Prenotare / modificare tramite Outlook

Per prenotare sale, richiedere servizi e catering aggiuntivi o registrare visitatori, utilizza Outlook insieme al componente aggiuntivo Gfacility. Organizza tutto in modo rapido e semplice da un unico punto. Ecco come funziona.

Creare una riunione

Crei una riunione in Outlook.

Desidera invitare solo partecipanti interni e sa già quale sala utilizzare? Allora la aggiunga direttamente nell’invito Outlook. Ha bisogno di maggiori informazioni sulla sala, vuole registrare visitatori o aggiungere catering e servizi? Faccia clic su Gfacility [1] e il componente aggiuntivo Gfacility si apre [2]. Può farlo direttamente durante la creazione della riunione.

Utilizzare il componente aggiuntivo

Utilizzi il componente aggiuntivo Gfacility per aggiungere opzioni extra al suo appuntamento, come servizi e catering, per registrare visitatori o per visualizzare dettagli sulla sala. Può aggiungere ciò di cui ha bisogno.

Accesso al primo utilizzo | Fare clic per espandere

Sta utilizzando Gfacility per la prima volta? Allora deve accedere una volta al componente aggiuntivo. Una volta effettuato l’accesso, faccia clic su “Dettagli riunione” per iniziare e poi segua i passaggi.

Faccia clic su Accedi per autenticarsi.

Conceda il permesso di aprire una nuova finestra.

Acceda con il suo account Microsoft di lavoro.

Ora è autenticato in Gfacility con il suo account Microsoft.

Gestire partecipanti e visitatori | Fare clic per espandere

Con Gfacility può registrare facilmente i visitatori per un’accoglienza perfetta. Può anche scegliere facilmente chi è l’host e chi diventa l’organizzatore dell’appuntamento. I partecipanti aggiunti in Outlook vengono inclusi automaticamente nel componente aggiuntivo. Il ruolo del partecipante (come organizzatore, host, interno o esterno) viene mostrato sotto il nome.

Approccio consigliato

Aggiungere partecipanti

Aggiunga tutti i partecipanti tramite Outlook. (Può farlo anche tramite il componente aggiuntivo utilizzando il pulsante “Aggiungi”, ma è più semplice farlo direttamente in Outlook.)

Registrare i visitatori

Il pulsante Annuncia alla reception è automaticamente spuntato per i partecipanti esterni. Può modificare i dettagli dei partecipanti esterni facendo clic sul partecipante.

Per i partecipanti annunciati alla reception, sono obbligatori i seguenti dettagli:

Nome
Cognome
Indirizzo email
Nome dell’azienda

Facoltativamente può aggiungere informazioni extra come targa, numero di telefono o altri dettagli.

Impostare organizzatore e host (opzionale)

Per impostazione predefinita, la persona il cui calendario viene utilizzato è sia organizzatore che host. Se desidera modificarlo, è semplice. Questa operazione è possibile solo per i partecipanti interni.

Organizzatore: L’organizzatore è la persona nel cui calendario viene creato l’appuntamento. Solo i partecipanti interni il cui calendario può gestire possono essere contrassegnati come organizzatore. Faccia clic sul partecipante interno e scelga Contrassegna come organizzatore.
Host: L’host è responsabile dell’accoglienza dei visitatori. Faccia clic sul partecipante interno e scelga Contrassegna come host.

Aumentare il conteggio dei visitatori (opzionale)

Non vuole aggiungere nomi ma solo aumentare il numero di partecipanti? Allora inserisca il numero aggiuntivo. Questi visitatori senza nome assicurano che i suggerimenti del sistema siano allineati al numero totale di partecipanti.

Nota: Se mancano dei dettagli, riceve il messaggio: “Mancano alcune informazioni.” Faccia clic sul visitatore per compilare i dettagli mancanti.

Aggiungere sale | Fare clic per espandere

Con Gfacility può cercare, aggiungere e gestire facilmente le sale. Può utilizzare opzioni di ricerca rapida o filtri avanzati per trovare la sala perfetta.

Approccio consigliato

Ricerca rapida di sale

Faccia clic sull’icona di ricerca per visualizzare le sale consigliate o cercare per nome.
Faccia clic su Aggiungi per una panoramica completa e per utilizzare i filtri.

Ricerca avanzata

Utilizzi i pulsanti per cercare per tipo di sala riunioni.
Faccia clic sull’icona filtro per applicare filtri aggiuntivi, come capacità o edificio, layout o disponibilità.
Faccia clic su Cancella filtro per rimuovere tutti i filtri attivi.

