Intégrations

Configurer la gestion des salles dans Microsoft

Gfacility utilise Microsoft Rooms pour réserver les salles. Il est essentiel que les salles soient configurées correctement pour garantir une intégration fluide avec Gfacility. Cet article contient les étapes pour créer les salles, configurer le resource scheduling et paramétrer Room Finder afin que les noms de bâtiments et d’étages s’affichent correctement, à la fois dans Outlook et dans Gfacility.

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir les bonnes permissions avant de démarrer.

Droits Exchange Administrator : vous avez besoin d’un accès à l’Exchange Admin Center et à Exchange Online PowerShell pour gérer les room mailboxes et les room lists.
PowerShell : Exchange Online PowerShell est nécessaire pour créer des room lists et définir les propriétés des salles (telles que bâtiment, étage et capacité).
Ne pas masquer les salles : en appliquant certains paramètres, il est possible de masquer les salles dans l’annuaire. Toutefois, cette fonctionnalité empêche l’intégration avec Gfacility. Il est donc déconseillé de l’utiliser.

1. Créer les salles

Chaque salle de réunion physique a besoin de sa propre room mailbox dans Exchange Online. C’est la base à la fois pour Room Finder et pour l’intégration avec Gfacility.

Via l’Exchange Admin Center

Allez dans l’Exchange Admin Center.
Naviguez vers Recipients → Resources.
Cliquez sur + Add a room resource.
Renseignez le Nom et l’adresse email puis cliquez sur Next.
Définissez des propriétés telles que Capacity et Location, puis terminez le processus.

Via PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Suivez l’instruction officielle Microsoft pour un aperçu complet.

2. Assigner un administrateur à une salle

Pour configurer les paramètres d’une salle, vous avez besoin de permissions. Définissez-vous comme délégué avec accès complet via l’Exchange Admin Centre.

3. Configurer le resource scheduling

Les options pour paramétrer les salles dans Outlook semblent limitées à première vue, mais en travaillant depuis la mailbox de la salle, les options se déploient.

Étapes

Allez dans Outlook et ouvrez la salle concernée comme une autre mailbox.
Cliquez sur Settings et naviguez vers Resource scheduling.
Vous pouvez ensuite définir les options de scheduling et autoriser des personnes ou groupes à réserver la salle.

Vous pouvez configurer, entre autres, si les invitations à des réunions sont acceptées automatiquement, qui peut réserver la salle et comment traiter les conflits avec les réservations récurrentes. Pour les paramètres spécifiques aux séries récurrentes et annulations, voir la section 5 ci-dessous.

4. Configurer Room Finder

Les actions ci-dessus suffisent à utiliser la fonctionnalité de base dans Gfacility. Pour aider encore davantage les utilisateurs à trouver la bonne salle, vous pouvez configurer Room Finder. Room Finder affiche les salles de réunion regroupées par bâtiment, avec des filtres sur la capacité, l’étage et les équipements disponibles. En ajoutant les bâtiments et étages, la hiérarchie des salles est restituée fidèlement dans Gfacility via l’intégration.

Important

Room Finder récupère les salles depuis les room lists, pas depuis les room mailboxes individuelles. Sans room list, vos salles n’apparaîtront pas dans Room Finder, même si elles existent dans Exchange Online.

4a. Se connecter à Exchange Online PowerShell

Si nécessaire, installez le module et connectez-vous :

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Vérifier les room lists existantes

Voyez si des room lists existent déjà dans votre environnement :

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Voyez quelles salles sont dans une room list existante :

Get-DistributionGroupMember -Identity "Name of room list" | Select Name

4c. Créer une Room List

Créez une room list par bâtiment. Le nom de la room list apparaît comme nom de bâtiment dans Room Finder :

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Ajouter des salles à la Room List

Ajoutez vos room mailboxes à la room list :

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Définir le nom de bâtiment et les propriétés par salle

Utilisez la commande Set-Place pour définir les propriétés par salle. Ces propriétés rendent possibles les filtres dans Room Finder :

