Reservar pelo quadro de planeamento

Com a funcionalidade do quadro de planeamento pode criar ou editar uma reserva de sala com facilidade.

Encontra o quadro de planeamento à esquerda da barra de módulos.

Adicionar uma reunião ao quadro de planeamento faz-se em dois passos:

• Criar uma reserva
• Adicionar serviços, visitantes e catering

Criar uma reserva

Antes de poder adicionar serviços, catering ou visitantes, é necessário criar primeiro uma reunião. Criar uma reunião no quadro de planeamento faz-se da seguinte forma:

1. Clique na data e selecione a data pretendida.
2. Encontre a sala no resumo e selecione a janela horária desejada.
3. Abre-se agora uma barra lateral. Preencha os detalhes da reunião.
4. Clique em Reservar reunião.

Tipo de reserva

Quando cria uma reserva através do quadro de planeamento, esta é criada por omissão como um evento combi (ícone de ligação).

Isto significa que a sala que escolher fica efetivamente reservada no Outlook. Quer apenas reservar uma sala? Então clique no ícone Microsoft. Se quiser apenas reservar visitantes, catering ou serviços, use o ícone Gfacility. A sala fica então apenas como informação e não é efetivamente reservada. Mais informação sobre os diferentes tipos de reserva disponível aqui.

Adicionar visitantes, serviços e catering

Após guardar, aparecem alguns separadores nos quais se podem adicionar visitantes, serviços e catering.

Clique no separador desejado para adicionar dados.

Posso adicionar serviços a uma reserva que alguém fez através do Outlook?

Quando alguém reservou uma sala através do quadro de planeamento, esta aparece como reserva Microsoft no quadro de planeamento. Se depois pretender adicionar-lhe serviços, catering ou visitantes, converta a reserva Microsoft numa reserva combi. Preencha o anfitrião e guarde.

Após guardar, aparecem os separadores onde pode adicionar catering, visitantes e serviços.