2026 - Q3

Dies ist unser größtes Release bisher. Nachfolgend finden Sie die Änderungen pro Modul.

Ein neues Look and Feel

Die gesamte Anwendung wurde auf ein erneuertes Design abgestimmt, inklusive einer erneuerten Navigation, sodass das Produkt von Modul zu Modul einheitlich aussieht und sich einheitlich anfühlt.

• Individuelle Anzeigeeinstellungen: Jeder Nutzer stellt seine eigenen Vorlieben ein, ohne andere zu beeinflussen, darunter das Theme, ein Dunkelmodus, die Textgröße und die Zeilenhöhe.
• Guided Tours: Im Produkt wurden Tours ergänzt, die allen helfen, sich im neuen Layout und in den Einstellungen zurechtzufinden, damit die Umstellung leicht fällt.

Gruppieren in Listen

Eine lange Übersicht muss keine flache Seite voller Zeilen mehr sein. Jede Modulliste lässt sich nach jeder beliebigen Spalte in Abschnitte teilen, sodass sich die Liste in der Struktur öffnet, in der Sie arbeiten.

• Nach jeder Spalte gruppieren: Wählen Sie die Spalte im Menü der Spaltenüberschrift oder im Menü des Ansichtsreiters. Möglich ist das bei Tickets, Aufgaben, Assets, Configuration Items, Artikeln der Wissensdatenbank, Reservierungen, Besuchern, Services, Produktanfragen, Finanzen, Nutzern und Produkten.
• Mehrere Ebenen zugleich: Eine Liste lässt sich auf mehreren Ebenen gruppieren, etwa nach Status und darin nach zuständiger Person, wobei jede Ebene eine eigene Überschrift bekommt.
• Nach Tag und nach Uhrzeit: Eine Datumsspalte ergibt eine Überschrift pro Tag, und die Listen für Reservierungen, Catering, Besucher und Services können nach Tageszeit gruppieren, sodass jede Lieferung um 12:30 Uhr beieinandersteht, unabhängig vom Datum.
• Persönlich, bis Sie es speichern: Ihre Gruppierung gehört Ihnen, wie der Ansichtstyp, und sie begleitet Sie auf Ihre anderen Geräte. Speichern Sie das Layout, wird daraus die Gruppierung, die alle in dieser Ansicht bekommen.
• Ruhige Überschriften: Eine Überschrift zeigt den Wert so, wie die Liste ihn ohnehin zeigt, in der Farbe, die der Status oder die Priorität bereits hat, sodass die Liste ihren Rhythmus behält. Gruppieren gilt für die Listen- und die Baumansicht; Kanban, Timeline und Pivot bleiben unverändert.

Suche

Dinge zu finden geht schneller, und es ist jetzt eine Suche statt mehrerer: eine Stelle für jeden Datensatz, jede Aktion und jede Einstellung.

• Eine Suche über alle Datensätze: Finden Sie Tickets, Aufgaben, Assets und andere Datensätze von einer Stelle aus und öffnen Sie sie im Kontext. Es gibt einen normalen Stichwortmodus und einen AI-Modus, in dem Sie in eigenen Worten fragen können.
• Auch Aktionen, Einstellungen und How-tos: Dieselbe Suche erreicht jede Aktion im System: Sie legen ein Objekt an, öffnen eine Einstellung oder finden einen How-to-Artikel direkt über die Suchleiste, ohne zu wissen, wo er liegt.
• Vordefinierte Schnellfilter: Ein Blitzsymbol bietet fertige Suchen, etwa ein Ticket nach seiner id oder eine Suche innerhalb einer Persona. Sie sind kontextbewusst und berücksichtigen das Modul, in dem Sie sich befinden.
• Quick Tags: Tippen Sie ein Feld direkt in die Suchleiste, etwa id= 10 oder title=, um beim Tippen inline zu filtern, ohne ein Panel zu öffnen.
• Erweiterte Suche: Grenzen Sie eine Suche mit Filtern und Operatoren pro Feld ein (gleich, am oder vor, und so weiter), hinzugefügt über ein Filterpanel und als anpassbare Chips dargestellt.
• Exportieren oder weitersuchen: Die Ergebnisse einer Datensatzsuche lassen sich exportieren oder erneut durchsuchen, um sie einzugrenzen, ohne von vorn zu beginnen.

