Gestion des salles dans Microsoft

Intégrations

Configurer la gestion des salles dans Microsoft

Pour la réservation des salles, Gfacility s’appuie sur Microsoft Rooms. Il est essentiel que les salles soient correctement configurées pour garantir une intégration fluide avec Gfacility. Cet article décrit les étapes pour créer les salles, configurer la planification des ressources et paramétrer Room Finder, afin que les noms des bâtiments et des étages s’affichent correctement, à la fois dans Outlook et dans Gfacility.

Avant de commencer

Assurez-vous de disposer des bonnes autorisations avant de vous lancer.

Droits d’administrateur Exchange : vous devez avoir accès au Centre d’administration Exchange et à Exchange Online PowerShell pour gérer les boîtes aux lettres de salle et les listes de salles.
PowerShell : Exchange Online PowerShell est nécessaire pour créer des listes de salles et définir les propriétés des salles (comme le bâtiment, l’étage et la capacité).
Ne masquez pas les salles : certains paramètres permettent de masquer des salles dans l’annuaire. Cette fonctionnalité empêche toutefois l’intégration avec Gfacility. Nous vous déconseillons donc de l’utiliser.

1. Créer les salles

Chaque salle de réunion physique a besoin de sa propre boîte aux lettres de salle dans Exchange Online. C’est la base à la fois de Room Finder et de l’intégration avec Gfacility.

Via le Centre d’administration Exchange

Allez dans le Centre d’administration Exchange.
Accédez à Destinataires → Ressources.
Cliquez sur + Ajouter une ressource de salle.
Renseignez le Nom et l’adresse e-mail, puis cliquez sur Suivant.
Définissez des propriétés comme la Capacité et l’Emplacement, puis terminez la procédure.

Via PowerShell

New-Mailbox -Name "Salle de réunion 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)"

Suivez les instructions officielles de Microsoft pour une vue d’ensemble complète.

2. Désigner un administrateur pour la salle

Pour configurer les paramètres d’une salle, vous avez besoin d’autorisations. Désignez-vous comme délégué avec accès total via le Centre d’administration Exchange.

3. Configurer la planification des ressources

Les options de paramétrage des salles dans Outlook paraissent limitées à première vue, mais elles se dévoilent dès que vous travaillez depuis la boîte aux lettres de la salle.

Étapes

Allez dans Outlook et ouvrez la salle concernée comme une autre boîte aux lettres.
Cliquez sur Paramètres et accédez à Planification des ressources.
Vous pouvez y définir les options de planification et autoriser des personnes ou des groupes à réserver la salle.

Vous pouvez notamment configurer si les demandes de réunion sont acceptées automatiquement, qui peut réserver la salle et comment traiter les conflits avec des réservations périodiques. Pour les paramètres propres aux séries périodiques et aux annulations, voir la section 5 ci-dessous.

4. Configurer Room Finder

Les actions ci-dessus suffisent pour utiliser les fonctionnalités de base dans Gfacility. Pour aider encore davantage les utilisateurs à trouver la bonne salle, vous pouvez configurer Room Finder. Room Finder affiche les salles de réunion regroupées par bâtiment, avec des filtres sur la capacité, l’étage et les équipements disponibles. En ajoutant les bâtiments et les étages, la hiérarchie des salles est fidèlement reproduite dans Gfacility grâce à l’intégration.

Important

Room Finder récupère les salles à partir des listes de salles, et non des boîtes aux lettres de salle individuelles. Sans liste de salles, vos salles n’apparaîtront pas dans Room Finder, même si elles existent dans Exchange Online.

