Formulär

Konfiguration · Building Blocks · 3.9

Mycket av arbetet kring en post handlar om att jaga någon på information. En besökare som fortfarande måste uppge sitt registreringsnummer, en beställare som ska godkänna en offert, en tekniker som ska bekräfta att jobbet är klart. Hittills betydde det ett e-postmeddelande, ett svar och någon som för hand förde över svaret till Gfacility.

Ett formulär gör allt det i ett svep. Du bygger det en gång för en typ av post, skickar det till en person om en specifik post, och det som personen fyller i skrivs direkt tillbaka på posten: i dess fält, dess beskrivning, dess konversation eller dess status. Du hittar formulären under Building Blocks → Formulär.

Varför det här spelar roll för verksamheten

Vad ett formulär kan handla om

Ett formulär hör till en typ av post, som du väljer under Gäller för. Det valet avgör vilka fält du kan lägga in och vem du kan skicka formuläret till. Valet låses så snart formuläret har fält, så gör det först.

Andra fält på posten, som status, plats, förfallodatum eller bokningens starttid, kan visas i formuläret så att mottagaren vet vad det gäller, men de går inte att ändra. Du kan också skriva in valfri e-postadress som mottagare.

Bygga ett formulär

Redigeraren fungerar som en enkätbyggare: lägg till block med Lägg till fråga, dra dem i rätt ordning och gruppera dem i sektioner med en egen rubrik.

För varje svar väljer du under Svaret hamnar i vart det tar vägen: i själva fältet, tillagt i beskrivningen (eller i anteckningen eller kommentaren på en bokningsrad eller besökare), tillagt i postens kommunikation, eller bara sparat på inskicket. Det sista alternativet passar för svar du vill ha dokumenterade men inte på posten.

I formulärets inställningar anger du också den titel mottagaren ser, en introtext, texten som visas efter inskicket, om mottagaren får ändra sina svar efter inskicket, och utseendet: sidhuvudsbild, logotyp, accentfärg och bakgrundsfärg. Titel och texter kan översättas, så att varje mottagare läser formuläret på sitt eget språk.

En egen layout

När standardlayouten inte räcker slår du på Använd anpassad layout och skriver formulärets design i HTML, där du placerar varje block som en slot. Layouten avgör bara placering och utseende: obligatoriska fält, validering och återskrivning fungerar precis som i standardformuläret. Precis som med anpassade mallar samlar instruktionspanelen din beskrivning och de fält du väljer i en prompt till din egen AI-assistent, och sedan klistrar du tillbaka resultatet. En anpassad layout har sin egen design, så temafärgerna gäller bara standardlayouten.

Förhandsgranska

Förhandsgranska öppnar formuläret i en ny flik, exakt som mottagaren ser det. Välj en riktig post för att se dess värden ifyllda, och använd Kopiera testlänk för att öppna en fungerande länk som är adresserad till dig själv.

Beslut: låt svaret sätta statusen

Med ett beslutsblock kan ett formulär godkänna, avslå, bekräfta eller avboka. Varje alternativ kan ha en av de här effekterna:

• Ingen effekt: valet registreras bara.
• Sätt statusen: en specifik status.
• Sätt en statusroll: till exempel “godkänn” eller “avslå”. Gfacility letar upp den status som har den rollen i postens eget workflow, så att ett och samma godkännandeformulär fungerar för poster med olika workflows.
• Sätt ett ja/nej-fält: på en besökare, till exempel för att markera att besöket är bekräftat.

Statusändringen går igenom postens vanliga statuslogik, med samma historik och tidsstämplar som en ändring i appen. När ett alternativ inte kan gälla för en viss post, eftersom dess workflow saknar en status med den rollen, visas alternativet nedtonat med texten “Inte tillgängligt för den här förfrågan” i stället för att försvinna, så att mottagaren ser alla val formuläret erbjuder.

Skicka ett formulär

Ett formulär skickas från själva posten. Öppna ett ärende, en uppgift, en asset, ett configuration item eller en besökare, gå till fliken Formulär och välj Skicka formulär. På en bokning har flikarna för deltagare, produkter och tjänster samma åtgärd. Välj mottagare (en roll, en inskriven adress eller båda), välj e-post eller sms och lägg till ett personligt meddelande om du vill.

Färdiga e-postmallar (“Fyll i det här formuläret”) finns för varje typ av post, men Gfacility väljer aldrig en åt dig: välj mallen i formulärets inställningar före första utskicket, annars nekas utskicket med en uppmaning att göra det.

Vem som kan öppna länken

Under Vem kan öppna formuläret väljer du mellan två åtkomstlägen:

• Alla som har länken: den som har länken kan fylla i formuläret. Praktiskt för frågor med låg risk, till exempel när en besökare bekräftar sitt registreringsnummer.
• Verifiera med en kod via e-post: mottagaren skriver in den adress som formuläret skickades till och får en sexsiffrig kod som gäller i tio minuter. Den som redan är inloggad i Gfacility i samma webbläsare med samma adress slipper koden. Svaret knyts då till den personen.

En länk gäller i det antal dagar som anges under Länken giltig i (dagar). Utan ett värde gäller en länk för ett ärende, en uppgift, en asset eller ett configuration item i 30 dagar, och en länk för en besökare eller bokning gäller tills bokningen är slut. Skickar du formuläret igen till samma adress slutar den tidigare länken att fungera, och Återkalla stänger en länk direkt.

Följa upp svaren

• På posten: fliken Formulär visar alla formulär som skickats för posten med deras status, och Visa svar öppnar det som fyllts i. Fliken visas först när din arbetsyta har ett aktivt formulär för den typen av post.
• I listan: varje formulär lägger till en statuskolumn i sin lista, som visar Skickat, Öppnat, Inskickat, Utgånget eller Återkallat. Filtrera på den för att hitta alla poster där formuläret inte har skickats in än, även de som det aldrig skickades för. Kolumnen följer också med i exporter.
• I historiken: varje utskick och varje inskick registreras i postens historik.

Formulär och automations

Formulär kopplas till automationsmotorn i båda riktningarna:

• Skicka ett formulär från en regel: åtgärderna Skicka e-post och Skicka sms kan ta med ett formulär, så att en regel kan skicka formuläret så snart en besökare anmäls eller ett ärende når en viss status. I ett e-postmeddelande placerar du formulärlänken med taggen #form_link eller #form_button i mallen; i ett sms använder du Infoga formulärlänk. På bokningsprodukter och bokningstjänster kan en regel bara skicka formulärlänken via sms.
• Agera på svaret: utlösaren Formulär inskickat körs när ett formulär kommer tillbaka, med villkor på vilket formulär det gäller och vilket beslut som valdes. Formulärets status är också ett fält du kan bevaka, och det är så du bygger en påminnelse till alla som inte har svarat efter tre dagar.

Vilka beslut behöver du fatta?

Behörigheter

För att hantera formulär, alltså skapa, redigera, duplicera och ta bort dem, behövs formulärbehörigheterna (läsa, skapa, uppdatera, ta bort). Att skicka ett formulär, fylla i det från appen och återkalla en länk följer rättigheterna på själva posten: den som får uppdatera posten får skicka dess formulär, och den som får läsa posten får se svaren. I appen respekterar ett formulär dessutom fälträttigheterna för den som tittar, så en kollega som inte får läsa ett fält på posten ser det inte heller i formuläret.