Integrazione Office 365

Integrazioni · Autenticazione · 1.2

L’integrazione tra Gfacility e Office 365 usa un approccio 2-legged con una registrazione app in Microsoft Entra ID (in precedenza Azure Active Directory). Gfacility si autentica con l’identità dell’app stessa, senza pop-up né consenso da parte di ogni utente. Ne risulta un collegamento più stabile e più sicuro.

Come funziona?

L’integrazione è composta da quattro parti. Ognuna si attiva separatamente in Gfacility, in Integrazioni e accesso → Office 365, e tutte passano da un’unica registrazione app della tua organizzazione.

Sincronizzazione utenti

Ogni notte Gfacility recupera i tuoi dipendenti da Microsoft.

• Nuovo dipendente? Viene creato.
• Dati modificati? Nome, indirizzo email e numero di telefono vengono aggiornati.
• Ha lasciato l’azienda? Chi non è più presente in Microsoft viene impostato come inattivo in Gfacility.

Quali campi vengono ripresi?

Nota: l’indirizzo email in Gfacility è il nome di accesso Microsoft, non il campo Email. Di solito coincidono.

Non vengono ripresi: qualifica, sede dell’ufficio, telefono aziendale e foto del profilo. Un nuovo dipendente riceve l’organizzazione predefinita e la sede predefinita del tuo workspace; puoi modificarle in seguito in Gfacility.

Buono a sapersi:

• Vengono inclusi solo i dipendenti con una licenza Microsoft 365. Sale e cassette postali condivise no.
• La sincronizzazione utenti non si occupa dell’accesso. Serve solo a far conoscere i tuoi dipendenti a Gfacility. Per l’accesso scegli Accedi con Microsoft oppure l’SSO.

Sincronizzazione reparti

La sincronizzazione reparti è un’opzione aggiuntiva della sincronizzazione utenti. La attivi in Integrazioni e accesso → Office 365, subito sotto la sincronizzazione utenti; l’interruttore compare solo quando quest’ultima è attiva. Non servono autorizzazioni aggiuntive: basta User.Read.All.

A ogni sincronizzazione utenti, Gfacility legge il campo Reparto di ogni utente in Microsoft Entra ID e collega l’utente all’organizzazione con quel nome, come sua organizzazione principale.

Sincronizzazione sedi (Places)

Ogni notte Gfacility recupera le sale riunioni da Microsoft. Per ogni sala vengono aggiornati nome, capienza, edificio e piano. Se un edificio o un piano non esiste ancora, Gfacility lo crea.

Quali campi vengono ripresi?

Non vengono ripresi: il nome del piano (FloorLabel), indirizzo e città, dotazioni (schermo, audio, video), accessibilità in sedia a rotelle e tag.

Attenzione: a ogni sincronizzazione Gfacility imposta di nuovo la sala come prenotabile e compila la descrizione con un testo fisso. Se modifichi una di queste due cose in Gfacility, la sincronizzazione successiva la ripristina. Se vuoi che una sala non venga toccata, disattiva la sincronizzazione esterna per quella sala in Gfacility.

Come configurarlo in Microsoft è spiegato in Gestione delle sale in Microsoft.

Sincronizzazione calendari

La sincronizzazione calendari funziona in entrambe le direzioni:

• Da Gfacility a Outlook. Una prenotazione creata in Gfacility compare anche nel calendario Outlook dell’organizzatore, sala compresa. Se la modifichi o la annulli, succede lo stesso in Outlook.
• Da Outlook a Gfacility. Se sposti, modifichi o annulli quella riunione in Outlook, Gfacility aggiorna subito la prenotazione.
• Calendari delle sale. Gfacility legge anche i calendari delle sale riunioni. Così il planning e i display delle sale mostrano anche le riunioni prenotate solo in Outlook.

Cosa viene sincronizzato?

Dai calendari delle sale Gfacility legge per ogni riunione: titolo, ora di inizio e di fine, organizzatore, numero di partecipanti e se la sala ha accettato. Una riunione contrassegnata come privata in Outlook compare in Gfacility come “Privato”.

Buono a sapersi:

• Una riunione prenotata solo in Outlook non diventa una prenotazione in Gfacility. La sala però risulta occupata.
• Ogni notte Gfacility controlla se ci sono modifiche perse e le recupera.

Come si configura?

Bastano quattro passaggi:

1. Crea una registrazione app in Microsoft.
2. Assegna le autorizzazioni.
3. Scegli come Gfacility può accedere ai calendari.
4. Inserisci i dati in Gfacility.

Poi attiva in Gfacility le parti che vuoi usare.

1. Crea una registrazione app nel portale di Azure

Crea una registrazione app dedicata a Gfacility, separata dalle altre applicazioni. Così controllo e sicurezza restano nelle tue mani.

2. Assegna le autorizzazioni API

Nella registrazione app vai su Autorizzazioni API → + Aggiungi un’autorizzazione → Microsoft Graph. Aggiungi le autorizzazioni per ciascun caso d’uso:

Infine clicca su Concedi il consenso amministratore per [tenant], altrimenti le autorizzazioni restano in sospeso.

3. Scegli come Gfacility può accedere ai calendari

Gfacility deve leggere e scrivere eventi nei calendari di sale e utenti. Scegli uno di questi due metodi:

Opzione B passo per passo (Exchange Online PowerShell)

1. Connettiti e crea il service principal. Usa l’ID applicazione e l’ID oggetto dell’applicazione aziendale, non quelli della registrazione app:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Application RBAC"

2. Crea un ambito. In base a un dominio o a un gruppo abilitato alla posta (i normali gruppi di sicurezza non funzionano):

# Opzione 1: per dominio (i nuovi utenti rientrano automaticamente nell'ambito)
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-DomainScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -like '*@contoso.com'"

# Opzione 2: per gruppo abilitato alla posta (controllo completo)
$Group = Get-DistributionGroup "Gfacility Scope"
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-GroupScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "MemberOfGroup -eq '$($Group.DistinguishedName)'"

3. Assegna il ruolo. Usa Application Calendars.ReadWrite, perché Gfacility scrive le prenotazioni nei calendari. Con il solo Application Calendars.Read le prenotazioni non arrivano mai in Outlook.

New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-Calendars-Scoped" `
  -Role "Application Calendars.ReadWrite" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-DomainScope"

Get-ManagementRoleAssignment -App "<Application ID>" | Format-List Name,Role,CustomResourceScope

4. Prova con una sala e un utente:

Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "meetingroom1@contoso.com"
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "employee@contoso.com"

Entrambi devono mostrare InScope True, con Calendars.ReadWrite.

Consulta anche la guida Microsoft su Application RBAC in Exchange Online.

4. Inserisci i dati in Gfacility

L’amministratore Gfacility inserisce questi dati in Integrazioni e accesso → Office 365 → Account di servizio (registrazione app) e clicca su Verifica connessione. In alternativa puoi condividerli con noi:

• ID dell’applicazione (client)
• ID della directory (tenant)
• Valore del client secret

Condividi questi dati sensibili in modo sicuro (con un link di un password manager), mai in una semplice email.