Cuestionario
Política de visitantes
A quién dejas entrar, qué datos registras, qué notificaciones envías y qué requisitos de cumplimiento aplican. Los visitantes tocan a la vez seguridad, privacidad y primera impresión.
Actualizado el 18 may 2026
Cuestionario · 4.5
Por qué esto ahora
Los visitantes son el cruce entre marketing (primera impresión), seguridad (acceso) y privacidad (RGPD). Un flujo mal diseñado en el quiosco se traduce en un vestíbulo caótico, recepción quejándose o una brecha de datos con obligación de notificar. La política aquí decide directamente qué pantallas activarás después en el módulo de Visitantes.
¿Qué entregas?
Tipos de visitante
Estándar, proveedor, contratista, candidato, VIP, evento, con reglas distintas.
Política de preinscripción
Obligatoria/opcional, qué datos, qué plantilla de invitación.
Flujo en quiosco
Sin cita vs. llegada programada, control de ID, foto, impresión de credencial.
Cumplimiento y retención
Qué datos, durante cuánto y con qué base jurídica, alineado con el DPO.
Preguntas clave
- 1¿Qué tipos de visitante distingues? ¿La gestión difiere entre cliente, proveedor, contratista, candidato?
- 2Preinscripción, ¿obligatoria u opcional? ¿Quién puede invitar (cualquier empleado, solo responsables, solo recepción)?
- 3¿Qué datos recoges en la preinscripción? Nombre, correo, empresa, teléfono, y los sensibles: matrícula, talla (credenciales de evento), alergias.
- 4Invitación, ¿qué plantilla, qué idioma (¿el del anfitrión o el del visitante?), con qué instrucciones (aparcamiento, indicaciones, código de vestimenta)?
- 5Llegada, ¿registro por quiosco, por recepción o ambos? ¿Se permiten visitas sin cita?
- 6Identificación, ¿control de ID obligatorio, foto, credencial con foto, credencial anónima? ¿Varía por ubicación o tipo de visitante?
- 7NDA / normas internas, ¿debe el visitante firmar o aceptar algo? ¿Una vez o cada visita?
- 8Notificaciones, ¿quién recibe aviso a la llegada? ¿Solo el anfitrión o también recepción/seguridad? ¿Qué canal (Teams, correo, SMS, push de la app)?
- 9Salida y check-out, ¿check-out activo al salir? Crítico para la lista de evacuación.
- 10Retención y RGPD, ¿cuánto conservas los datos del visitante? Base jurídica, derecho al olvido, solicitudes de exportación, ¿quién las gestiona?
- 11Escenarios especiales, eventos grandes (más de 50 invitados), visitas VIP, periodistas, auditorías, inspecciones de proveedores, ¿flujo propio?
Plantilla — Matriz de tipos de visitante
| Tipo | Preinscripción | Control ID | Credencial | NDA | Notificación | Retención |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cliente estándar | Opcional | No | Con nombre | No | Anfitrión (Teams) | 90 días |
| Proveedor | Obligatoria | Sí | Foto + código de color | Una vez | Anfitrión + recepción | 12 meses |
| Candidato | Obligatoria (vía RR. HH.) | No | Anónima | No | Reclutador RR. HH. | 30 días |
| Invitado a evento | Obligatoria | No | Lote preimpreso | Vía condiciones del evento | Organizador del evento | 60 días |
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