Aggiungere una sala

Faccia clic su una sala per aggiungerla.
Con più configurazioni disponibili, una configurazione viene selezionata per impostazione predefinita. La modifichi se necessario tramite il menu a discesa.
Vuole aggiungere un commento? Faccia clic sulla sala e aggiunga il suo commento.

Modificare la location principale (opzionale)

Se seleziona più location, può impostare una location come location principale.
La location principale viene utilizzata per indicare dove devono essere erogati i servizi, come il catering, e dove sono attesi i visitatori.
Modifichi la location principale tramite l’indicatore di location.
Nota: una location principale non può essere rimossa.

Aggiungere servizi | Fare clic per espandere

Con Gfacility può cercare e aggiungere facilmente servizi. Può utilizzare opzioni di ricerca rapida o filtri avanzati per trovare la sala perfetta.

Cosa sono i servizi?

I servizi sono articoli che utilizza temporaneamente o forme di supporto. Esempi di servizi sono:

Articoli a noleggio, come laptop, beamer, microfoni, bici di servizio o auto.
Supporto o erogazione di servizi, come aiuto nell’avvio di apparecchiature audiovisive o assistenza tecnica durante una riunione.

Approccio consigliato

Ricerca rapida di servizi

Faccia clic sull’icona di ricerca per visualizzare i servizi consigliati o cercare per nome.
Faccia clic su Aggiungi per una panoramica completa e per utilizzare i filtri.

Ricerca avanzata

Utilizzi i pulsanti per cercare per tipo di servizio.
Faccia clic sull’icona filtro per filtrare i servizi per edificio.
Faccia clic su Cancella filtro per rimuovere tutti i filtri attivi.

Aggiungere un servizio

Faccia clic su un servizio per aggiungerlo.
Vuole aggiungere un commento? Faccia clic sul servizio e aggiunga il suo commento.

Aggiungere prodotti | Fare clic per espandere

Con Gfacility può cercare, aggiungere e gestire facilmente i prodotti. Può utilizzare opzioni di ricerca rapida o filtri avanzati per trovare i prodotti giusti.

Cosa sono i prodotti?

I prodotti sono articoli che consuma e non restituisce. Esempi sono:

Consumabili, come caffè, tè, pacchetti lunch o pasticcini.
Articoli, come fiori, materiale d’ufficio, ecc.

Approccio consigliato

Ricerca rapida di prodotti

Faccia clic sull’icona di ricerca per visualizzare i prodotti consigliati o cercare per nome.
Faccia clic su Aggiungi per una panoramica completa e per utilizzare i filtri.

Ricerca avanzata

Utilizzi i pulsanti per cercare per tipo di prodotto.

Aggiungere un prodotto

Faccia clic su un prodotto per aggiungerlo.
Una volta aggiunto un prodotto può modificare la quantità.
Vuole aggiungere un commento? Faccia clic sul servizio e aggiunga il suo commento.
Modifichi l’orario di consegna. L’orario di consegna predefinito è l’orario di inizio della riunione. Può modificarlo con un altro orario all’interno dell’orario della riunione. Faccia clic sul prodotto per impostare un orario di consegna diverso.

Quantità predefinita

La quantità predefinita è allineata al numero di partecipanti della riunione. Se la quantità minima d’ordine per un prodotto è superiore al numero di partecipanti, viene mantenuto questo minimo.

Motivo dell’ordine o informazioni aggiuntive

Prima di poter aggiungere prodotti, la sua azienda potrebbe aver configurato che deve prima fornire un motivo dell’ordine o informazioni aggiuntive. Questo serve per gestire o controllare meglio l’ordine. Compili le informazioni richieste e faccia clic su Avanti per continuare.

Dettagli generali | Fare clic per espandere

Esistono diverse impostazioni generali che influenzano la prenotazione e l’ordine:

Tipo di riunione: Viene determinato automaticamente in base a partecipanti e condizioni. Se sono disponibili più opzioni, può modificare manualmente il tipo di riunione. Il tipo di riunione può influenzare le sale, i prodotti e i servizi che può prenotare.

Organizzazione: Può essere utilizzata per il charge-back. A volte viene compilato automaticamente un valore predefinito in base alle impostazioni dell’organizzazione.

Centri di costo: Potrebbe essere necessario compilare un centro di costo a seconda degli articoli aggiunti. In tal caso deve specificarlo prima di poter salvare l’ordine.

Campi sincronizzati

Alcuni campi, come il campo titolo, il campo partecipanti e il campo sala, sono sincronizzati tra il componente aggiuntivo e l’appuntamento Outlook. Se modifica qualcosa in un punto, viene aggiornato automaticamente in entrambi i punti.

