Användare | Gfacility

Configuration · Masterdata · 4M.1

I Gfacility hittar du alla som interagerar med systemet: medarbetare som bokar och rapporterar, leverantörer som utför uppgifter, besökare ni välkomnar och funktionskonton (t.ex. en receptionsbrevlåda) som agerar för ett teams räkning. Bra användarmasterdata är grunden för åtkomst, routing, kommunikation och rapportering.

Varför detta är viktigt för verksamheten

"Nyanställda får åtkomst först efter en vecka"

Synk från Microsoft Entra ID eller Google Workspace, konton dyker upp automatiskt dag 1.

"Leverantörer i ett separat verktyg"

Externa användare i samma Gfacility-miljö, begränsad åtkomst, samma flöden.

"Receptionen bokar åt alla"

Funktionellt gruppkonto → receptionen kan organisera möten åt besökare.

"Avgångna förlorar sin historik"

Olicensierade användare förblir synliga på gamla ärenden, inga data förloras.

Tre användarklasser

Klassen är beskrivande, vad en användare faktiskt får göra avgörs av de grupper de tillhör (se Byggstenar → Grupper).

User

Den interna medarbetaren. Bokar, rapporterar, utför uppgifter. Standardfallet, oftast från IdP-synk.

External

Någon utifrån, leverantör, konsult, partner. Begränsad åtkomst via en extern grupp.

Group

Funktionellt konto som en receptionsbrevlåda som kan agera för ett teams räkning, t.ex. som mötesorganisatör.

Hur kommer användare in?

Källa	Vad & när
Standardintegration	Office 365- eller Google Workspace-integration synkar förnamn, efternamn och e-post. Standard för de flesta kunder.
Skräddarsydd integration	För andra HR/IdP-system, byggs en gång. Håller onboarding och offboarding synkroniserade.
Manuell	För externa, leverantörer eller små team som inte finns i er IdP. Knappen "Lägg till användare".
Självservice-kiosk	Besökare anger sina uppgifter själva via kiosken. Tillfällig registrering, ingen licens krävs.

Standardinställningar för användare

Vid synk från en IdP kommer endast namn och e-post med. Resten (grupp, lokation, organisation, språk, dashboard) fylls i från standardinställningarna för användare, en central mall som gäller varje nysynkad användare. Ställ in en gång och varje nykomling landar direkt med rätt behörigheter och kontext.

Inloggning

Användare får inte ett separat lösenord. Inloggning sker med deras Microsoft- eller Google-konto, eller via SSO. Konfigurationen ligger utanför Gfacility, hos IT.

Vilka beslut tar du?

Vilka användarklasser har ni?

Förutom personal, även externa eller funktionskonton? Bestäm nu, annars dyker workarounds upp.

Synk från IdP eller manuellt?

Entra ID, Google Workspace, båda eller ingen, styr licensstrategi och adminprocess.

Vad ingår i standardvärdena?

Vilken grupp, vilket språk, vilket kostnadsställe får nya användare som standard?

Vem får en licens?

Endast licensierade användare kan logga in och är sökbara i pickers, kostnad vs synlighet.

Nästa: Organisationer→ Tillbaka till Byggstenar