Questionário
Política de reuniões e reservas
Que regras se aplicam às reservas — quem pode o quê, com que antecedência, com que libertações automáticas em no-shows? Sem política, a sua bela árvore de localizações é devorada por reservas fantasma.
Atualizado em 18/05/2026
Questionário · 4.4
Porquê agora
Uma árvore de localizações bem modelada perde valor se as regras de uso forem desenhadas em isolamento. “Toda a gente pode reservar tudo” funciona até o head office atingir 110% de ocupação e ninguém perceber porque o C-suite perdeu a sala favorita. Política primeiro, configuração depois.
O que entrega?
Tipos de reserva
Sala de reunião, posto, estacionamento, que tipos e como diferem.
Regras por tipo
Janela de reserva, duração máxima, política de recorrência, check-in, no-show.
Privilégios por público
Todos, departamentos específicos, só executivos, com fundamentação.
Política de conflitos e exceções
Quem pode sobrepor-se, como tratar pedidos VIP.
Perguntas-chave
- 1Que tipos de reserva reconhece, sala de reunião, posto, estacionamento, cacifo, etc., e aplicam-se regras diferentes por tipo?
- 2Janela de reserva, com que antecedência se pode reservar? Difere entre utilizadores finais (por exemplo, 14 dias) e assistentes (por exemplo, 12 meses)?
- 3Duração máxima por reserva, dia inteiro, meio-dia, quatro horas, sem limite? Difere por tipo de sala?
- 4Reuniões recorrentes, permitir, limitar (por exemplo, máx. 13 semanas) ou proibir em salas grandes?
- 5Check-in, obrigatório (com cancelamento automático após X minutos), opcional ou inexistente? Como podem os utilizadores fazer check-in (mobile, quiosque, signage, resposta no Outlook)?
- 6Política de no-show, qual a penalização? Cancelamento automático, email ao booker, escalonamento em repetição, bloqueio a novas reservas?
- 7Reserva por outrem, quem pode (assistentes executivas, receção, qualquer pessoa), e aplica-se a janela do assistente ou do organizador real?
- 8Espaços privilegiados, boardroom, lounges executivos, salas de clientes: abertos a todos ou lista de acessos?
- 9Ligação a catering e serviços, uma reserva pede automaticamente um formulário de catering? A partir de quantos participantes?
- 10Ausência e dias fechados, feriados, férias, encerramentos planeados, como geridos e comunicados?
Template — Regras por tipo de reserva
| Tipo | Público | Janela de reserva | Duração máx. | Check-in | No-show | Recorrente |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sala < 6p | Todos | 14 dias | 4h | Obrigatório (10m) | Cancelamento auto. 15m | Permitido, máx. 13s |
| Sala > 12p | Manager+ | 90 dias | Dia inteiro | Obrigatório (15m) | Cancelamento auto. 20m + email | Aprovação obrigatória |
| Hot desk | Todos | 7 dias | Dia inteiro | Opcional | Sem penalização | Permitido, sem limite |
| Boardroom | C-suite + assistentes | 12 meses | Sem limite | Nenhum | N/A | Permitido |
| … | … | … | … | … | … | … |