Configuração de módulos
Tarefas
Modelos de tarefas e regras de tarefas — valores predefinidos para tarefas recorrentes e gatilhos automáticos que criam tarefas sem trabalho manual.
Atualizado em 23/01/2026
Configuração · Módulos · 4.5
A configuração de tarefas tem duas camadas relacionadas: modelos de tarefas (valores predefinidos para tarefas recorrentes) e regras de tarefas (automações que criam tarefas com base em gatilhos). Configura-se uma vez e desaparecem horas de atribuição manual por semana.
Porque é relevante para o negócio
"Visitante = tarefa manual para a receção"
Regra de tarefa numa ação de reunião, a tarefa de check-in surge automaticamente.
"Manutenção esquecida"
Regra de tarefa temporal num CI, a inspeção semestral entra na agenda automaticamente.
"Aprovar o próprio pedido"
Exclusão "atribuído = requerente", o gestor não aprova o próprio pedido.
"As mesmas subtarefas sempre"
Modelo de tarefa pré-preenchido, com título, prioridade, classificação e workgroup já conhecidos.
Modelo de tarefa: valores predefinidos
Um modelo contém os valores por omissão para um tipo recorrente de tarefa. Os campos podem ser fixos ou derivados do pai (por exemplo, derivar a classificação a partir do ticket).
| Campo | O que controla |
|---|---|
| Modelo e código | Identificação. Código para exportações e integrações. |
| Tipo | Em que cartões (reunião · ticket/tarefa · ativo) o modelo está disponível. |
| Título · Descrição | Aparece na tarefa criada. A descrição entra no campo de comunicação. |
| Tipo de tarefa | Define qual o workflow (estados) que se aplica à tarefa. |
| Classificação · Prioridade | Para encaminhamento, filtros e critérios de SLA. |
| Atribuído a · Workgroup | Quem assume. Opcional, pode também ser preenchido pela regra de tarefa. |
Regra de tarefa: criar automaticamente
Existem dois tipos de regras de tarefas, consoante a origem:
Baseada em gatilho
Reage a eventos: novo ticket, nova reunião, mudança de estado, novo visitante. Para fluxos reativos.
Baseada no tempo
Agendada por data/frequência, associada a configuration items. Para manutenção preventiva.
Gatilhos e ações
| Gatilho | Tipo de gatilho | Ação possível |
|---|---|---|
| Ação de ticket | Novo ticket | Criar tarefa · alterar estado |
| Ação de reunião | Nova reunião · visitante · catering | Criar tarefa · alterar estado |
| Mudança de estado | Estado específico selecionado | Criar tarefa · definir estado seguinte |
| Ativo | Calendário (baseado no tempo) | Criar tarefa |
Atribuição fixa vs dinâmica
Para regras de tarefa baseadas em CIs, decide-se como os CIs-alvo são determinados:
- Fixa: escolhe explicitamente quais os configuration items abrangidos pela regra. Para planos de manutenção únicos.
- Dinâmica: escolhe uma categoria de CI. Todos os CIs atuais e futuros dessa categoria recebem a tarefa automaticamente. Para manutenção sobre tipos de ativos inteiros.
Exclusões evitam autoaprovação
Uma exclusão impede que alguém receba uma tarefa decorrente da sua própria ação, por exemplo, um gestor ter de aprovar a sua própria reserva. Active “excluir quando atribuído = organizador” e a tarefa não é criada para essa pessoa.
Que decisões vai tomar?
Que processos automatizar?
Comece pelos top 5 workflows recorrentes: registo de visitantes, onboarding, inspeções obrigatórias.
Fixa ou dinâmica?
Por CI individual = fixa, por categoria de ativo = dinâmica. A dinâmica escala melhor.
Atribuir via modelo e regra?
Preencher ambos faz com que pessoas e workgroups se combinem. Escolha uma só origem para evitar confusão.
Que exclusões?
Por omissão: requerente ≠ aprovador. Caso contrário surgem ciclos de autoaprovação.