Automations

Automations sind eine Stufe über den einzelnen Regel-Engines, die die Plattform hatte. Eine Regel lauscht auf einen Trigger und führt eine oder mehrere Aktionen aus, und die Bandbreite von beidem ist deutlich größer als in den Regeln, die sie ersetzt. Damit ist sie die Engine, auf der ein Großteil des restlichen Releases aufbaut.

• Auf alles triggern: Eine Regel wird ausgelöst, wenn ein Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht wird oder den Status wechselt, und sie kann jedes Feld auf jede Änderung beobachten, eingegrenzt durch beliebige Bedingungen.
• Ein breites Spektrum an Aktionen: Aktualisieren Sie jedes Feld (einschließlich Zuständiger, Workgroups und Beobachter), setzen Sie einen Preis, senden Sie eine E-Mail, posten Sie eine Chatnachricht, fügen Sie einen Kommentar hinzu, legen Sie eine Aufgabe oder ein Ticket an, rufen Sie einen Webhook auf oder übergeben Sie den Datensatz an den AI-Assistenten. Für Data Retention kann eine Regel den Datensatz auch anonymisieren, ihn also behalten und nur die personenbezogenen Daten entfernen, oder ihn ganz löschen.
• Eine SMS senden: Neben einer E-Mail und einer Chatnachricht kann eine Regel eine SMS an die ausgewählten Personen senden, mit Werten aus dem Datensatz darin. Damit erreichen Sie die Menschen, die eine E-Mail nicht rechtzeitig erreicht, und jede gesendete Nachricht wird in der Historie des Datensatzes festgehalten.
• Über verknüpfte Datensätze hinweg: Eine Aktion kann auf einen verknüpften Datensatz zielen, sodass eine Regel auf einer Reservierung deren Aufgaben bearbeiten kann.
• Berechnete Datumsangaben: Eine Datumsbedingung oder ein Datumswert kann zur Laufzeit der Regel aufgelöst werden, etwa “24 Stunden vor dem Start”.
• Exklusive Kette: Jede Aktion einer Regel kann eigene Bedingungen tragen, und bei einer exklusiven Regel läuft nur die erste Aktion, deren Bedingungen zutreffen. So verhält sich eine Regel wie eine if / else-if-Kette, statt jede Aktion auszuführen.
• Ausführungslimits und Fehlerbehandlung: Eine Regel kann jedes Mal laufen, wenn ihr Trigger zutrifft, oder nur einmal pro Datensatz, und Sie entscheiden, ob die übrigen Aktionen weiterlaufen, wenn eine davon fehlschlägt.
• Vorlagen und ein sicherer Start: Eine neue Regel kann aus einer Vorlage starten, bleibt inaktiv, bis Sie sie aktivieren, und beschreibt sich selbst in klarer Sprache (“wenn Ticket angelegt wird, falls Priorität gleich höchste”), damit Sie prüfen können, ob sie so gemeint ist.
• Ausführungsverlauf: Jede Ausführung wird pro Regel protokolliert und automatisch bereinigt, sodass Sie genau sehen, was ausgelöst wurde und warum.

Verglichen mit dem alten Aufbau, in dem jede Regelart ihren eigenen Bildschirm hatte und eine Sache tat, ist dies eine Engine mit in der Praxis enormer Bandbreite an möglichen Triggern und möglichen Wirkungen.

Seiten

Bisher hatte jeder Nutzer eine einzige Startseite. Seiten ersetzen sie: Sie bauen mehrere Seiten, jede zugeschnitten auf eine Rolle oder einen Zweck, und Ihre bestehende Startseite wird automatisch in eine Seite umgewandelt, sodass nichts verloren geht.

