Boka / redigera via Outlook

För att boka rum, beställa extra tjänster och catering eller registrera besökare använder du Outlook tillsammans med Gfacility-tillägget. Du ordnar allt snabbt och enkelt på ett ställe. Så här fungerar det.

Skapa ett möte

Skapa ett möte i Outlook.

Vill du endast bjuda in interna deltagare och vet du redan vilket rum du vill använda? Lägg då till det direkt i Outlook-inbjudan. Behöver du mer rumsinformation, vill du registrera besökare eller lägga till catering och tjänster? Klicka då på Gfacility [1] så öppnas Gfacility-tillägget [2]. Detta kan göras direkt medan mötet skapas.

Använda tillägget

Du använder Gfacility-tillägget för att lägga till extra alternativ till ditt möte, såsom tjänster och catering, för att registrera besökare eller för att visa detaljer om rummet. Du kan lägga till det du behöver.

Logga in vid första användningen | Klicka för att fälla ut

Använder du Gfacility för första gången? Då måste du logga in i tillägget en gång. När du är inloggad klickar du på “Mötesdetaljer” för att börja och går sedan igenom stegen.

Klicka på Logga in för att logga in.

Ge tillåtelse att öppna ett nytt fönster.

Logga in med ditt Microsoft-konto i organisationen.

Du är nu inloggad i Gfacility med ditt Microsoft-konto.

Hantera deltagare och besökare | Klicka för att fälla ut

Med Gfacility kan du enkelt registrera besökare för ett perfekt välkomnande. Du kan även enkelt välja vem som är värd och vem som blir mötets organisatör. Deltagare du lägger till i Outlook tas automatiskt med i tillägget. Deltagarens roll (såsom organisatör, värd, intern eller extern) visas under namnet.

Rekommenderat tillvägagångssätt

Lägga till deltagare

Lägg till alla deltagare via Outlook. (Du kan även göra detta via tillägget med knappen “Lägg till”, men det är enklast att göra direkt i Outlook.)

Registrera besökare

Knappen Anmäl i receptionen är automatiskt ikryssad för externa deltagare. Du kan justera detaljer för externa deltagare genom att klicka på deltagaren.

För deltagare som anmäls i receptionen är följande uppgifter obligatoriska:

Förnamn
Efternamn
E-postadress
Företagsnamn

Du kan eventuellt lägga till extra information såsom registreringsnummer, telefonnummer eller andra detaljer.

Ställa in organisatör och värd (valfritt)

Som standard är personen vars kalender används både organisatör och värd. Om du vill justera detta är det enkelt. Detta är endast möjligt för interna deltagare.

Organisatör: Organisatören är personen i vars kalender mötet skapas. Endast interna deltagare vars kalender du kan hantera kan markeras som organisatör. Klicka på den interna deltagaren och välj Markera som organisatör.
Värd: Värden är ansvarig för att välkomna besökare. Klicka på den interna deltagaren och välj Markera som värd.

Öka besökarantalet (valfritt)

Vill du inte lägga till namn utan bara öka antalet deltagare? Ange då det extra antalet. Dessa namnlösa besökare säkerställer att systemets rekommendationer stämmer med det totala antalet deltagare.

Observera: Om uppgifter saknas får du meddelandet: “Information saknas.” Klicka på besökaren för att fylla i de saknade uppgifterna.

Lägga till rum | Klicka för att fälla ut

Med Gfacility kan du enkelt söka efter, lägga till och hantera rum. Du kan använda snabba sökalternativ eller omfattande filter för att hitta det perfekta rummet.

Rekommenderat tillvägagångssätt

Snabb rumssökning

Klicka på sökikonen för att se rekommenderade rum eller söka på namn.
Klicka på Lägg till för en omfattande översikt och för att använda filter.

Utökad sökning

Använd knapparna för att söka efter mötesrumstyp.
Klicka på filterikonen för att tillämpa ytterligare filter, såsom kapacitet eller byggnad, uppställning eller tillgänglighet.
Klicka på Rensa filter för att ta bort alla aktiva filter.

