Réserver / modifier via Outlook

Pour réserver des salles, commander des services et un catering supplémentaires, ou enregistrer des visiteurs, vous utilisez Outlook avec l’add-in Gfacility. Vous organisez tout rapidement et facilement au même endroit. Voici comment cela fonctionne.

Créer une réunion

Créez une réunion dans Outlook.

Vous souhaitez n’inviter que des participants internes et vous savez déjà quelle salle utiliser ? Ajoutez-la alors directement dans l’invitation Outlook. Vous avez besoin de plus d’informations sur la salle, vous souhaitez enregistrer des visiteurs, ou ajouter du catering et des services ? Cliquez alors sur Gfacility [1] et l’add-in Gfacility s’ouvre [2]. Cela peut se faire directement lors de la création de la réunion.

Utiliser l’add-in

Vous utilisez l’add-in Gfacility pour ajouter des options supplémentaires à votre rendez-vous, telles que des services et du catering, pour enregistrer des visiteurs ou pour consulter les détails de la salle. Vous pouvez ajouter ce dont vous avez besoin.

Se connecter à la première utilisation | Cliquer pour développer

Vous utilisez Gfacility pour la première fois ? Vous devez alors vous connecter une fois à l’add-in. Une fois connecté, cliquez sur « Détails de la réunion » pour commencer, puis suivez les étapes.

Cliquez sur Se connecter pour vous connecter.

Autorisez l’ouverture d’une nouvelle fenêtre.

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Vous êtes désormais connecté à Gfacility avec votre compte Microsoft.

Gérer les participants et les visiteurs | Cliquer pour développer

Avec Gfacility, vous pouvez facilement enregistrer les visiteurs pour un accueil parfait. Vous pouvez également choisir aisément qui est l’hôte et qui devient l’organisateur du rendez-vous. Les participants que vous ajoutez dans Outlook sont automatiquement repris dans l’add-in. Le rôle du participant (organisateur, hôte, interne ou externe) est affiché sous le nom.

Approche recommandée

Ajouter des participants

Ajoutez tous les participants via Outlook. (Vous pouvez aussi le faire via l’add-in à l’aide du bouton « Ajouter », mais le plus simple est de le faire directement dans Outlook.)

Enregistrer des visiteurs

Le bouton Annoncer à l’accueil est coché automatiquement pour les participants externes. Vous pouvez ajuster les détails des participants externes en cliquant sur le participant.

Pour les participants annoncés à l’accueil, les informations suivantes sont obligatoires :

Prénom
Nom
Adresse e-mail
Nom de l’entreprise

En option, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, telles que la plaque d’immatriculation, le numéro de téléphone ou d’autres détails.

Définir l’organisateur et l’hôte (optionnel)

Par défaut, la personne dont le calendrier est utilisé est à la fois organisateur et hôte. Si vous souhaitez ajuster cela, c’est simple. Ce n’est possible que pour les participants internes.

Organisateur : l’organisateur est la personne dans le calendrier de qui le rendez-vous est créé. Seuls les participants internes dont vous pouvez gérer le calendrier peuvent être marqués comme organisateur. Cliquez sur le participant interne et choisissez Marquer comme organisateur.
Hôte : l’hôte est responsable d’accueillir les visiteurs. Cliquez sur le participant interne et choisissez Marquer comme hôte.

Augmenter le nombre de visiteurs (optionnel)

Vous ne souhaitez pas ajouter de noms mais simplement augmenter le nombre de participants ? Saisissez alors le nombre supplémentaire. Ces visiteurs sans nom permettent d’aligner les recommandations du système sur le nombre total de participants.

Remarque : s’il manque des informations, vous obtenez le message : « Des informations sont manquantes. » Cliquez sur le visiteur pour compléter les informations manquantes.

Ajouter des salles | Cliquer pour développer

Avec Gfacility, vous pouvez facilement rechercher, ajouter et gérer des salles. Vous pouvez utiliser des options de recherche rapide ou des filtres étendus pour trouver la salle idéale.

Approche recommandée

Recherche rapide de salle

Cliquez sur l’icône de recherche pour voir les salles recommandées ou rechercher par nom.
Cliquez sur Ajouter pour une vue d’ensemble étendue et l’utilisation des filtres.

Recherche étendue

Utilisez les boutons pour rechercher par type de salle de réunion.
Cliquez sur l’icône de filtre pour appliquer des filtres supplémentaires, comme la capacité ou le bâtiment, la disposition ou la disponibilité.
Cliquez sur Effacer le filtre pour supprimer tous les filtres actifs.

