Integración con Microsoft, el enfoque

Integraciones · Microsoft 365 · Empieza aquí

¿Tu organización trabaja con Microsoft 365? Entonces conectas Gfacility con Microsoft en varios puntos. Este artículo te da la visión de conjunto: qué integraciones hay, qué decisiones tomas y en qué orden las configuras. Cada paso enlaza con el artículo que entra en detalle.

Las integraciones de un vistazo

Integración	Qué hace	¿Necesaria?
Sincronización de usuarios	Da de alta a tus empleados en Gfacility.	Recomendada
Sincronización de departamentos	Vincula a cada empleado con su departamento.	Opcional
Sincronización de ubicaciones	Da de alta las salas de reuniones en Gfacility, con edificio y planta.	Necesaria para reservar
Sincronización de calendarios	Mantiene iguales las reservas en Gfacility y en Outlook.	Necesaria para reservar
Inicio de sesión	Los empleados inician sesión con su cuenta de Microsoft.	Recomendado
Envío de correo	Determina desde qué dirección envía Gfacility los correos.	Opcional
Complemento de Outlook	Reservar desde el propio Outlook.	Recomendado

Las cuatro primeras funcionan a través de un único registro de aplicación de tu organización: la integración con Office 365. El inicio de sesión y el envío de correo son integraciones independientes.

Las decisiones que tomas

Cuatro decisiones determinan cómo lo configuras. Tómalas al principio, junto con el administrador de TI.

1 · ¿Qué empleados?

Todos los que tienen licencia o solo una parte. Para una parte, envíanos una consulta que determine quién entra. Gfacility configura ese filtro por ti.

2 · ¿Acceso a los calendarios?

Todos los calendarios (lo más sencillo) o solo las salas y los empleados que elijas mediante Exchange RBAC. Nunca las dos cosas.

3 · ¿Cómo iniciar sesión?

Iniciar sesión con Microsoft (la aplicación de Gfacility, rápida de configurar) o SSO (tu propia aplicación, el control lo mantiene tu TI). Elige una.

4 · ¿Qué remitente?

El servidor de correo de Gfacility (nada que configurar) o tu propio buzón (tu propio remitente). Consulta la comparativa más abajo.

Orden recomendado

Configúralo en este orden. Cada paso se apoya en el anterior. Hazlo todo primero en el entorno de pruebas (UAT) y solo después en producción: son dos entornos independientes y hay que configurar los dos.

Paso	Qué	Por qué en este orden
1	Prepara Microsoft. Salas con edificio y número de planta, empleados con licencia y departamento.	Gfacility copia lo que hay en Microsoft. Lo que esté mal allí también estará mal en Gfacility.
2	Registro de aplicación y permisos. Incluida la decisión sobre el acceso a los calendarios.	Todas las sincronizaciones necesitan esta aplicación.
3	Activa la sincronización de usuarios. Si no quieres incluir a todo el mundo, envía antes el filtro.	Los empleados tienen que existir en Gfacility antes de poder iniciar sesión y reservar.
4	Activa la sincronización de departamentos (opcional).	Funciona sobre la sincronización de usuarios. Alinea antes las organizaciones existentes con los nombres de los departamentos.
5	Activa la sincronización de ubicaciones.	Alinea antes los edificios y plantas existentes, o aparecerán duplicados.
6	Activa la sincronización de calendarios.	Solo funciona con salas que ya están en Gfacility.
7	Configura el inicio de sesión. Pruébalo con un empleado y después actívalo para todos.	Solo tiene sentido cuando los empleados ya existen (paso 3).
8	Elige cómo se envía el correo.	Antes de la puesta en marcha, para que los primeros correos salgan ya con el remitente correcto.
9	Despliega el complemento de Outlook.	Lo último, porque utiliza todo lo anterior.

Dónde encontrar cada paso

Paso 1: Gestión de salas en Microsoft
Pasos 2 a 6: Integración con Office 365
Paso 7: Iniciar sesión con Microsoft o Integración SSO
Paso 8: Configurar el envío de correo y Lista blanca de correo
Paso 9: Instalar el complemento de Outlook

Correo: ¿servidor de correo de Gfacility o tu propio buzón?

	Servidor de correo de Gfacility	Tu propio buzón
Remitente	La dirección de Gfacility	Tu propia dirección, p. ej. `servicios@tuempresa.es`
Configuración	Ninguna, funciona desde el primer momento	Configurar Microsoft 365 (recomendado) o SMTP
Respuestas	No te llegan automáticamente	Llegan a tu propio buzón
Mantenimiento	Ninguno	Renovar a tiempo el secreto de cliente o la contraseña
Filtro de spam	Añadir la dirección de Gfacility a los remitentes de confianza	No es necesario
Si falla	Gfacility lo soluciona	El correo no se envía hasta que lo soluciones; los administradores reciben un aviso

Nuestro consejo: empieza con el servidor de correo de Gfacility. Pasa a tu propio buzón cuando los empleados o los visitantes tengan que ver tu propio remitente, o cuando las respuestas tengan que llegarte a ti.

¿Qué necesitas del administrador de TI?

Reúne esto antes de empezar:

Qué	Para qué
El Id. de directorio (inquilino), el Id. de aplicación (cliente) y el Valor del secreto de cliente	La integración con Office 365, y el SSO si lo eliges
La fecha de caducidad del secreto de cliente	Renovarlo a tiempo, o la integración deja de funcionar
La consulta para el filtro de usuarios	Solo si no debe incluirse a todo el mundo
Un administrador que pueda conceder consentimiento	El consentimiento de administrador para las aplicaciones
La dirección del remitente	Solo con tu propio buzón

Comparte el secreto de cliente de forma segura, por ejemplo mediante un enlace de un gestor de contraseñas. Nunca en un correo sin protección.

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