Integration mit Google: die Vorgehensweise

Integrationen · Google Workspace · Hier starten

Arbeitet Ihre Organisation mit Google Workspace? Dann verbinden Sie Gfacility an mehreren Stellen mit Google. Dieser Artikel gibt Ihnen den Überblick: welche Integrationen es gibt, welche Entscheidungen Sie treffen und in welcher Reihenfolge Sie sie einrichten. Jeder Schritt verweist auf den Artikel mit den Details.

Die Integrationen im Überblick

Integration	Was sie leistet	Erforderlich?
Benutzersynchronisation	Legt Ihre Mitarbeitenden in Gfacility an.	Empfohlen
Standortsynchronisation	Legt Ihre Besprechungsräume in Gfacility an, mit Gebäude und Etage.	Für Buchungen erforderlich
Kalendersynchronisation	Hält Buchungen in Gfacility und Google Kalender auf demselben Stand.	Für Buchungen erforderlich
Mit Google anmelden	Mitarbeitende melden sich mit ihrem Google-Konto an.	Automatisch, nichts einzurichten
E-Mail-Versand	Legt fest, von welcher Adresse Gfacility E-Mails versendet.	Optional

Die ersten drei laufen über ein Integrationskonto Ihrer Organisation: die Google-Workspace-Integration. Die Anmeldung mit Google funktioniert automatisch, sobald eine Person in Gfacility existiert. Der E-Mail-Versand ist eine eigene Integration.

Ihre Entscheidungen

Drei Entscheidungen bestimmen, wie Sie die Integration einrichten. Treffen Sie sie vorab, gemeinsam mit Ihrem Google-Administrator.

1 · Welches Integrationskonto?

Ein eigenes Konto mit Lizenz, zum Beispiel gfacility@ihrunternehmen.de. Den Namen wählen Sie selbst; nehmen Sie einen, an dem ein Administrator später erkennt, wofür das Konto da ist.

2 · Wie delegieren Sie die Räume?

Fügen Sie das Konto pro Raum hinzu oder über eine Gruppe (empfohlen). Mit einer Gruppe übersehen Sie nie einen Raum, der später hinzukommt.

3 · Welcher Absender?

Der Gfacility-Mailserver (nichts einzurichten) oder Ihr eigenes Postfach über SMTP (Ihr eigener Absender). Siehe den Vergleich weiter unten.

Empfohlene Reihenfolge

Richten Sie die Integrationen in dieser Reihenfolge ein. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Gehen Sie alles zuerst in der Testumgebung (UAT) durch und erst danach in der Produktion: Es sind zwei getrennte Umgebungen, und Sie richten beide ein.

Schritt	Wo	Was	Warum in dieser Reihenfolge
1	In Google	Google vorbereiten. Räume als Kalenderressourcen mit Gebäude, Etage und Kapazität. Mitarbeitende mit Lizenz.	Gfacility übernimmt, was in Google steht. Was dort falsch ist, ist auch in Gfacility falsch.
2	In Google	Integrationskonto anlegen und ihm eine Administratorrolle zuweisen.	Jede Synchronisation nutzt die Berechtigungen dieses Kontos.
3	In Google	Das Konto für die Raumkalender delegieren, mit „Änderungen an Terminen vornehmen“.	Ohne diese Delegierung kommen die Räume zwar herein, ihre Kalender bleiben aber leer.
4	In Gfacility	Das Konto in Gfacility verbinden und den Zugriff erteilen, angemeldet als Integrationskonto.	Erst dann kann Gfacility auf Google zugreifen.
5	In Gfacility	Benutzersynchronisation aktivieren.	Mitarbeitende müssen in Gfacility existieren, bevor sie sich anmelden und buchen können.
6	In Gfacility	Standortsynchronisation aktivieren.	Gleichen Sie bestehende Gebäude und Etagen zuerst ab, sonst kommen sie doppelt herein.
7	In Gfacility	Kalendersynchronisation aktivieren.	Funktioniert nur für Räume, die bereits in Gfacility vorhanden sind.
8	In Gfacility	Anmeldung prüfen. Lassen Sie eine Person sich mit Google anmelden. Einzurichten ist dafür nichts.	Erst sinnvoll, wenn die Mitarbeitenden angelegt sind (Schritt 5).
9	In Gfacility	E-Mail-Versand festlegen.	Vor dem Go-live, damit schon die ersten E-Mails vom richtigen Absender kommen.

Wo Sie die einzelnen Schritte finden

Schritte 1 bis 7: Google-Workspace-Integration
Schritt 8: Anmelden bei Gfacility
Schritt 9: E-Mail-Versand einrichten und E-Mail-Whitelisting

Gut zu wissen: die Kalender der Mitarbeitenden

Die Raumkalender laufen über das Integrationskonto. Der Kalender eines Mitarbeitenden nicht: Dafür erteilt jede Person selbst die Zustimmung. Wenn jemand zum ersten Mal in Gfacility eine Buchung mit Kalendersynchronisation anlegt, fragt Google, ob Gfacility in den Kalender schreiben darf. Ist das einmal erlaubt, kommt die Frage nicht wieder. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden vorab, damit die Abfrage sie nicht überrascht.

E-Mail: Gfacility-Mailserver oder eigenes Postfach?

	Gfacility-Mailserver	Eigenes Postfach
Absender	Die Gfacility-Adresse	Ihre eigene Adresse, z. B. `facility@ihrunternehmen.de`
Einrichtung	Keine, funktioniert sofort	SMTP einrichten
Antworten	Erreichen Sie nicht automatisch	Landen in Ihrem eigenen Postfach
Wartung	Keine	Passwort rechtzeitig erneuern
Spamfilter	Gfacility-Adresse zu den vertrauenswürdigen Absendern hinzufügen	Nicht nötig
Bei einem Fehler	Gfacility behebt ihn	Die E-Mail wird erst versendet, wenn Sie den Fehler behoben haben; Administratoren erhalten eine Warnung

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit dem Gfacility-Mailserver. Wechseln Sie zum eigenen Postfach, sobald Mitarbeitende oder Besucher Ihren eigenen Absender sehen sollen oder Antworten bei Ihnen ankommen müssen.

Was brauchen Sie von Ihrem Google-Administrator?

Stellen Sie Folgendes zusammen, bevor Sie beginnen:

Was	Wofür
Die E-Mail-Adresse des Integrationskontos	Das Konto, das Sie in Gfacility verbinden
Eine Person, die sich als dieses Konto anmelden kann	Den Zugriff in Gfacility erteilen (Schritt 4)
Bestätigung der Administratorrolle	Mitarbeitende und Räume lesen
Bestätigung, dass jeder Raumkalender freigegeben ist	Mit „Änderungen an Terminen vornehmen“, pro Raum oder über eine Gruppe
Die Absenderadresse und die SMTP-Daten	Nur beim eigenen Postfach

Geben Sie Passwörter auf sicherem Weg weiter, zum Beispiel über einen Link aus einem Passwortmanager. Niemals allein in einer E-Mail.

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