Fragebogen
Tasks & Wartung
Welche wiederkehrenden Tasks automatisieren Sie, welche bleiben manuell, und wem werden sie zugewiesen? Inspektionen, Wartung, Reinigungsrunden und Checklisten, ohne dass sich jemand jeden Monat erinnern muss.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Fragebogen · 4.7
Warum jetzt
Wartung und Checklisten sind der stille Kostenposten von Workplace und Facility. Niemand bemerkt, dass sie stattfinden, bis sie vergessen werden. Inspektionsberichte, die Runde der Kaffeemaschinen, das vierteljährliche Compliance-Dokument: alles Kandidaten für getemplate Tasks, die sich monatlich neu erstellen.
Was liefern Sie?
Task-Katalog
Liste wiederkehrender Tasks mit Frequenz, Owner und Checkliste.
Checklistenvorlagen
Für die Top-10 häufigsten Tasks: konkrete Schritte, Foto-Upload, Geo-Tag.
Zuweisungsregeln
Nach Standort, Asset, Nutzer oder Workgroup? Mit Rotation oder festem Owner?
Compliance-Tasks
Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (Brandschutz, Erste Hilfe, DSGVO-Audit) mit Nachweis und Aufbewahrungsfrist.
Kernfragen
- 1Welche Tasks führen Sie periodisch durch (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)? Begleiten Sie das Team eine Woche, um „versteckte“ Tasks sichtbar zu machen.
- 2Welcher Trigger startet die Task, Kalender (Cron-Style), Assetstatus, Messwert, Nutzeraktion?
- 3Zuweisung, feste Person, Workgroup, Rotation oder „wer es übernimmt“? Welche Regeln bei Abwesenheit?
- 4Checkliste, nutzt jede Task eine standardisierte Liste? Welche Pflichtfelder (Foto, Unterschrift, Messwert) gehören dazu?
- 5Nachweis, muss ein Foto, GPS-Tag oder QR-Scan als Beleg für die Ausführung erfolgen? Vor Ort oder remote?
- 6Eskalation bei Nichtausführung, automatische Erinnerung, Ticket an den Vorgesetzten, Benachrichtigung an den Facility Manager?
- 7Compliance-Tasks, welche sind gesetzlich vorgeschrieben? Wer unterzeichnet das Inspektionsdokument? Wie lange aufbewahren?
- 8Mobile Nutzung, welche Tasks werden im Feld ausgeführt? Offline-Fähigkeit nötig?
- 9Externe Parteien, welche Tasks führt Ihr Lieferant aus? Bekommen sie Zugriff auf Gfacility oder arbeiten sie per PDF-Export?
- 10Reporting, welches Dashboard zeigt offene Tasks, Überschreitungen und Compliance-Status? Für wen?
Vorlage, Task-Katalog
| Task | Frequenz | Trigger | Owner | Nachweis | Compliance? | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Feuerlöscherprüfung | Jährlich | Kalender + Asset | Externer Lieferant | Aufkleberfoto + Zertifikat | Ja (Gesetz) | 10 Jahre |
| Kaffeemaschine reinigen | Täglich | Uhrzeit 8:30 | Reinigungsteam | Checkliste | Nein | 30 Tage |
| Erste-Hilfe-Kasten-Prüfung | Quartalsweise | Kalender | Erste-Hilfe-Team | Checkliste + Foto | Ja (Arbeitsschutz) | 5 Jahre |
| Besprechungsraum-Runde | 2× pro Tag | Uhrzeit 12:00, 17:30 | FM-Empfang | QR-Scan pro Raum | Nein | 30 Tage |
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