Questionnaire
Politique de réunion et de réservation
Quelles règles s'appliquent aux réservations, qui peut faire quoi, jusqu'à quand à l'avance, avec quelles libérations automatiques sur les no-shows ? Sans politique, votre bel arbre des lieux se fait dévorer par les réservations fantômes.
Mis à jour le 18 mai 2026
Questionnaire · 4.4
Pourquoi maintenant
Un arbre des lieux superbement modélisé n’a aucune valeur si les règles d’usage sont conçues en silo. “N’importe qui peut réserver n’importe quoi” fonctionne jusqu’au moment où le siège atteint 110 % d’occupation et où personne ne comprend pourquoi la direction a perdu sa salle favorite. Politique d’abord, configuration ensuite.
Que livrez-vous ?
Types de réservation
Salle de réunion, bureau, parking, quels types et en quoi ils diffèrent.
Règles par type
Fenêtre de réservation, durée maximale, politique de récurrence, check-in, no-show.
Privilèges par audience
Tout le monde, départements spécifiques, dirigeants seulement, avec justification.
Politique de conflits et exceptions
Qui peut passer outre, comment gérez-vous les demandes VIP.
Questions clés
- 1Quels types de réservation reconnaissez-vous, salle de réunion, bureau, parking, casier, etc., et des règles différentes s'appliquent-elles par type ?
- 2Fenêtre de réservation, jusqu'à quand à l'avance peut-on réserver ? Cela diffère-t-il pour les utilisateurs finaux (ex. 14 jours) et les assistants (ex. 12 mois) ?
- 3Durée maximale par réservation, journée, demi-journée, quatre heures, illimitée ? Diffère par type de salle ?
- 4Réunions récurrentes, autoriser, plafonner (ex. 13 semaines max) ou interdire pour les grandes salles ?
- 5Check-in, obligatoire (sinon annulation auto après X min), optionnel ou pas du tout ? Comment les utilisateurs peuvent-ils s'enregistrer (mobile, borne, signalétique, réponse Outlook) ?
- 6Politique de no-show, quelle sanction ? Annulation auto, e-mail au demandeur, escalade en cas de récurrence, blocage de nouvelles réservations ?
- 7Réservation pour autrui, qui peut le faire (assistants de direction, réception, tout le monde), et la fenêtre s'applique-t-elle à l'assistant ou à l'organisateur effectif ?
- 8Espaces privilégiés, salle du conseil, lounges exécutifs, salles client, ouverts à tous ou liste d'accès ?
- 9Lien restauration et services, une réservation déclenche-t-elle automatiquement un formulaire de restauration ? À partir de combien de participants ?
- 10Hors-bureau et jours fermés, fériés, congés, fermetures planifiées, comment géré et communiqué ?
Modèle, règles par type de réservation
| Type | Audience | Fenêtre | Durée max | Check-in | No-show | Récurrence |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Salle de réunion < 6p | Tout le monde | 14 jours | 4h | Obligatoire (10 m) | Annulation auto 15 m | Autorisée, 13 sem. max |
| Salle de réunion > 12p | Manager+ | 90 jours | Journée | Obligatoire (15 m) | Annulation auto 20 m + e-mail | Approbation requise |
| Hot desk | Tout le monde | 7 jours | Journée | Optionnel | Pas de sanction | Illimitée autorisée |
| Salle du conseil | C-suite + assistants | 12 mois | Illimitée | Aucun | N/A | Autorisée |
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