• Mehrere Seiten: Bauen Sie so viele Seiten, wie Sie brauchen, statt einer einzigen Startseite. Zum Beispiel eine Seite mit Workplace-Insights, eine Seite für den Service Desk und eine einfachere Seite für Endnutzer, die jeweils nur die Informationen zeigen, die diese Zielgruppe braucht. Die Möglichkeiten sind praktisch endlos.
• Ein neuer Seiten-Editor: Bauen Sie eine Seite, indem Sie Widgets aus einem Panel auf eine Live-Arbeitsfläche ziehen und dort platzieren, wo Sie sie haben wollen. Was Sie anordnen, bekommen Ihre Nutzer zu sehen. Eine Seite kann außerdem einen eigenen Hintergrundeffekt tragen.
• Mehr Widgets: Ein größeres Set als bisher: Text, Bilder, Trennlinien, eine Uhr, Menüs, ein Seitennavigator, Hyperlinks und Banner, plus Datenwidgets für Tabellen, Tickets und Artikel der Wissensdatenbank.
• Vollständig eigene Seiten: Wenn die Standardwidgets nicht ausreichen, können Sie die Seite mit einem Custom-HTML-Widget vollständig nach eigenem Entwurf aufbauen, sodass eine Seite bei Bedarf komplett maßgeschneidert werden kann.
• Duplizieren: Eine Seite kann als Ausgangspunkt für die nächste dupliziert werden.
• Anpinnen und Standard: Eine Seite kann an die Navigation angepinnt und eine Standardseite festgelegt werden.
• Seiten pro Nutzer: Mit den neuen Rechten können Sie Nutzer ihre eigenen Seiten bauen und bearbeiten lassen.

Integrationen & Anmeldung

Das Einrichten von Integrationen und Anmeldung haben früher wir für Sie übernommen. Jetzt liegt es im Produkt: Aus einem Arbeitsbereich verwalten Sie Ihre eigenen Integrationen, legen Servicekonten an und konfigurieren Single Sign-on und die übrigen Anmeldeeinstellungen selbst.

• Integrationen in Eigenregie: Verbinden, konfigurieren und verwalten Sie Integrationen direkt in der Lösung, inklusive einer Custom-Integration für ein System, für das wir keinen Standardkonnektor liefern.
• Servicekonten: Legen Sie eigene Servicekonten an und verwalten Sie sie, wobei der bearbeitbare Name vom angezeigten Namen getrennt ist.
• Anmeldung und SSO: Verwalten Sie Single Sign-on, die Microsoft-Anmeldung und die manuelle Anmeldung pro Unternehmen und entscheiden Sie, welche Methoden erlaubt sind. Es kann mehr als ein Microsoft-Tenant verbunden werden, mit einem führenden Tenant für die Raumsynchronisation.
• Health-Status: Ein Status zeigt auf einen Blick, ob eine Integration verbunden ist und funktioniert und ob sie die nötigen Rechte hat, sodass Sie ein Problem erkennen, bevor ein Nutzer darauf stößt.

Wissensdatenbank

Da immer mehr der Plattform auf AI läuft, ist die Wissensdatenbank wichtiger als je zuvor: Ein AI-Assistent, und auch Ihre eigenen Leute, können nur so gut antworten wie die Artikel dahinter. Dieses Release erweitert die Wissensdatenbank, damit Sie diese Artikel scharf halten und sehen, wo sie zu kurz greifen.

• Klügere Suche: Die Artikelsuche sortiert Ergebnisse jetzt nach Relevanz und sucht in Titel, Beschreibung, Tags und Klassifizierungen, wobei Plural- und Beugungsformen berücksichtigt werden. So kommt der richtige Artikel auch dann nach oben, wenn die Formulierung abweicht. Ergebnisse lassen sich nach Klassifizierung filtern.
• Bericht zu Wissenslücken: Suchen, die nichts Brauchbares ergaben, werden erfasst, wobei eine Suche, die gar nichts gefunden hat, von einer unterschieden wird, deren Ergebnis nicht geholfen hat. Schreibvarianten derselben Frage werden zu einer Lücke zusammengeführt und danach sortiert, wie viele Personen darauf gestoßen sind. Pro Lücke sehen Sie, woher die Suche kam, aus dem Artikelpanel oder der globalen Suche, und ein Trend pro Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr zeigt, ob die von Ihnen geschriebenen Artikel greifen. Es ist praktisch Ihre To-do-Liste der zu schreibenden Artikel.
• Feedback zu Artikeln: Leser können einen Artikel bewerten, und das Feedback wird pro Artikel zusammengefasst, sodass Sie sehen, was ankommt und was Arbeit braucht.
• Einblick in die Nutzung: Die Artikelnutzung steht als Spalte in Übersichten bereit, sodass Sie sehen, welche Artikel die Last tragen.

