihre Organisation mit Microsoft 365? Dann verbinden Sie Gfacility an mehreren Stellen mit Microsoft. Dieser Artikel gibt Ihnen den Überblick: welche Integrationen es gibt, welche Entscheidungen Sie treffen und in welcher Reihenfolge Sie sie einrichten. Jeder Schritt verweist auf den Artikel mit den Details.
Die Integrationen im Überblick
| Integration | Was sie leistet | Erforderlich? |
|---|---|---|
| Benutzersynchronisation | Legt Ihre Mitarbeitenden in Gfacility an. | Empfohlen |
| Abteilungssynchronisation | Ordnet alle Mitarbeitenden ihrer Abteilung zu. | Optional |
| Standortsynchronisation | Legt die Besprechungsräume in Gfacility an, mit Gebäude und Etage. | Für Buchungen erforderlich |
| Kalendersynchronisation | Hält Buchungen in Gfacility und Outlook auf demselben Stand. | Für Buchungen erforderlich |
| Anmeldung | Mitarbeitende melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an. | Empfohlen |
| E-Mail-Versand | Legt fest, von welcher Adresse Gfacility E-Mails versendet. | Optional |
| Outlook-Add-in | Buchen direkt aus Outlook heraus. | Empfohlen |
Die ersten vier laufen über eine App-Registrierung Ihrer Organisation: die Office-365-Integration. Anmeldung und E-Mail-Versand sind eigene Integrationen.
Ihre Entscheidungen
Vier Entscheidungen bestimmen, wie Sie die Integration einrichten. Treffen Sie sie vorab, gemeinsam mit Ihrem IT-Administrator.
1 · Welche Mitarbeitenden?
Alle mit Lizenz oder nur ein Teil. Für einen Teil senden Sie uns eine Abfrage, die festlegt, wer dazugehört. Gfacility richtet diesen Filter für Sie ein.
2 · Zugriff auf Kalender?
Alle Kalender (am einfachsten) oder nur die Räume und Mitarbeitenden, die Sie auswählen, über Exchange RBAC. Niemals beides.
3 · Wie anmelden?
Mit Microsoft anmelden (die Gfacility-App, schnell eingerichtet) oder SSO (Ihre eigene App, Ihre IT behält die Kontrolle). Wählen Sie eines davon.
4 · Welcher Absender?
Der Gfacility-Mailserver (nichts einzurichten) oder Ihr eigenes Postfach (Ihr eigener Absender). Siehe den Vergleich weiter unten.
Empfohlene Reihenfolge
Richten Sie die Integrationen in dieser Reihenfolge ein. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Gehen Sie alles zuerst in der Testumgebung (UAT) durch und erst danach in der Produktion: Es sind zwei getrennte Umgebungen, und Sie richten beide ein.
| Schritt | Was | Warum in dieser Reihenfolge |
|---|---|---|
| 1 | Microsoft vorbereiten. Räume mit Gebäude und Etagennummer, Mitarbeitende mit Lizenz und Abteilung. | Gfacility übernimmt, was in Microsoft steht. Was dort falsch ist, ist auch in Gfacility falsch. |
| 2 | App-Registrierung und Berechtigungen. Einschließlich der Entscheidung zum Kalenderzugriff. | Jede Synchronisation braucht diese App. |
| 3 | Benutzersynchronisation aktivieren. Senden Sie zuerst den Filter, wenn nicht alle dabei sein sollen. | Mitarbeitende müssen in Gfacility existieren, bevor sie sich anmelden und buchen können. |
| 4 | Abteilungssynchronisation aktivieren (optional). | Baut auf der Benutzersynchronisation auf. Gleichen Sie bestehende Organisationen zuerst mit den Abteilungsnamen ab. |
| 5 | Standortsynchronisation aktivieren. | Gleichen Sie bestehende Gebäude und Etagen zuerst ab, sonst kommen sie doppelt herein. |
| 6 | Kalendersynchronisation aktivieren. | Funktioniert nur für Räume, die bereits in Gfacility vorhanden sind. |
| 7 | Anmeldung einrichten. Testen Sie mit einer Person und aktivieren Sie sie dann für alle. | Erst sinnvoll, wenn die Mitarbeitenden angelegt sind (Schritt 3). |
| 8 | E-Mail-Versand festlegen. | Vor dem Go-live, damit schon die ersten E-Mails vom richtigen Absender kommen. |
| 9 | Outlook-Add-in ausrollen. | Zuletzt, weil es alles oben Genannte nutzt. |
Wo Sie die einzelnen Schritte finden
- Schritt 1: Raumverwaltung in Microsoft
- Schritte 2 bis 6: Office-365-Integration
- Schritt 7: Mit Microsoft anmelden oder SSO-Integration
- Schritt 8: E-Mail-Versand einrichten und E-Mail-Whitelisting
- Schritt 9: Outlook-Add-in installieren
E-Mail: Gfacility-Mailserver oder eigenes Postfach?
| Gfacility-Mailserver | Eigenes Postfach | |
|---|---|---|
| Absender | Die Gfacility-Adresse | Ihre eigene Adresse, z. B. facility@ihrunternehmen.de |
| Einrichtung | Keine, funktioniert sofort | Microsoft 365 (empfohlen) oder SMTP einrichten |
| Antworten | Erreichen Sie nicht automatisch | Landen in Ihrem eigenen Postfach |
| Wartung | Keine | Geheimen Clientschlüssel oder Passwort rechtzeitig erneuern |
| Spamfilter | Gfacility-Adresse zu den vertrauenswürdigen Absendern hinzufügen | Nicht nötig |
| Bei einem Fehler | Gfacility behebt ihn | Die E-Mail wird erst versendet, wenn Sie den Fehler behoben haben; Administratoren erhalten eine Warnung |
Unsere Empfehlung: Starten Sie mit dem Gfacility-Mailserver. Wechseln Sie zum eigenen Postfach, sobald Mitarbeitende oder Besucher Ihren eigenen Absender sehen sollen oder Antworten bei Ihnen ankommen müssen.
Was brauchen Sie von Ihrem IT-Administrator?
Stellen Sie Folgendes zusammen, bevor Sie beginnen:
| Was | Wofür |
|---|---|
| Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID (Client) und den Wert des geheimen Clientschlüssels | Die Office-365-Integration und, falls Sie sich dafür entscheiden, SSO |
| Das Ablaufdatum des geheimen Clientschlüssels | Rechtzeitig erneuern, sonst stoppt die Integration |
| Die Abfrage für den Benutzerfilter | Nur, wenn nicht alle dabei sein sollen |
| Einen Administrator, der die Zustimmung erteilen kann | Administratorzustimmung für die Apps |
| Die Absenderadresse | Nur beim eigenen Postfach |
Geben Sie den geheimen Clientschlüssel auf sicherem Weg weiter, zum Beispiel über einen Link aus einem Passwortmanager. Niemals in einer normalen E-Mail.