4a. Se connecter à Exchange Online PowerShell

Si nécessaire, installez le module et connectez-vous :

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Vérifier les listes de salles existantes

Vérifiez si des listes de salles existent déjà dans votre environnement :

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Affichez les salles d’une liste de salles existante :

Get-DistributionGroupMember -Identity "Nom de la liste de salles" | Select Name

4c. Créer une liste de salles

Créez une liste de salles par bâtiment. Le nom de la liste de salles apparaît comme nom du bâtiment dans Room Finder :

New-DistributionGroup -Name "Siège Breda" -RoomList

4d. Ajouter des salles à la liste de salles

Ajoutez vos boîtes aux lettres de salle à la liste de salles :

Add-DistributionGroupMember -Identity "Siège Breda" -Member "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Siège Breda" -Member "[salle-reunion2@votretenant.com](mailto:salle-reunion2@votretenant.com)"

4e. Définir le nom du bâtiment et les propriétés de chaque salle

Utilisez la commande Set-Place pour définir les propriétés de chaque salle. Ce sont elles qui rendent possibles les filtres de Room Finder :

Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Siège Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Rez-de-chaussée" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Écran"

Propriétés disponibles :

-City : la ville où se trouve le bâtiment. Room Finder regroupe les salles par ville.
-Building : le nom du bâtiment. C’est ce qui apparaît dans Room Finder et dans Gfacility. Orthographiez-le exactement de la même façon pour chaque salle : « Siège Breda » et « Siège breda » deviennent deux bâtiments dans Gfacility.
-Floor / -FloorLabel : le numéro d’étage et son nom d’affichage (par ex. « Rez-de-chaussée »). Gfacility n’utilise que le numéro (-Floor) ; le nom d’affichage ne sert qu’à Outlook. Sans numéro, la salle se retrouve directement sous le bâtiment dans Gfacility, sans étage.
-Capacity : le nombre maximal de personnes. Les utilisateurs peuvent filtrer sur ce critère dans Room Finder.
-DisplayDeviceName : le nom de l’écran présent dans la salle (par ex. « Écran »).
-AudioDeviceName : l’équipement audio (par ex. « Haut-parleur de conférence »).
-VideoDeviceName : l’équipement vidéo (par ex. « Caméra »).
-IsWheelChairAccessible : indique si la salle est accessible en fauteuil roulant ($true / $false).
-Tags : des étiquettes supplémentaires pour le filtrage (par ex. « Tableau blanc », « Salle calme »).

4f. Vérifier

Vérifiez que tout est correctement configuré :

# Vérifier la liste de salles
Get-DistributionGroupMember -Identity "Siège Breda" | Select Name
# Vérifier les propriétés d'une salle
Get-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Vérifier toutes les propriétés
Get-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" | Format-List *

Et si Building ou Floor est vide ?

La salle est quand même synchronisée, mais pas au bon endroit. Sans Building, elle atterrit sous le premier bâtiment existant dans Gfacility ; sans Floor, directement sous le bâtiment. La déplacer à la main dans Gfacility ne sert à rien : la synchronisation suivante la remet à sa place. Renseignez donc Building et Floor dans Microsoft.

Délai de synchronisation

Les modifications des propriétés de salle et des listes de salles peuvent mettre jusqu’à 24 heures avant d’apparaître dans Room Finder dans Outlook. Après la synchronisation, les noms des bâtiments et des étages s’affichent aussi dans Gfacility grâce à l’intégration.

5. Gérer automatiquement les réservations périodiques et les annulations

Une ressource possède son propre calendrier dans Microsoft. Par défaut, le système accepte automatiquement les invitations. Les choses se compliquent avec une série périodique dont une partie entre en conflit avec des réservations existantes : faut-il refuser toute la série, ou le système l’accepte-t-il en ne refusant que les occurrences en conflit ? Vous réglez cela dans les paramètres de la boîte aux lettres de ressource, sous Paramètres, Calendrier, Planification des ressources.

Les principales options de l’écran

Traiter automatiquement les invitations et les annulations. Cochée : la boîte aux lettres de ressource accepte les nouvelles réservations et libère le créneau dès que quelqu’un annule un rendez-vous (ou une occurrence d’une série). Décochée : l’annulation reste dans la boîte de réception et bloque le créneau jusqu’à ce qu’un administrateur la traite manuellement.
Nombre maximal de jours de réservation à l’avance. Par exemple 180. Une réservation périodique qui va au-delà est automatiquement refusée dès que « Toujours refuser si la date de fin dépasse cette limite » est activé.
Durée maximale par rendez-vous. Limite chaque occurrence. La valeur par défaut est de 1440 minutes, soit 24 heures. Empêche une série qui s’emballe d’occuper toute la semaine.
Autoriser les réunions périodiques. Activé par défaut. Le désactiver est une solution radicale : des séries entières sont alors refusées, même si aucune occurrence n’est en conflit.
Autoriser les conflits. Pour les séries, vous pouvez autoriser un nombre ou un pourcentage d’occurrences à chevaucher une réservation existante. Vous trouverez ci-dessous les valeurs que nous recommandons.