Grundrisse & Desk Booking

Die größte visuelle Änderung in diesem Release: Die Plattform erhält einen Grundriss jeder Etage, und ein Schreibtisch wird darauf buchbar. Räume und Schreibtische zeigen einen Live-Status für den Zeitpunkt, den Sie betrachten, im Buchungsformular, auf einem Wandkiosk und auf dem Grundriss selbst.

• Grundrisse: Zeichnen Sie pro Etage einen Plan mit Raumzonen und platzieren Sie darauf Schreibtische und andere Objekte, verknüpft mit ihren bestehenden Datensätzen. Jeder Raum und jeder Schreibtisch zeigt einen Live-Status für die gewählte Zeit (grün frei, rot belegt, blau ausgewählt), mit Kapazität, Ausstattung und der nächsten Buchung beim Hover.
• Buchen direkt im Plan: Im Buchungsformular steht neben der Liste eine Grundrissansicht. Klicken Sie auf eine freie Fläche, und die Buchung füllt sich, mit denselben Regeln, Einschränkungen und Öffnungszeiten wie überall sonst.
• Desk Booking: Ein Schreibtisch ist jetzt ein buchbares Objekt neben Räumen, mit Typ (fest, flex oder Fokus), Kapazität, Ausstattung und Zone. Reservieren Sie einen für einen ganzen oder halben Tag, was die Tür zu Neighbourhood Booking und Belegungseinblicken öffnet.
• Grundriss-Kiosk: Derselbe Grundriss läuft im Vollbild auf einem Wandtablet oder Display, im Empfang und auf jeder Etage. Wählen Sie ein Gebäude und eine Etage, und jeder Raum und jeder Schreibtisch ist live farblich codiert, mit laufenden Summen, Filtern für Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung sowie einem Zeitschieber. So sieht jede vorbeikommende Person, was frei ist, und findet sich zurecht, ohne sich anzumelden.

Workplace

Neben dem Grundriss wächst auch der Rest des Buchungserlebnisses zusammen: Serientermine werden nativ verarbeitet, die Verfügbarkeit wandert in wiederverwendbare Regeln, und eine lange Liste von Verfeinerungen betrifft, wie eine Buchung entsteht und abgerechnet wird.

• Wiederkehrende Reservierungen: Eine Serie wird nativ verarbeitet statt über den Kalenderanbieter. Sie kann als ganze Serie oder pro Termin bearbeitet werden, und Verschiebungen, Ausnahmen und Absagen werden mit Microsoft abgeglichen statt dupliziert.
• Verfügbarkeitsregeln: Die Verfügbarkeit wandert vom einzelnen Objekt in wiederverwendbare Regeln. Eine Ressource kann mehrere Regeln gleichzeitig tragen, jede auf bestimmte Nutzergruppen begrenzt, mit eigener minimaler und maximaler Vorlaufzeit, plus Regeln für den Fall ohne Standort und für externe Räume.
• Buchungsvorlagen: Ein Administrator kann das Buchungsformular pro Vorlage gestalten, inklusive Custom Fields auf der Buchung selbst, gruppiert in eigene Abschnitte und Tabs, plus Finanzbezeichnungen pro Vorlage und Datumsoptionen, die auf der Vorlage festgelegt werden.
• Outlook-Add-in und Chrome-Erweiterung: Das Outlook-Add-in und die Chrome-Erweiterung für Google Workspace wurden erneuert und folgen jetzt der Arbeitsweise der Web-App. Einstellungen, die auf der Buchungsvorlage festgelegt sind, gelten dort jetzt ebenfalls, und wenn mehrere Buchungsvorlagen vorhanden sind, wählen Sie zuerst die Vorlage und legen dann die Buchung an.
• Auf- und Abbauzeit: Ein Raum kann einen Puffer für Auf- und Abbau haben, der als belegte Zeit zählt, sodass angrenzende Buchungen nicht mit Vorbereitung oder Aufräumen kollidieren, mit einer Abweichung pro Buchung.
• Freigabe über Signage pro Typ: Pro Reservierungstyp steuern Sie, ob eine Buchung automatisch freigegeben wird, wenn niemand eincheckt, damit eine geplante Sperrung oder Wartungsbuchung nicht mitten drin freigegeben wird.
• Buchungsquelle und No-Show: Jede Buchung erfasst, wo sie erstellt wurde (Web, Mobil, Outlook, Google, Signage, Kiosk oder Integration), und wird als No-Show markiert, wenn sie ohne Check-in endet, mit konfigurierbarer Kulanzzeit.
• Mobile App: Reservierungen lassen sich unterwegs in der mobilen App verwalten, mit Buchungsformular, Verfügbarkeit, Wiederholung, Services und Check-in.
• Mehrere Bilder: Ein Raum oder eine Fläche kann mehrere Bilder statt eines einzigen haben.
• Stundenpreise: Ein stundenweise abgerechneter Raum nutzt den Raumpreis als Satz, mit Abrechnung auf dynamisch; die separate Tarifkonfiguration ist entfallen.
• Störungsmeldung: Eine Störung kann direkt über die Signage gemeldet werden.
• Eco-Score: Ein Produkt kann einen Eco-Score haben, verfügbar als Spalte und Filter in Übersichten.
• Katalogreihenfolge: Die Reihenfolge des Katalogs ist einstellbar, sodass Optionen mit geringerer Auswirkung zuerst erscheinen.

