Questionário
Tarefas e manutenção
Que tarefas recorrentes automatiza, quais ficam manuais — e a quem são atribuídas? Inspeções, manutenções, rondas de limpeza e checklists sem ninguém ter de se lembrar todos os meses.
Atualizado em 18/05/2026
Questionário · 4.7
Porquê agora
Manutenção e checklists são o item de custo silencioso de Workplace e Facility. Ninguém repara que acontecem, até serem esquecidos. Os relatórios de inspeção, a ronda de máquinas de café, o documento trimestral de compliance: todos candidatos a tarefas modelo que se recriam sozinhas todos os meses.
O que entrega?
Catálogo de tarefas
Lista de tarefas recorrentes com frequência, responsável e checklist.
Templates de checklist
Para o top 10 das tarefas mais frequentes: passos concretos, upload de foto, geo-tag.
Regras de atribuição
Por localização, ativo, utilizador ou workgroup? Com rotação ou responsável fixo?
Tarefas de compliance
Verificações exigidas por lei (segurança contra incêndio, primeiros socorros, auditoria RGPD) com prova e período de retenção.
Perguntas-chave
- 1Que tarefas executa periodicamente (diárias, semanais, mensais, anuais)? Acompanhe uma semana com a equipa para identificar as tarefas "ocultas".
- 2Que gatilho inicia a tarefa, calendário (estilo cron), estado de ativo, medição, ação de utilizador?
- 3Atribuição, pessoa fixa, workgroup, rotação ou "quem pegar primeiro"? Que regras em caso de ausência?
- 4Checklist, cada tarefa usa uma lista padronizada? Que campos obrigatórios (foto, assinatura, medição) dela fazem parte?
- 5Prova, é exigida foto, GPS tag ou leitura de QR como prova de execução? No local ou remoto?
- 6Escalonamento em caso de não execução, lembrete automático, ticket para o line manager, notificação ao FM manager?
- 7Tarefas de compliance, quais são exigidas por lei? Quem assina o relatório de inspeção? Por quanto tempo guardar?
- 8Uso móvel, que tarefas se executam no terreno? Necessária capacidade offline?
- 9Partes externas, que tarefas executa o seu fornecedor? Tem acesso ao Gfacility ou trabalha via exportação PDF?
- 10Reporting, que dashboard mostra tarefas abertas, atrasos e estado de compliance? Para quem?
Template — Catálogo de tarefas
| Tarefa | Frequência | Gatilho | Responsável | Prova | Compliance? | Retenção |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Verificação de extintores | Anual | Calendário + ativo | Fornecedor externo | Foto da etiqueta + certificado | Sim (lei) | 10 anos |
| Limpeza da máquina de café | Diária | Hora 8:30 | Equipa de limpeza | Checklist | Não | 30 dias |
| Verificação de mala de primeiros socorros | Trimestral | Calendário | Equipa de primeiros socorros | Checklist + foto | Sim (SST) | 5 anos |
| Ronda nas salas de reunião | 2× por dia | Hora 12:00, 17:30 | Receção FM | Leitura de QR por sala | Não | 30 dias |
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