5a. La même chose via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Pour plusieurs ressources à la fois, l’interface est fastidieuse. La cmdlet Exchange Online Set-CalendarProcessing fait la même chose par script :

# Connexion
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@client.com

# Par ressource : acceptation et annulation automatiques, 180 jours à l'avance,
# et la tolérance aux conflits recommandée pour les séries
Set-CalendarProcessing -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valeurs recommandées pour « Autoriser les conflits »

Les deux nombres sous Autoriser les conflits déterminent quand Microsoft refuse une série entière au lieu d’accepter des conflits ponctuels. Notre recommandation pour une salle de réunion classique :

Conseil par défaut pour une salle de réunion

Autoriser jusqu’à ce nombre de conflits individuels : 10
Autoriser jusqu’à ce pourcentage de conflits individuels : 50

Que font exactement ces limites ? Pour chaque série reçue, Microsoft examine le nombre et le pourcentage d’occurrences en conflit avec une réservation existante. Si le nombre et le pourcentage restent tous deux sous le seuil, le système accepte la série. Les occurrences en conflit sont alors refusées une à une ; l’organisateur voit de quelles dates il s’agit dans l’e-mail de réponse et peut déplacer ces quelques exceptions. Si au moins l’un des deux seuils est dépassé, c’est-à-dire plus de 10 occurrences en conflit ou plus de la moitié de la série, Microsoft refuse toute la série. L’organisateur choisit alors une autre salle ou un autre créneau.

Le raisonnement est le suivant : déplacer 10 exceptions, un organisateur peut encore le faire en quelques minutes. Corriger 30 ou 50 occurrences à la main représente en pratique beaucoup de travail. Il est alors plus rapide de créer une nouvelle série dans une autre salle. En fixant le seuil à 10 / 50 %, vous imposez ce choix dès le départ.

Quand s’écarter de ces valeurs

Plus strict (5 / 25 %) pour les salles très demandées, comme une salle du conseil ou un grand auditorium. Vous voulez qu’une série déjà en conflit à quelques reprises cède immédiatement la place aux autres réservations.
Plus souple (20 / 75 %) pour les salles qui accueillent de nombreux points d’équipe récurrents et des réunions de remplacement, avec un faible taux d’occupation. Il serait dommage qu’une série de 50 semaines soit refusée pour 12 conflits.
La case principale « Autoriser les conflits » cochée a un tout autre effet : Microsoft ignore alors complètement les seuils et accepte aussi les rendez-vous qui chevauchent une réservation existante. Autrement dit, une véritable double réservation. Pour les salles de réunion, laissez cette case décochée, sinon les seuils n’ont plus d’effet. Ne l’activez que pour des espaces flexibles ou des ressources d’appoint, pour lesquels une utilisation partagée ne pose pas de problème.

6. Afficher l’organisateur ou l’objet de la réunion dans le calendrier de la salle

Le calendrier de la salle n’est pas seulement visible par les planificateurs : il alimente aussi les écrans de salle et les agendas de salle publics. Ce qui s’y affiche pour chaque réservation, l’objet de la réunion ou le nom de l’organisateur, est un choix délibéré. Certaines organisations préfèrent masquer l’objet pour des raisons de sécurité de l’information : un titre comme « Réorganisation du département X » ne doit pas être lisible sur un écran à côté de la porte. D’autres préfèrent l’inverse : le nom de l’organisateur ne doit pas être visible de tous. Quelle que soit votre préférence, vous choisissez dans Outlook, pour chaque boîte aux lettres de salle, si le calendrier de la salle affiche l’organisateur ou l’objet de la réunion, via Set-CalendarProcessing.