Analytics

Ein neues Analytics-Modul macht aus operativen Daten kuratierte Dashboards, aufgebaut um die Fragen, die Führungskräfte wirklich stellen, statt um eine leere Diagrammfläche.

• Kuratierte KPIs über Module hinweg: Fertige KPIs für Tickets, Aufgaben, Buchungen, Assets und Configuration Items, etwa offener Backlog, Zeit bis zum Abschluss, SLA-Verletzungen, überfällige Aufgaben, Raumbelegung und No-Show-Quote.
• Zeit im Status: Eine Dauer-Ebene liest das Änderungsprotokoll, um zu messen, wie lange ein Datensatz in jedem Status lag, inklusive Alterung, sodass “wie lange hat das gewartet” eine berichtsfähige Zahl wird.
• Benchmarks: Vergleichen Sie eine KPI mit einer früheren Periode, einem anderen Team oder Gebäude oder einem Branchen-Benchmark und markieren Sie eigene KPIs.
• Reichere Widgets: KPI-Karten, Sparklines, Trend- und Vergleichsdiagramme und eine Heatmap, plus das Custom-HTML-Widget, um daraus eine Seite zu bauen.
• Validierung: Dimensionskombinationen werden validiert, sodass eine ungültige gemeldet wird, statt erst zur Laufzeit zu scheitern.

Ticketing & Aufgaben

Ticketing und Aufgaben erhalten einen Weg, Tickets direkt aus E-Mails anzulegen und aus einem Ticket heraus einen verknüpften Folgedatensatz anzulegen, und Aufgaben lassen sich leichter miteinander verknüpfen.