Ajouter une salle

Cliquez sur une salle pour l’ajouter.
Si plusieurs configurations sont disponibles, une configuration est sélectionnée par défaut. Ajustez si besoin via la liste déroulante.
Vous souhaitez ajouter un commentaire ? Cliquez sur la salle et ajoutez votre commentaire.

Modifier le lieu principal (optionnel)

Si vous sélectionnez plusieurs lieux, vous pouvez définir un lieu comme lieu principal.
Le lieu principal sert à indiquer où les services doivent être délivrés, comme le catering, et où les visiteurs sont attendus.
Modifiez le lieu principal via l’indicateur de localisation.
Remarque : un lieu principal ne peut pas être supprimé.

Ajouter des services | Cliquer pour développer

Avec Gfacility, vous pouvez facilement rechercher et ajouter des services. Vous pouvez utiliser des options de recherche rapide ou des filtres étendus pour trouver la salle idéale.

Qu’est-ce qu’un service ?

Les services sont des éléments que vous utilisez temporairement ou des formes de support. Exemples de services :

Articles en location, comme des ordinateurs portables, des vidéoprojecteurs, des microphones, des vélos de service ou des voitures.
Support ou prestations, comme une aide au démarrage de l’équipement audiovisuel ou une assistance technique pendant une réunion.

Approche recommandée

Recherche rapide de service

Cliquez sur l’icône de recherche pour voir les services recommandés ou rechercher par nom.
Cliquez sur Ajouter pour une vue d’ensemble étendue et l’utilisation des filtres.

Recherche étendue

Utilisez les boutons pour rechercher par type de service.
Cliquez sur l’icône de filtre pour filtrer les services par bâtiment.
Cliquez sur Effacer le filtre pour supprimer tous les filtres actifs.

Ajouter un service

Cliquez sur un service pour l’ajouter.
Vous souhaitez ajouter un commentaire ? Cliquez sur le service et ajoutez votre commentaire.

Ajouter des produits | Cliquer pour développer

Avec Gfacility, vous pouvez facilement rechercher, ajouter et gérer des produits. Vous pouvez utiliser des options de recherche rapide ou des filtres étendus pour trouver les bons produits.

Qu’est-ce qu’un produit ?

Les produits sont des articles que vous consommez et ne rendez pas. Exemples :

Consommables, comme du café, du thé, des plateaux-repas ou des pâtisseries.
Articles, comme des fleurs, des fournitures de bureau, etc.

Approche recommandée

Recherche rapide de produit

Cliquez sur l’icône de recherche pour voir les produits recommandés ou rechercher par nom.
Cliquez sur Ajouter pour une vue d’ensemble étendue et l’utilisation des filtres.

Recherche étendue

Utilisez les boutons pour rechercher par type de produit.

Ajouter un produit

Cliquez sur un produit pour l’ajouter.
Une fois le produit ajouté, vous pouvez modifier la quantité.
Vous souhaitez ajouter un commentaire ? Cliquez sur le service et ajoutez votre commentaire.
Modifier l’heure de livraison. L’heure de livraison par défaut est l’heure de début de votre réunion. Vous pouvez la changer pour une autre heure située dans la durée de la réunion. Cliquez sur le produit pour définir une autre heure de livraison.

Quantité par défaut

La quantité par défaut est alignée sur le nombre de participants à votre réunion. Si la quantité minimum de commande d’un produit est supérieure au nombre de participants, ce minimum est appliqué.

Motif de commande ou informations complémentaires

Avant de pouvoir ajouter des produits, votre entreprise peut avoir configuré l’obligation de fournir d’abord un motif de commande ou des informations complémentaires. Cela permet de mieux gérer ou contrôler la commande. Renseignez les informations demandées et cliquez sur Suivant pour continuer.

Informations générales | Cliquer pour développer

Plusieurs paramètres généraux influencent votre réservation et votre commande :

Type de réunion : il est déterminé automatiquement en fonction des participants et des conditions. Si plusieurs options sont disponibles, vous pouvez modifier le type de réunion manuellement. Le type de réunion peut influencer les salles, produits et services réservables.

Organisation : peut être utilisé pour la refacturation interne. Parfois une valeur par défaut est renseignée automatiquement selon les paramètres de votre organisation.

Centres de coûts : vous pouvez devoir renseigner un centre de coûts selon les éléments ajoutés. Dans ce cas, vous devez le préciser avant de pouvoir enregistrer la commande.

Champs synchronisés

Certains champs, comme le champ titre, le champ participants et le champ salle, sont synchronisés entre l’add-in et le rendez-vous Outlook. Si vous changez quelque chose à un endroit, c’est automatiquement mis à jour aux deux endroits.

