E-mail & messaggi
Configurare l'invio delle email
Fai partire tutte le email di Gfacility dalla tua casella di posta, tramite Microsoft 365 o un server SMTP, invece che dall'indirizzo predefinito di Gfacility.
Aggiornato il 20 ott 2026
Integrazioni · Email e messaggi · 3.3
Per impostazione predefinita Gfacility invia tutte le email del tuo workspace dall’indirizzo di Gfacility. Con l’invio delle email queste partono invece dalla tua casella di posta, ad esempio servizi@tuaazienda.it. I destinatari vedono il tuo mittente e le risposte arrivano a te.
Si tratta di una configurazione separata dall’integrazione Office 365: quella gestisce utenti, sale e calendari, questa impostazione si occupa soltanto dell’invio delle email.
Cosa comprende?
Dalla tua casella di posta
Tutte le email del workspace: ticket e notifiche, conferme di prenotazione, inviti ai visitatori ed email generate da automazioni e moduli.
Restano a Gfacility
Gli avvisi agli amministratori quando un'integrazione o lo stesso invio delle email non funziona. Devono arrivare anche quando la tua casella non è operativa.
Scegli come invia Gfacility
Microsoft 365 (consigliato)
Gfacility invia tramite Microsoft Graph con una registrazione app. Non serve la password della casella e decidi tu esattamente da quale casella l'app può inviare.
SMTP
Per qualsiasi altro server di posta o servizio di invio, come Google Workspace, SendGrid o il server di posta del tuo provider di hosting.
Opzione 1: Microsoft 365
A. In Microsoft Entra ID ed Exchange (amministratore IT)
| Passaggio | Cosa fare |
|---|---|
| 1 | Scegli la casella da cui invia Gfacility, ad esempio una cassetta postale condivisa servizi@tuaazienda.it. Deve essere una casella già esistente nel tuo tenant. |
| 2 | Crea una registrazione app, ad esempio Gfacility Mail, oppure usa quella dell'integrazione Office 365. Annota l'ID dell'applicazione (client) e l'ID della directory (tenant). |
| 3 | Vai su Certificati e segreti → Nuovo segreto client e copia subito il Valore. Annota la data di scadenza. |
| 4 | Concedi all'app il diritto di inviare. Scegli uno dei due metodi qui sotto. |
Metodo A · Exchange RBAC (consigliato)
L'app può inviare solo dalla casella che scegli tu. Non aggiungere Mail.Send in Entra ID; assegna invece il ruolo Application Mail.Send in Exchange Online, limitato a quella casella.
Metodo B · Mail.Send in Entra ID
Aggiungi Mail.Send (Applicazione) in Autorizzazioni API e concedi il consenso amministratore. È più semplice, ma così l'app può inviare a nome di qualsiasi casella del tenant.
Il metodo A in PowerShell, con gli stessi passaggi usati per i calendari nell’integrazione Office 365:
Connect-ExchangeOnline
New-ServicePrincipal `
-AppId "<Application ID>" `
-ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
-DisplayName "Gfacility Mail"
New-ManagementScope `
-Name "Gfacility-MailSender" `
-RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'servizi@tuaazienda.it'"
New-ManagementRoleAssignment `
-Name "Gfacility-MailSend-Scoped" `
-Role "Application Mail.Send" `
-App "<Application ID>" `
-CustomResourceScope "Gfacility-MailSender"
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "servizi@tuaazienda.it"Il test deve mostrare InScope True, con Mail.Send. Una modifica RBAC può richiedere da 30 minuti ad alcune ore prima di diventare effettiva.
B. In Gfacility (amministratore Gfacility)
Vai su Integrazioni e accesso. Alla voce Invio delle email compare Non configurato. Clicca su Configura, scegli Microsoft 365 (Microsoft Graph) come provider e compila:
| Campo in Gfacility | Cosa inserire |
|---|---|
| Indirizzo mittente | La casella del passaggio 1, ad esempio servizi@tuaazienda.it |
| Tenant ID | L'ID della directory (tenant) del passaggio 2 |
| Client ID | L'ID dell'applicazione (client) del passaggio 2 |
| Client secret | Il Valore del passaggio 3 |
Con Microsoft 365 il nome del mittente che vedono i destinatari è il nome visualizzato della casella. Se ne vuoi un altro, modificalo in Exchange. Le email inviate da Gfacility non vengono salvate nella cartella Posta inviata della casella.
Opzione 2: SMTP
Chiedi i dati a chi gestisce il tuo server di posta o servizio di invio. In Gfacility vai su Integrazioni e accesso → Invio delle email → Configura, scegli SMTP e compila:
| Campo in Gfacility | Cosa inserire |
|---|---|
| Indirizzo mittente | L'indirizzo da cui invia Gfacility |
| Nome mittente | Facoltativo, ad esempio Service desk servizi generali |
| Host SMTP | Ad esempio smtp.tuoprovider.it |
| Porta | Di solito 587 con TLS oppure 465 con SSL |
| Crittografia | TLS o SSL, come indicato dal tuo provider |
| Nome utente e password | Le credenziali del server di posta, se le richiede |
Test
Clicca su Verifica connessione nella riga dell’invio delle email. Gfacility invia un’email di prova al tuo indirizzo email e ti mostra se è partita. Se l’invio non riesce, vedi l’errore restituito dal server di posta o da Microsoft.