Configurare le consegne

Configurazione · Moduli · Ticket

Con le consegne, la reception o l’ufficio posta registra in Gfacility ogni pacco in arrivo. Una consegna è un ticket con una propria classe, un proprio riferimento (DLV-123) e un proprio workflow, così vedi a colpo d’occhio quali pacchi sono ancora in attesa e chi ha ritirato cosa. Con la scansione dell’etichetta, il personale fotografa l’etichetta del pacco e Gfacility compila al posto suo il destinatario, la sua organizzazione, il corriere e il numero di tracking.

Questo articolo descrive cosa configura un amministratore una volta sola. Ti servono i diritti per gestire i modelli di ticket e i workflow.

Cosa c’è già?

Passaggio 1. Crea un modello di ticket con la classe Consegne

1. Vai su Impostazioni e, nel gruppo configurazione dei moduli, apri Modelli di ticket. Per il funzionamento dei modelli in generale, consulta Modelli e raccolte.
2. Crea un nuovo modello, ad esempio Pacco ricevuto.
3. In Classe, scegli Consegne. È l’unica cosa che trasforma un modello normale in un modello per le consegne.
4. Salva il modello e attivalo.

Tieni presente che la classe non si può più cambiare dopo il salvataggio. Se hai scelto la classe sbagliata, crea un nuovo modello.

Una volta salvato, un modello per le consegne riceve automaticamente queste impostazioni:

• Il workflow Deliveries. Il campo del tipo di ticket viene impostato su Deliveries e nascosto, così ogni consegna finisce nel workflow giusto.
• La domanda Scan label. Il modulo di creazione mostra un pulsante Scan label. Sul ticket stesso, dopo la creazione, il pulsante è disattivato per impostazione predefinita.
• L’organizzazione segue il destinatario. L’organizzazione viene ricavata dalla persona a cui è destinata la consegna, in base alla sua organizzazione principale.

Passaggio 2. Controlla le domande del modello

Apri il generatore di domande del nuovo modello e verifica questi punti:

• Richiesto per è il destinatario del pacco. La scansione dell’etichetta compila questo campo, quindi il modello deve contenere questa domanda. Non deve essere per forza visibile, ma se la nascondi non assegnarle un utente predefinito fisso: un campo nascosto con un valore fisso mantiene quel valore e ignora il destinatario letto dall’etichetta.
• Titolo può restare vuoto. Dopo una scansione, Gfacility inserisce Consegna per [nome] se il titolo è ancora vuoto.
• Descrizione riceve le righe Corriere: … e Numero di tracking: … dopo una scansione. Lascia visibile questo campo, così il personale può controllarle.
• Scan label sul ticket. Se vuoi poter scansionare un’etichetta anche dopo la creazione della consegna, ad esempio per un secondo pacco, rendi visibile la domanda Scan label anche sul ticket.

La foto dell’etichetta viene sempre allegata alla consegna, anche quando la domanda per gli allegati è nascosta nel modulo.

Passaggio 3. Controlla chi può cambiare lo stato

Il workflow Deliveries ha quattro stati propri, al posto degli stati standard che riceve un nuovo tipo di ticket:

Per impostazione predefinita solo i gruppi Administrators e Facility Managers possono portare una consegna allo stato successivo. Il collegamento avviene sul nome del gruppo. Se i tuoi gruppi hanno un nome diverso, o se le consegne le gestisce la reception, assegna a quel gruppo le transizioni nel workflow Deliveries. Altrimenti quel personale potrà creare consegne ma non segnarle come ritirate. Per il funzionamento di stati e transizioni, consulta Workflow.

Passaggio 4. Avvisa il destinatario che c’è un pacco in attesa

Gfacility non avvisa automaticamente il destinatario. Se vuoi che lo faccia, crea un’automazione sui ticket che si attiva quando lo stato diventa Awaiting pickup, con la condizione che la classe del modello sia Consegne, e che invia un’e-mail al destinatario. In questo modo il destinatario viene avvisato solo quando il pacco è davvero pronto, non nel momento in cui viene registrato.

Come funziona la scansione dell’etichetta per il personale?

1. Quando crea un ticket, il personale sceglie il modello per le consegne e fa clic su Scan label. Su smartphone o tablet la fotocamera si apre subito.
2. Gfacility legge l’etichetta e cerca il destinatario tra gli utenti attivi.
   • Riconosciuto con certezza: destinatario e organizzazione vengono compilati.
   • Non certo: il personale sceglie tra un massimo di cinque colleghi suggeriti.
   • Non riconosciuto: il personale sceglie il destinatario.
3. Corriere e numero di tracking finiscono nella descrizione. I corrieri riconosciuti sono PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs e Bpost, purché il nome sia stampato sull’etichetta.
4. Non viene salvato nulla in automatico. Il personale controlla i dati e poi crea la consegna.

Trovare le consegne

Le consegne sono normali ticket e compaiono nella panoramica dei ticket. Filtra o raggruppa su classe = Consegne e salva il risultato come filtro, ad esempio Pacchi in attesa con lo stato Awaiting pickup. Per trovare un singolo pacco, digita il suo riferimento, ad esempio DLV-123.

Trovi maggiori informazioni su questa funzionalità nelle note di rilascio 2026 Q3.