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Ground floor" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Screen"

Propriétés disponibles :

-City : la ville dans laquelle se trouve le bâtiment. Room Finder regroupe les salles par ville.
-Building : le nom du bâtiment. C’est ce qui devient visible dans Room Finder et dans Gfacility.
-Floor / -FloorLabel : le numéro d’étage et son nom d’affichage (par ex. « Rez-de-chaussée »).
-Capacity : le nombre maximum de personnes. Les utilisateurs peuvent filtrer là-dessus dans Room Finder.
-DisplayDeviceName : le nom de l’écran/du display dans la salle (par ex. « Écran »).
-AudioDeviceName : équipement audio (par ex. « Speakerphone »).
-VideoDeviceName : équipement vidéo (par ex. « Caméra »).
-IsWheelChairAccessible : indique si la salle est accessible en fauteuil roulant ($true / $false).
-Tags : labels supplémentaires pour le filtrage (par ex. « Whiteboard », « Salle calme »).

4f. Vérifier

Vérifiez que tout est configuré correctement :

# Vérifier la room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Vérifier les propriétés d'une salle
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Vérifier toutes les propriétés
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Temps de synchronisation

Les changements de propriétés de salle et de room lists peuvent prendre jusqu’à 24 heures avant d’être visibles dans Room Finder dans Outlook. Après synchronisation, les noms de bâtiments et étages s’affichent aussi dans Gfacility via l’intégration.

5. Gérer automatiquement les réservations récurrentes et annulations

Une ressource a son propre calendrier dans Microsoft. Par défaut, le système accepte les invitations automatiquement. Cela se complique avec une série récurrente dont une partie entre en conflit avec des réservations existantes : faut-il refuser toute la série, ou le système accepte-t-il en ne refusant que les instances en conflit ? Vous configurez cela dans Settings, Calendar, Resource scheduling dans les paramètres de la mailbox de ressource.

Resource scheduling dans les paramètres d'une mailbox de ressource. Cliquez sur l'image pour l'agrandir.

Les options principales depuis l’écran

Automatically process invitations and cancellations. Coché : la mailbox de ressource accepte les nouvelles réservations et libère le créneau dès que quelqu’un annule un rendez-vous (ou une instance d’une série). Décoché : l’annulation reste dans la boîte et bloque le créneau jusqu’à ce qu’un administrateur la traite manuellement.
Maximum number of days bookable in advance. Par exemple 180. Une réservation récurrente qui dépasse cet horizon est refusée automatiquement dès que « Always decline if the end date is beyond this limit » est activé.
Maximum duration per appointment. Limite les instances individuelles. La valeur par défaut est 1440 minutes, soit 24 heures. Empêche une série incontrôlée d’occuper toute la semaine.
Allow recurring meetings. Activé par défaut. Le désactiver est radical : des séries entières sont alors refusées, même si aucune instance n’entre en conflit.
Allow conflicts. Pour les séries, vous pouvez autoriser un nombre ou un pourcentage d’instances en chevauchement avec une réservation existante. Voir ci-dessous nos valeurs recommandées.

5a. La même chose via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Pour plusieurs ressources à la fois, l’UI est lourde. Le cmdlet Exchange Online Set-CalendarProcessing fait la même chose en scripté :

# Connexion
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Par ressource : accept/cancel automatique, 180 jours à l'avance,
# et la tolérance de conflit recommandée pour les séries
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valeurs recommandées pour « Allow conflicts »

Les deux nombres sous Allow conflicts déterminent quand Microsoft refuse toute une série au lieu d’accepter des conflits individuels. Notre guideline pour une salle de réunion normale :

Conseil par défaut salle de réunion

Autoriser jusqu’à ce nombre de conflits individuels : 10
Autoriser jusqu’à ce pourcentage de conflits individuels : 50

Que font exactement ces limites ? Microsoft regarde, par série entrante, le nombre et le pourcentage d’instances qui entrent en conflit avec une réservation existante. Si le nombre et le pourcentage sont tous deux sous le seuil, le système accepte la série. Les instances en conflit sont alors refusées individuellement ; l’organisateur voit lesquelles dans l’email de réponse et peut déplacer ces quelques exceptions. Si au moins l’un des deux seuils est dépassé, c’est-à-dire plus de 10 instances en conflit ou plus de la moitié de la série, alors Microsoft refuse toute la série. L’organisateur prend alors une autre salle ou un autre créneau.

