Configurar las entregas

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Con las entregas, la recepción o el servicio de correo registra en Gfacility cada paquete que llega. Una entrega es un ticket con su propia clase, su propia referencia (DLV-123) y su propio workflow, de modo que usted ve de un vistazo qué paquetes siguen esperando y quién ha recogido qué. Con el escaneo de etiquetas, el personal hace una foto de la etiqueta del paquete y Gfacility rellena automáticamente el destinatario, su organización, el transportista y el número de seguimiento.

Este artículo explica lo que un administrador configura una sola vez. Necesita permisos para gestionar plantillas de ticket y workflows.

¿Qué está ya disponible?

Paso 1. Crear una plantilla de ticket con la clase Entregas

1. Vaya a Ajustes y, en el grupo de configuración de módulos, abra Plantillas de ticket. Para saber cómo funcionan las plantillas en general, consulte Plantillas y colecciones.
2. Cree una plantilla nueva, por ejemplo Paquete recibido.
3. En Clase, elija Entregas. Es lo único que convierte una plantilla normal en una plantilla de entregas.
4. Guarde la plantilla y actívela.

Tenga en cuenta que la clase no se puede cambiar una vez guardada la plantilla. Si eligió la clase equivocada, cree una plantilla nueva.

Al guardarla, una plantilla de entregas recibe automáticamente estos ajustes:

• El workflow Deliveries. El campo tipo de ticket se fija en Deliveries y se oculta, para que cada entrega llegue al workflow correcto.
• La pregunta Scan label. El formulario de alta muestra un botón Scan label. En el propio ticket, una vez creado, el botón está oculto de forma predeterminada.
• La organización sigue al destinatario. La organización se deduce de la persona a la que va dirigida la entrega, a partir de su organización principal.

Paso 2. Revisar las preguntas de la plantilla

Abra el constructor de preguntas de la nueva plantilla y compruebe estos puntos:

• Solicitado para es el destinatario del paquete. El escaneo de etiquetas rellena este campo, por lo que la plantilla debe incluir esta pregunta. No hace falta que sea visible, pero si la oculta, no le asigne un usuario predeterminado fijo: un campo oculto con un valor fijo conserva ese valor e ignora el destinatario escaneado.
• Título puede quedar vacío. Tras un escaneo, Gfacility escribe Entrega para [nombre] si el título sigue vacío.
• Descripción recibe las líneas Transportista: … y Número de seguimiento: … tras un escaneo. Mantenga este campo visible para que el personal pueda revisarlas.
• Scan label en el ticket. Si quiere escanear una etiqueta después de crear la entrega, por ejemplo para un segundo paquete, haga visible también la pregunta Scan label en el ticket.

La foto de la etiqueta siempre se adjunta a la entrega, aunque la pregunta de adjuntos esté oculta en el formulario.

Paso 3. Comprobar quién puede cambiar el estado

El workflow Deliveries tiene cuatro estados propios, en lugar de los estados estándar que recibe un nuevo tipo de ticket:

De forma predeterminada, solo los grupos Administrators y Facility Managers pueden pasar una entrega al siguiente estado. El vínculo se hace por el nombre del grupo. Si sus grupos se llaman de otra forma, o si es la recepción quien gestiona las entregas, asigne a ese grupo las transiciones del workflow Deliveries. De lo contrario, ese personal podrá crear entregas, pero no marcarlas como recogidas. Para saber cómo funcionan los estados y las transiciones, consulte Flujos de trabajo.

Paso 4. Avisar al destinatario de que tiene un paquete esperando

Gfacility no avisa al destinatario automáticamente. Si quiere que lo haga, cree una automatización sobre tickets que se ejecute cuando el estado pase a Awaiting pickup, con la condición de que la clase de la plantilla sea Entregas, y que envíe un correo al destinatario. Así, el destinatario solo recibe el aviso cuando el paquete está realmente listo, y no en el momento en que se registra.

¿Cómo funciona el escaneo de etiquetas para el personal?

1. Al crear un ticket, el personal elige la plantilla de entregas y hace clic en Scan label. En un móvil o una tableta, la cámara se abre directamente.
2. Gfacility lee la etiqueta y busca al destinatario entre los usuarios activos.
   • Reconocido con seguridad: se rellenan el destinatario y la organización.
   • Sin certeza: el personal elige entre un máximo de cinco compañeros sugeridos.
   • No reconocido: el personal elige al destinatario por su cuenta.
3. El transportista y el número de seguimiento se añaden a la descripción. Los transportistas reconocidos son PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs y Bpost, siempre que el nombre aparezca impreso en la etiqueta.
4. No se guarda nada automáticamente. El personal revisa los datos y después crea la entrega.

Encontrar las entregas

Las entregas son tickets normales y aparecen en el resumen de tickets. Filtre o agrupe por clase = Entregas y guárdelo como filtro, por ejemplo Paquetes pendientes con el estado Awaiting pickup. Para encontrar un paquete concreto, escriba su referencia, por ejemplo DLV-123.

Puede leer más sobre esta función en las notas de la versión 2026 Q3.