Lägga till ett rum

Klicka på ett rum för att lägga till det.
Vid flera tillgängliga uppställningar väljs en uppställning som standard. Justera vid behov via rullgardinsmenyn.
Vill du lägga till en kommentar? Klicka på rummet och lägg till din kommentar.

Ändra primärplats (valfritt)

Om du väljer flera platser kan du ställa in en plats som primärplats.
Primärplatsen används för att ange var tjänster ska levereras, såsom catering, och var besökare förväntas.
Ändra primärplatsen via platsindikatorn.
Observera: en primärplats kan inte tas bort.

Lägga till tjänster | Klicka för att fälla ut

Med Gfacility kan du enkelt söka efter och lägga till tjänster. Du kan använda snabba sökalternativ eller omfattande filter för att hitta det perfekta rummet.

Vad är tjänster?

Tjänster är objekt du använder tillfälligt eller former av stöd. Exempel på tjänster är:

Hyresartiklar, såsom bärbara datorer, projektorer, mikrofoner, servicecyklar eller bilar.
Stöd eller tjänsteleverans, såsom hjälp med att starta upp audiovisuell utrustning eller teknisk assistans under ett möte.

Rekommenderat tillvägagångssätt

Snabb tjänstesökning

Klicka på sökikonen för att se rekommenderade tjänster eller söka på namn.
Klicka på Lägg till för en omfattande översikt och för att använda filter.

Utökad sökning

Använd knapparna för att söka efter tjänstetyp.
Klicka på filterikonen för att filtrera tjänster efter byggnad.
Klicka på Rensa filter för att ta bort alla aktiva filter.

Lägga till en tjänst

Klicka på en tjänst för att lägga till den.
Vill du lägga till en kommentar? Klicka på tjänsten och lägg till din kommentar.

Lägga till produkter | Klicka för att fälla ut

Med Gfacility kan du enkelt söka efter, lägga till och hantera produkter. Du kan använda snabba sökalternativ eller omfattande filter för att hitta rätt produkter.

Vad är produkter?

Produkter är objekt du förbrukar och inte returnerar. Exempel är:

Förbrukningsvaror, såsom kaffe, te, lunchpaket eller bakverk.
Artiklar, såsom blommor, kontorsmaterial m.m.

Rekommenderat tillvägagångssätt

Snabb produktsökning

Klicka på sökikonen för att se rekommenderade produkter eller söka på namn.
Klicka på Lägg till för en omfattande översikt och för att använda filter.

Utökad sökning

Använd knapparna för att söka efter produkttyp.

Lägga till en produkt

Klicka på en produkt för att lägga till den.
När du lägger till en produkt kan du ändra antalet.
Vill du lägga till en kommentar? Klicka på tjänsten och lägg till din kommentar.
Ändra leveranstid. Standardleveranstiden är ditt mötes starttid. Du kan ändra den till en annan tid inom mötestiden. Klicka på produkten för att ställa in en annan leveranstid.

Standardantal

Standardantalet anpassas efter antalet deltagare i ditt möte. Om en produkts minimi-orderkvantitet är högre än antalet deltagare hålls detta minimum.

Beställningsskäl eller ytterligare information

Innan du kan lägga till produkter kan ditt företag ha konfigurerat att du först måste ange ett beställningsskäl eller ytterligare information. Detta för att bättre hantera eller kontrollera beställningen. Fyll i den begärda informationen och klicka på Nästa för att fortsätta.

Allmän information | Klicka för att fälla ut

Det finns ett antal allmänna inställningar som påverkar din bokning och beställning:

Mötestyp: Detta bestäms automatiskt baserat på deltagare och villkor. Om flera alternativ finns kan du ändra mötestyp manuellt. Mötestypen kan påverka vilka rum, produkter och tjänster du kan boka.

Organisation: Detta kan användas för internfakturering. Ibland fylls ett standardvärde i automatiskt baserat på inställningarna för din organisation.

Kostnadsställen: Du kan behöva fylla i ett kostnadsställe beroende på vilka objekt du lagt till. I så fall måste du ange detta innan du kan spara beställningen.

Synkade fält

Vissa fält, såsom titelfältet, deltagarfältet och rumsfältet, är synkroniserade mellan tillägget och Outlook-mötet. Om du ändrar något på ett ställe uppdateras detta automatiskt på båda ställena.