Par défaut, Exchange Online affiche l’organisateur : pour une boîte aux lettres de salle avec AutomateProcessing AutoAccept, les valeurs par défaut sont DeleteSubject $True et AddOrganizerToSubject $True. Si vous voulez que l’objet soit visible, vous devez donc modifier explicitement ces deux valeurs.

Afficher l’objet de la réunion (l’organisateur n’est pas ajouté à l’objet) :

Set-CalendarProcessing -Identity "salle-reunion1@votretenant.com" -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False

Afficher l’organisateur à la place de l’objet (le comportement par défaut d’Exchange) :

Set-CalendarProcessing -Identity "salle-reunion1@votretenant.com" -DeleteSubject $True -AddOrganizerToSubject $True

Bon à savoir

Le paramètre ne s’applique qu’aux réservations que la boîte aux lettres de salle traite après la modification ; les éléments de calendrier existants conservent leur objet actuel.
Vous affichez les objets, mais une réunion confidentielle doit le rester ? Définissez alors aussi -RemovePrivateProperty $False : les réunions que l’organisateur marque comme privées dans Outlook conservent leur indicateur privé dans le calendrier de la salle, de sorte que l’objet reste masqué précisément pour ces réservations.
Vérifiez les valeurs actuelles d’une salle :

Get-CalendarProcessing -Identity "salle-reunion1@votretenant.com" | Select DeleteSubject, AddOrganizerToSubject, RemovePrivateProperty

Questions fréquentes (FAQ)

Dans Gfacility, je vois un « numéro » au lieu du nom du bâtiment

Cela se produit lorsque le champ Building n’a pas été renseigné sur la boîte aux lettres de salle. Gfacility affiche alors le ParentId interne (un identifiant technique) au lieu d’un nom lisible. Corrigez-le en renseignant le bâtiment via PowerShell :

Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" -Building "Siège Breda"

La salle a-t-elle un ParentId qui pointe vers un bâtiment dans Microsoft Places ? Il peut alors être nécessaire de le vider d’abord pour que la propriété Building soit appliquée :

Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" -Building "Siège Breda"

Mes salles n’apparaissent pas dans Room Finder

Room Finder n’affiche que les salles ajoutées à une liste de salles. Vérifiez qu’une liste de salles existe et que vos salles y sont rattachées. Vérifiez aussi que les salles ne sont pas masquées dans la liste d’adresses :

Get-Mailbox -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Cette valeur doit être False.

La propriété City reste vide malgré Set-Place

Si la salle a un ParentId (rattachée à un bâtiment via Microsoft Places), la ville est reprise du bâtiment parent et non de la salle elle-même. Vérifiez si un ParentId est défini :

Get-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" | Select ParentId

Supprimez le ParentId si nécessaire, puis redéfinissez la ville :

Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[salle-reunion1@votretenant.com](mailto:salle-reunion1@votretenant.com)" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Je veux réserver certaines salles à certains groupes

La gestion des salles ayant sa source dans Outlook, c’est là que ce paramètre doit être configuré. Nous vous recommandons d’indiquer clairement dans le nom de la salle qu’elle n’est réservable que par un groupe d’utilisateurs précis, par exemple : Salle du conseil (secrétariat uniquement). Suivez ensuite les étapes de Configurer la planification des ressources pour autoriser des personnes. Utilisez les options de la rubrique « Autorisations de planification » pour autoriser des personnes ou des groupes.

Quand je crée une réservation périodique avec 1 conflit, toute la série est refusée

Par défaut, Outlook refuse toute la série dès qu’une occurrence entre en conflit avec une réservation existante. Réglez les deux nombres sous Planification des ressources, Autoriser les conflits pour tolérer les conflits ponctuels : Nombre maximal de conflits individuels = 10 et Pourcentage maximal de conflits individuels = 50. En dessous de cette limite, la série est acceptée et seules les occurrences en conflit sont refusées une à une. Voir la section 5 pour l’explication complète et pour savoir quand s’écarter de ces valeurs.

Liens utiles

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