Salvare la riunione

Quando ha terminato, salva le modifiche tramite il componente aggiuntivo facendo clic su Salva. Quindi salva l’intera prenotazione con il pulsante Salva (o Invia se sta invitando partecipanti) in Outlook.

Aggiungere follower

Dopo aver salvato la riunione, può aggiungere follower. Per farlo, apra la riunione e il componente aggiuntivo. Con l’icona dell’occhio può aggiungere follower.

I follower possono visualizzare la prenotazione nel loro ambiente web Gfacility. Se hanno i diritti adeguati, possono anche modificare la prenotazione. È utile per segretariati e assistenti che gestiscono più riunioni in gruppo.

Ricorrenza

La creazione di prenotazioni ricorrenti in Gfacility è semplice. Ecco i passaggi per creare correttamente una prenotazione ricorrente e aggiungere servizi o prodotti:

Creare un appuntamento ricorrente

Crei prima l’appuntamento ricorrente come desiderato e lo salvi.

Aprire la prima occorrenza

Faccia clic sulla prima occorrenza della serie a cui desidera aggiungere servizi o prodotti. Scelga Questo evento. Apra il componente aggiuntivo, aggiunga i servizi e i prodotti desiderati e faccia clic su Salva nel componente aggiuntivo. Ha ora aggiunto i servizi e i prodotti solo per la prima occorrenza.

Ripetere servizi e prodotti

Una volta cliccato su Salva nel componente aggiuntivo, diventa visibile il pulsante riunioni ricorrenti. Faccia clic su di esso e scelga per quali riunioni desidera ripetere i servizi e i prodotti.

Spunti le occorrenze in cui desidera copiare i servizi e i prodotti.

Ora può aprire ogni occorrenza allo stesso modo con questo evento e modificare servizi e prodotti per ciascuna occorrenza.

Modificare e gestire

Può modificare nuovamente la prenotazione in qualsiasi momento per apportare cambiamenti. Se sposta o annulla la riunione Outlook, i visitatori collegati, i servizi e il catering vengono automaticamente rimossi o spostati.

FAQ - Domande frequenti

Non riesco a selezionare il componente aggiuntivo

È in modalità di modifica?

Può utilizzare il componente aggiuntivo solo nella modalità di modifica dell’appuntamento. Aprire semplicemente l’appuntamento non è sufficiente. Faccia clic su modifica per modificare l’appuntamento e poi selezioni il componente aggiuntivo.

Continua a non poter selezionare il componente aggiuntivo? Contatti l’amministratore della sua organizzazione.

Mi appare diverso rispetto agli esempi

A seconda di come la sua organizzazione ha configurato Gfacility, potrebbe vedere campi diversi. Quindi ciò che vede può essere un po’ diverso da quanto presente nel manuale. Se ha domande, contatti la persona responsabile di Gfacility nella sua organizzazione.

Posso utilizzare il componente aggiuntivo se non è stata aggiunta alcuna sala all’appuntamento?

Certo, può farlo! Può aggiungere servizi, visitatori e catering tramite il componente aggiuntivo, anche se non ha selezionato una sala. Se non ha ancora aggiunto una sala all’invito, le viene chiesto di selezionare una reception. In questo modo sappiamo dove si svolgerà il servizio.

Ho spostato la mia riunione ma i servizi non si spostano con essa

Se ha spostato una riunione ma i servizi non sono andati con essa, probabilmente è perché ha spostato un vecchio appuntamento. Gli appuntamenti già avvenuti nel passato non vengono spostati automaticamente nel futuro quando li modifica. Ciò significa che non può spingere all’infinito i servizi in avanti senza che avvenga una fatturazione. Quindi non è possibile spostare appuntamenti dal passato al futuro. Si assicuri di creare sempre una nuova prenotazione.

Su cosa si basano i risultati che vedo per servizi e prodotti?

Gfacility funziona con un formato freeflow, il che significa che può aggiungere facilmente ciò di cui ha bisogno.

Aggiunta di servizi:

Se aggiunge solo un servizio, la location viene derivata dal servizio stesso.

Aggiunta di una sala:

Se aggiunge una sala, la prima sala aggiunta diventa automaticamente la location principale. La riconosce dall’indicatore di location giallo.

(Quando aggiunge più di una sala, può cambiare la location principale con un’altra sala.)

La location principale determina quali servizi e prodotti sono disponibili da aggiungere alla prenotazione. Questo sistema offre flessibilità e consente di personalizzare la prenotazione esattamente in base alle sue esigenze.