Enregistrer la réunion

Lorsque vous avez terminé, vous enregistrez les modifications via l’add-in en cliquant sur Enregistrer. Vous enregistrez ensuite la réservation complète avec le bouton Enregistrer (ou Envoyer si vous invitez des participants) dans Outlook.

Ajouter des followers

Une fois la réunion enregistrée, vous pouvez ajouter des followers. Pour cela, ouvrez la réunion et l’add-in. Avec l’icône en forme d’œil, vous pouvez ajouter des followers.

Les followers peuvent consulter la réservation dans leur environnement web Gfacility. S’ils ont les droits appropriés, ils peuvent également modifier la réservation. C’est utile pour les secrétariats et les assistant(e)s qui gèrent plusieurs réunions en groupes.

Récurrence

Créer des réservations récurrentes dans Gfacility est simple. Voici les étapes pour créer correctement une réservation récurrente et y ajouter des services ou produits :

Créer un rendez-vous récurrent

Créez d’abord le rendez-vous récurrent comme souhaité et enregistrez-le.

Ouvrir la première occurrence

Cliquez sur la première occurrence de la série à laquelle vous voulez ajouter des services ou produits. Choisissez Cet événement. Ouvrez l’add-in, ajoutez les services et produits souhaités, puis cliquez sur Enregistrer dans l’add-in. Vous avez maintenant ajouté les services et produits uniquement pour la première occurrence.

Répéter services et produits

Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer dans l’add-in, le bouton réunions récurrentes devient visible. Cliquez dessus et choisissez pour quelles réunions vous souhaitez répéter les services et produits.

Cochez les occurrences sur lesquelles vous souhaitez copier les services et produits.

Vous pouvez désormais ouvrir chaque occurrence de la même façon avec cet événement et modifier les services et produits pour chaque occurrence.

Modifier et éditer

Vous pouvez modifier la réservation à tout moment pour apporter des changements. Si vous déplacez ou annulez la réunion Outlook, les visiteurs, services et catering liés sont automatiquement supprimés ou déplacés.

FAQ - Questions fréquentes

Je ne peux pas sélectionner l’add-in

Êtes-vous en mode édition ?

Vous ne pouvez utiliser l’add-in qu’en mode édition de votre rendez-vous. Ouvrir simplement votre rendez-vous ne suffit pas. Cliquez sur Modifier pour éditer le rendez-vous, puis sélectionnez l’add-in.

Toujours pas possible de sélectionner l’add-in ? Contactez l’administrateur au sein de votre organisation.

L’interface est différente des exemples

Selon la façon dont votre organisation a configuré Gfacility, vous pouvez voir des champs différents. Ce que vous voyez peut donc être un peu différent de ce qui est dans le manuel. Pour toute question à ce sujet, contactez la personne responsable de Gfacility au sein de votre organisation.

Puis-je utiliser l’add-in si aucune salle n’a été ajoutée à mon rendez-vous ?

Bien sûr ! Vous pouvez ajouter des services, des visiteurs et du catering via l’add-on, même si vous n’avez pas sélectionné de salle. Si vous n’avez pas encore ajouté de salle à l’invitation, il vous est demandé de sélectionner un accueil. Cela nous permet de savoir où le service aura lieu.

J’ai déplacé ma réunion mais les services ne suivent pas

Si vous avez déplacé une réunion mais que les services ne l’ont pas suivie, c’est probablement parce que vous avez déplacé un rendez-vous ancien. Les rendez-vous déjà passés ne sont pas automatiquement déplacés vers le futur lorsque vous les modifiez. Cela signifie que vous ne pouvez pas repousser indéfiniment des services sans facturation. Il n’est donc pas possible de déplacer des rendez-vous du passé vers le futur. Veillez à toujours créer une nouvelle réservation.

Sur quoi sont basés les résultats que je vois pour les services et produits ?

Gfacility fonctionne avec un format freeflow, ce qui signifie que vous pouvez facilement ajouter ce dont vous avez besoin.

Ajouter des services :

Si vous n’ajoutez qu’un service, le lieu est déduit du service lui-même.

Ajouter une salle :

Si vous ajoutez une salle, la première salle ajoutée devient automatiquement le lieu principal. Vous le reconnaissez à l’indicateur de localisation jaune.

(Lorsque vous ajoutez plusieurs salles, vous pouvez changer le lieu principal pour une autre salle.)

Le lieu principal détermine quels services et produits sont disponibles à l’ajout dans votre réservation. Ce système offre de la flexibilité et permet d’adapter la réservation exactement à vos besoins.