• Eingangs-E-Mail-Kanäle: Ein Eingangs-E-Mail-Kanal empfängt Mails unter einer eigenen Adresse, sodass Ihre Automations auf eingehende Mails reagieren können, etwa indem sie ein Ticket anlegen. Jeder Kanal bringt seine eigene Adresse und ein eigenes Token mit, akzeptiert auf Wunsch nur Mails von bekannten oder authentifizierten Absendern und ist pro Stunde begrenzt, damit eine Mailbox-Schleife die Warteschlange nicht überflutet.
• Aufnahme über eine Vorlage: Legt eine Automation aus einer eingehenden E-Mail ein Ticket an, dann geschieht das auf Basis einer gewählten Ticketvorlage: Die eigenen Felder der Vorlage werden gefüllt, und wo ein Feld vom Anfragenden abgeleitet wird, werden sinnvolle Standardwerte vom Absender übernommen.
• Antworten im richtigen Thread: Eine Antwort auf eine Benachrichtigungsmail landet wieder am Datensatz, von dem sie kam, für jede Entität und nicht nur für Tickets.
• Folgedatensatz aus einem Ticket anlegen: Eine Schaltfläche im Kopf des Tickets legt den Datensatz an, den das Ticket verlangt, und verknüpft beide sofort miteinander: einen Change, der es löst, ein Problem, das es verursacht, eine Aufgabe dazu oder ein weiteres Ticket, das damit zusammenhängt. Was das Menü anbietet, richtet sich nach der Art des Tickets: Aus einem Incident legen Sie einen Change und ein Problem an, aus einem Service Request oder einem Problem einen Change. Aufgeführt wird nur, was Sie anlegen dürfen und wofür eine aktive Vorlage vorhanden ist.
• Aus dem Ursprungsticket vorbefüllt: Der neue Datensatz öffnet sich mit einer Vorlage dieser Art und überspringt die Vorlagenauswahl, wenn es nur eine gibt. Titel, Beschreibung, Klassifizierung, Standort und Organisation des Ursprungstickets werden übernommen, hinter einem Schalter, den Sie ausschalten können. Werte, die die gewählte Vorlage festlegt oder selbst ableitet, bleiben der Vorlage überlassen, und sobald Sie speichern, führen beide Datensätze einander unter den verknüpften Tickets auf.
• Abhängigkeiten und Verknüpfungen von Aufgaben: Eine Aufgabe kann auf eine andere warten, und Aufgaben können zwischen Datensätzen verknüpft werden, wobei Unteraufgaben von der übergeordneten Aufgabe aus sichtbar sind.
• Vollständiges Aufgaben-Popup: Das Seitenpanel der Aufgabe wird durch ein vollständiges Popup ersetzt, das alle Informationen der Aufgabe an einer Stelle bündelt.
• Inline-Bearbeitung: Aufgabenübersichten unterstützen Inline-Bearbeitung, sodass Sie Werte direkt aus der Liste ändern, ohne die Aufgabe zu öffnen.
• Eigene Felder auf Aufgaben: Eine Aufgabenvorlage kann eigene Fragen enthalten, eingerichtet im selben Fragen-Builder wie die anderen Vorlagen. Die Felder erscheinen auf der Aufgabe und im Formular zum Anlegen, und eine Automation, die eine Aufgabe anlegt, kann sie ausfüllen, berechnete Datumsangaben eingeschlossen.
• Eine Vorlage, die weiß, was fehlt: Wird eine Aufgabe aus einer Vorlage angelegt, prüft das System zuerst die Vorlage. Lässt sich alles füllen, entsteht die Aufgabe mit einem Klick. Fehlt noch etwas Pflichtiges, ein Feld, das von einem übergeordneten Datensatz abgeleitet wird, den es nicht gibt, oder eine Pflichtfrage ohne Standardwert, öffnet sich das Anlageformular vorausgefüllt, die Lücken markiert und Speichern gesperrt, bis sie beantwortet sind.
• Ihre zuletzt genutzten Vorlagen zuerst: Das Menü Hinzufügen zeigt die fünf Vorlagen, die Sie zuletzt genutzt haben, mit einem Suchfeld darüber, und hält den Rest des Katalogs hinter einem einzigen Eintrag, sodass die passende Vorlage einen Klick entfernt ist.

Custom templates

Ticketvorlagen können jetzt ein eigenes Formulardesign mitbringen, sodass das Formular zum Anlegen eines Tickets dazu passt, wie Ihre Organisation ihre Fragen stellt. Es ändert sich nichts, bis Sie eine Vorlage umstellen; jede Vorlage behält standardmäßig das gewohnte Layout.