Le raisonnement : déplacer 10 exceptions individuelles, un organisateur peut encore le faire en quelques minutes. Corriger 30 ou 50 instances manuellement, c’est beaucoup de travail en pratique. Il coûte alors moins de temps de créer simplement une autre série dans une autre salle. En fixant le seuil à 10 / 50 %, vous forcez ce moment de choix tôt.

Quand s’écarter

Plus strict (5 / 25 %) pour des salles à très forte occupation, comme un boardroom ou un grand auditorium. Là, vous voulez qu’une série qui entre déjà en conflit quelques fois cède immédiatement la place à d’autres réservations.
Plus souple (20 / 75 %) pour des salles où beaucoup de stand-ups récurrents et de stand-ins se déroulent avec une occupation faible. Là, c’est dommage qu’une série de 50 semaines soit refusée pour 12 conflits.
La case principale « Allow conflicts » activée signifie quelque chose de fondamentalement différent : Microsoft ignore alors complètement les seuils et les rendez-vous individuels qui chevauchent une réservation existante sont aussi acceptés. Du vrai double booking, autrement dit. Pour les salles de réunion, vous laissez cela désactivé, sinon les seuils perdent leur effet. À n’activer que pour les flex spaces ou ressources d’overflow où l’usage partagé n’est pas un problème.

Questions fréquentes (FAQ)

Dans Gfacility, je vois un « nombre » au lieu du nom du bâtiment

Cela arrive quand le champ Building n’a pas été renseigné sur la room mailbox. Gfacility affiche alors le ParentId interne (un ID technique) au lieu d’un nom lisible. Corrigez en renseignant le bâtiment via PowerShell :

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

La salle a-t-elle un ParentId qui pointe vers un bâtiment dans Microsoft Places ? Il peut alors être nécessaire de le vider d’abord avant que la propriété Building soit appliquée :

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Mes salles n’apparaissent pas dans Room Finder

Room Finder n’affiche que les salles qui ont été ajoutées à une room list. Vérifiez qu’une room list existe et que vos salles y sont rattachées. Vérifiez aussi que les salles ne sont pas masquées dans l’address list :

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Cette valeur doit être à False.

La propriété City reste vide malgré Set-Place

Si la salle a un ParentId (liée à un bâtiment via Microsoft Places), la City est reprise du bâtiment parent et non de la salle elle-même. Vérifiez si un ParentId est défini :

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Retirez le ParentId si besoin, puis redéfinissez la City :

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Je veux rendre des salles disponibles uniquement à certains groupes

La source de la gestion des salles se trouvant dans Outlook, ce paramètre doit y être configuré. L’approche recommandée est d’indiquer clairement dans le nom de la salle qu’elle n’est réservable que pour un certain groupe d’utilisateurs, par exemple : Salle du conseil (secrétariat uniquement). Suivez ensuite les étapes de Configurer le resource scheduling pour autoriser des personnes. Utilisez les options sous « Scheduling permissions » pour autoriser des personnes ou des groupes.

Quand je fais une réservation récurrente avec 1 conflit, toute la série est refusée

Outlook refuse toute la série par défaut dès qu’une instance entre en conflit avec une réservation existante. Définissez les deux nombres sous Resource scheduling, Allow conflicts pour tolérer les conflits individuels : Allow maximum number of individual conflicts = 10 et Allow maximum percentage of individual conflicts = 50. En dessous de cette limite, la série est acceptée et seules les instances en conflit sont refusées individuellement. Voir la section 5 pour l’explication complète et savoir quand s’écarter de ces valeurs.

Liens utiles

Documentation Microsoft

Documentation Gfacility