Spara mötet

När du är klar sparar du ändringarna via tillägget genom att klicka på Spara. Sedan sparar du hela bokningen med knappen Spara (eller Skicka om du bjuder in deltagare) i Outlook.

Lägga till följare

När du har sparat mötet kan du lägga till följare. För att göra det, öppna mötet och tillägget. Med ögat-ikonen kan du lägga till följare.

Följare kan visa bokningen i sin Gfacility-webbmiljö. Om de har rätt rättigheter kan de även ändra bokningen. Detta är användbart för sekretariat och assistenter som hanterar flera möten i grupper.

Återkommande möten

Att skapa återkommande bokningar i Gfacility är enkelt. Här är stegen för att korrekt skapa en återkommande bokning och lägga till tjänster eller produkter:

Skapa återkommande möte

Skapa först det återkommande mötet som önskat och spara mötet.

Öppna den första instansen

Klicka på den första instansen i serien där du vill lägga till tjänster eller produkter. Välj Denna händelse. Öppna tillägget och lägg till önskade tjänster och produkter, och klicka på Spara i tillägget. Du har nu lagt till tjänster och produkter endast för den första instansen.

Upprepa tjänster och produkter

När du har klickat på Spara i tillägget blir knappen återkommande möten synlig. Klicka på den och välj för vilka möten du vill upprepa tjänsterna och produkterna.

Kryssa i de instanser där du vill kopiera tjänsterna och produkterna.

Du kan nu öppna varje instans på samma sätt med denna händelse och redigera tjänsterna och produkterna för varje instans.

Ändra och redigera

Du kan när som helst redigera bokningen igen för att göra ändringar. Om du flyttar eller avbokar Outlook-mötet tas de länkade besökarna, tjänsterna och cateringen automatiskt bort eller flyttas med.

FAQ - Vanliga frågor

Jag kan inte välja tillägget

Är du i redigeringsläge?

Du kan bara använda tillägget i redigeringsläget för ditt möte. Att bara öppna ditt möte räcker inte. Klicka på redigera för att redigera mötet och välj sedan tillägget.

Kan du fortfarande inte välja tillägget? Kontakta administratören inom din organisation.

Det ser annorlunda ut för mig jämfört med exemplen

Beroende på hur din organisation har konfigurerat Gfacility kan du se andra fält. Det du ser kan alltså skilja sig något från det som står i manualen. Om du har frågor om detta, kontakta den person inom din organisation som är ansvarig för Gfacility.

Kan jag använda tillägget om inget rum har lagts till i mitt möte?

Självklart kan du det! Du kan lägga till tjänster, besökare och catering via tillägget, även om du inte har valt något rum. Om du ännu inte har lagt till ett rum i inbjudan ombeds du välja en reception. På så sätt vet vi var tjänsten ska äga rum.

Jag flyttade mitt möte men tjänsterna följer inte med

Om du flyttade ett möte men tjänsterna inte följde med beror det troligen på att du flyttade ett gammalt möte. Möten som redan ägt rum tidigare flyttas inte automatiskt till framtiden när du ändrar dem. Det innebär att du inte kan skjuta tjänster framåt i all oändlighet utan att fakturering sker. Det är alltså inte möjligt att flytta möten från det förflutna till framtiden. Se till att du alltid skapar en ny bokning.

Vad baseras de resultat jag ser för tjänster och produkter på?

Gfacility arbetar med ett freeflow-format, vilket innebär att du enkelt kan lägga till det du behöver.

Lägga till tjänster:

Om du bara lägger till en tjänst härleds platsen från själva tjänsten.

Lägga till ett rum:

Om du lägger till ett rum blir det första tillagda rummet automatiskt primärplats. Du känner igen detta på den gula platsindikatorn.

(När du lägger till mer än ett rum kan du ändra primärplatsen till ett annat rum.)

Primärplatsen avgör vilka tjänster och produkter som är tillgängliga att lägga till på din bokning. Detta system erbjuder flexibilitet och gör det möjligt att skräddarsy bokningen exakt efter dina behov.