Modulkonfiguration
Aufgaben
Aufgabenvorlagen und Aufgabenregeln — voreingestellte Werte für wiederkehrende Aufgaben und automatische Trigger, die Aufgaben ohne manuellen Aufwand erzeugen.
Aktualisiert am 23. Jan. 2026
Konfiguration · Module · 4.5
Die Aufgabenkonfiguration hat zwei zusammenhängende Ebenen: Aufgabenvorlagen (voreingestellte Werte für wiederkehrende Aufgaben) und Aufgabenregeln (Automatisierungen, die Aufgaben auf Basis von Triggern erzeugen). Einmal eingerichtet entfallen pro Woche Stunden an manueller Zuweisung.
Warum das für das Business zählt
„Besucher = manuelle Aufgabe für den Empfang“
Aufgabenregel auf Meeting-Aktion → Check-in-Aufgabe erscheint automatisch.
„Wartung vergessen“
Zeitbasierte Aufgabenregel auf einem CI → halbjährliche Inspektion landet automatisch im Plan.
„Eigene Anfrage genehmigen“
Ausschluss „Zuweisung = Anforderer“ → Manager genehmigt nicht die eigene Anfrage.
„Immer dieselben Teilaufgaben“
Aufgabenvorlage vorausgefüllt → Titel, Priorität, Klassifikation und Arbeitsgruppe sind bereits bekannt.
Aufgabenvorlage: voreingestellte Werte
Eine Vorlage enthält die Defaults für einen wiederkehrenden Aufgabentyp. Felder lassen sich fest oder aus dem Eltern-Element abgeleitet setzen (z. B. Klassifikation aus dem Ticket ableiten).
| Feld | Was es steuert |
|---|---|
| Vorlage & Code | Identifikation. Code für Exporte und Integrationen. |
| Typ | Auf welchen Karten (Besprechung · Ticket/Aufgabe · Asset) die Vorlage verfügbar ist. |
| Titel · Beschreibung | Erscheint auf der erzeugten Aufgabe. Beschreibung landet im Kommunikationsfeld. |
| Aufgabentyp | Bestimmt, welcher Workflow (Status) für die Aufgabe gilt. |
| Klassifikation · Priorität | Für Routing, Filter und SLA-Kriterien. |
| Zugewiesen an · Arbeitsgruppe | Wer übernimmt. Optional — kann auch durch die Aufgabenregel gefüllt werden. |
Aufgabenregel: automatisch erstellen
Zwei Arten von Aufgabenregeln — je nach Quelle:
Trigger-basiert
Reagiert auf Ereignisse: neues Ticket, neue Besprechung, Statusänderung, neuer Besucher. Für reaktive Flows.
Zeitbasiert
Geplant nach Datum/Frequenz, an Configuration Items gebunden. Für präventive Wartung.
Trigger und Aktionen
| Trigger | Trigger-Typ | Mögliche Aktion |
|---|---|---|
| Ticket-Aktion | Neues Ticket | Aufgabe erstellen · Status ändern |
| Meeting-Aktion | Neue Besprechung · Besucher · Catering | Aufgabe erstellen · Status ändern |
| Statusänderung | Bestimmter Status ausgewählt | Aufgabe erstellen · Folgestatus setzen |
| Asset | Zeitplan (zeitbasiert) | Aufgabe erstellen |
Feste vs. dynamische Zuordnung
Bei CI-basierten Aufgabenregeln legen Sie fest, wie die Ziel-CIs bestimmt werden:
- Fest: Sie wählen explizit, welche Configuration Items die Regel betrifft. Für einzigartige Wartungspläne.
- Dynamisch: Sie wählen eine CI-Kategorie. Jedes aktuelle und künftige CI dieser Kategorie erhält automatisch die Aufgabe. Für die Wartung kompletter Asset-Typen.
Ausschlüsse verhindern Selbstgenehmigung
Ein Ausschluss verhindert, dass jemand eine Aufgabe aus seiner eigenen Aktion erhält — z. B. dass ein Manager seine eigene Reservierung genehmigen müsste. Häkchen bei „Ausschließen, wenn zugewiesene Person = Organisator“ → die Aufgabe wird für diese Person nicht erstellt.
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Welche Prozesse automatisieren?
Mit den Top-5-Wiederholungs-Workflows starten — Besucherregistrierung, Onboarding, HU-Inspektionen.
Fest oder dynamisch?
Pro Einzel-CI = fest, pro Asset-Kategorie = dynamisch. Dynamisch skaliert besser.
Über Vorlage und Regel zuweisen?
Beides befüllen → Personen und Arbeitsgruppen werden zusammengeführt. Eine Quelle wählen, um Verwirrung zu vermeiden.
Welche Ausschlüsse?
Standard: Anforderer ≠ Genehmiger. Sonst entstehen Selbstgenehmigungsschleifen.