• Formular pro Vorlage gestalten: Neben dem Fragen-Builder hat eine Vorlage jetzt einen Custom-Formularmodus: Sie schreiben ein Layout in HTML, und dieses wird zum vollständigen Dialog zum Anlegen, mit eigenen Überschriften, Hilfetexten, Spalten und Breiten.
• Felder bleiben echte Felder: Sie platzieren die Felder und Abschnitte der Vorlage als Slots im Layout, in voller oder halber Breite. Validierung, Pflichtfelder, Rechte und Standardwerte funktionieren genau wie im Standardformular; das Layout bestimmt nur Platzierung und Gestaltung.
• Live-Vorschau: Der Builder zeigt das Formular während der Arbeit neben dem Editor, im hellen Modus, im Dunkelmodus und in Ihrem eigenen Theme.
• AI das Layout schreiben lassen: Das Anweisungspanel bündelt Ihre Vorgaben, die Baurichtlinien und die von Ihnen ausgewählten Felder zu einem einzigen Prompt, den Sie in einen beliebigen AI-Assistenten kopieren und dessen Ergebnis Sie anschließend zurück einfügen.
• Wissensdatenbank im Formular: Vorgeschlagene Artikel können im Formular selbst erscheinen, sodass eine passende Antwort schon sichtbar wird, während der Anfragende noch tippt.
• Jederzeit zurückschalten: Schalten Sie das Custom-Formular aus, kehrt die Vorlage zum Standardlayout zurück. Denselben Builder gibt es auch für Asset-, Configuration-Item- und Wissensdatenbank-Vorlagen.

AI

Die Gfacility AI wird leistungsfähiger und offener.

• Mehrere Anbieter parallel: Nutzen Sie mehr als einen AI-Anbieter in derselben Umgebung, statt an einen gebunden zu sein.
• Neuere Modelle: Unterstützung für die neuesten Modelle, mit einem Kontextfenster von bis zu 1.000.000 Token für deutlich größere Eingaben.
• Mehr Kontrolle über die Nutzung: Zusätzliche Optionen, um die AI-Nutzung unternehmensweit und pro Nutzer zuzuweisen und zu begrenzen.
• MCP, in beide Richtungen: Verbinden Sie externe Tools über MCP mit der Gfacility AI, und nutzen Sie Gfacility selbst als Tool in externen AI-Assistenten.

Inspektionen & Wartung

Facility Operations erhält strukturierte Gebäudeinspektionen und wiederkehrende Wartungspläne, die gemeinsam in den mehrjährigen Wartungsplan einfließen.

• Inspektionen: Eine strukturierte Inspektion mit Mängelerfassung, inklusive Detailfeldern pro Mangel.
• Zustandsbewertungen: Mängel werden nach NEN 2767 bewertet und der Zustand wird am Configuration Item gehalten, sodass der aktuelle Zustand eines Assets auch außerhalb der Inspektion sichtbar ist.
• Wartungsmaßnahmen: Erfasste Maßnahmen bilden die Grundlage für die mehrjährige Wartungsplanung.
• Wartungspläne: Wiederkehrende vorbeugende Wartung für Assets und Configuration Items. Ein Plan wählt seine Datensätze manuell oder über Bedingungen aus, wiederholt sich nach einem Datumsmuster, nach einem Zählerstand oder nach einem gemessenen Zustand und erzeugt die Aufgaben, die zu jedem Termin gehören. Blackout-Fenster halten geplante Arbeiten aus den Zeiträumen heraus, die Sie sperren.
• Mehrjahresplan (MJOP): Die Mehrjahresprognose entsteht aus den erfassten Maßnahmen und den Wartungsplänen und umfasst Assets ebenso wie Configuration Items.

Space Forecasting

Erfassen Sie, wie Flächen über die Zeit genutzt werden, und modellieren Sie, was als Nächstes passiert, auf Basis Ihrer eigenen Daten statt einer Tabelle.

• Snapshots: Fläche und Personalzahl werden über die Zeit erfasst und liefern eine echte Basislinie für die Planung.
• Szenarien: Modellieren Sie einen Umzug, Wachstum oder eine Reorganisation anhand von Positionen pro Team oder Abteilung, verglichen mit den erfassten Snapshots.

Meine Bürotage

Teams und Einzelpersonen planen, an welchen Tagen sie im Büro sind.

• Regeln für Bürotage: Ein Team veröffentlicht ein wiederkehrendes Muster für Bürotage, das im Voraus in konkrete Tage umgesetzt wird.
• Anwesenheit: Die Anwesenheit wird aus dem Muster prognostiziert und von der Person bestätigt, wobei die tatsächliche Anwesenheit pro Tag erfasst wird.
• Kalendersynchronisation: Optional pro Nutzer, sodass Bürotage in Outlook oder Google Kalender als Arbeitsort erscheinen.

Organisationsbezogene Rolle

Der Zugriff auf einen Datensatz war bisher nahezu binär. Entweder hatte jemand eine der drei engen Rollen darauf (Ersteller, zugewiesen an oder Watcher), oder er hatte keine Rolle, und dann galt das, was “keine Rolle” gewährt, in seinem gesamten Organisationsbereich. Für die meisten Kunden ist der Schritt von nichts zu allem zu groß, daher ergänzt dieses Release eine Ebene dazwischen.

• Eine konfigurierbare Rolle: Ein Administrator legt fest, was die Rolle darf (lesen, bearbeiten, abschließen, neu zuweisen, Finanzen anpassen und so weiter), statt aus einem festen Set zu wählen.
• An das Profil gebunden: Die Rolle bindet an zwei Felder am Nutzer. Die primäre Organisation ist der Standardgeltungsbereich, und Organisationen mit Zugriff listet die weiteren Organisationen auf, die der Nutzer erreichen kann; die Rolle kann sich dorthin erstrecken oder außen bleiben.
• Produktweit: Eine Konfiguration deckt jedes Objekt ab, das heute Rechte trägt: Reservierungen, Assets, Configuration Items, Tickets, Aufgaben und Services.
• Neben den bestehenden Rollen: Ersteller, zugewiesen an, Watcher und keine Rolle bleiben genau wie sie sind; dies steht daneben und ersetzt sie nicht.

Ein typischer Einsatz ist ein Servicekoordinator, der jedes Ticket innerhalb einer Organisation übernehmen und neu zuweisen können muss, aber aus den anderen Organisationen heraushalten soll.

Sonstiges

• Angepinnte Spalten: Eine Spalte kann angepinnt werden, sodass sie im Blick bleibt, während Sie den Rest einer Liste seitlich scrollen.
• Ansichtseinstellungen an einer Stelle: Die Auswahl der Spalten und der Wechsel des Ansichtstyps sind aus der Aktionsleiste in die Ansichtseinstellungen gewandert, sodass alles, was das Aussehen einer Liste bestimmt, beisammen liegt.
• Rechte: Group-Rechte können nebeneinander verglichen werden.
• Übersetzungen: Konfigurationsdaten wie Status, Typen und Bezeichnungen können über die Oberfläche übersetzt werden, mit Import, Export und einer Zählung pro Sprache.
• Vorlagen: Vorlagen können nebeneinander verglichen werden.
• Guided Tours: Tours im Produkt werden pro Nutzer erfasst, sodass eine Tour nicht zweimal erscheint.
• Anhänge: Anhänge zeigen jetzt Thumbnails.
• Ankündigungen: Ankündigungsbanner, die ein Nutzer schließen kann.
• Scheduler: Live-Updates über WebSockets und konfigurierbare Spalten in der Zeitleiste.

API-Änderungen

Dieses Release ergänzt viel und nimmt einiges heraus. Nutzen Sie die API direkt, prüfen Sie zuerst die Breaking Changes.

Entfernte Endpoints:

• Die History-Endpoints pro Modul sind durch einen ersetzt. POST {task}/history, GET {ticket}/history, POST {asset}/history, POST {product}/history, POST {knowledgebase}/history, das Configuration-Item POST /history, POST {deletedEvent}/history, POST {deletedEvent}/history/users und GET meeting/{event}/history sind alle entfernt. Nutzen Sie stattdessen GET change-log, abgesichert durch can:changeLog.list.
• Verfügbarkeit pro Modell ist ersetzt. GET und PATCH availability-rules/{modelType}/{modelId} sind entfernt, zugunsten der Availability-Rule-Ressource unten.
• Die Endpoints für die AI-Nutzung sind ersetzt. GET ai/usage, GET ai/{type}/{id}/usage und GET ai/{type}/{id}/usage-list sind entfernt, zugunsten von ai/usage/system und ai/billing/usage weiter unten.
• Dashboard-Abschnitte sind keine eigene Ressource mehr. Die Ressource dashboards/templates/sections ist entfernt; die Abschnitte einer Seite werden über die Seite selbst verwaltet.

Geänderte Rechte (gleiche URL, anderes Recht):

• Dashboard-Vorlagen wechseln von einem pauschalen Recht zu Rechten pro Datensatz: dashboardTemplate.list wird dashboardTemplate.browse im Index und dashboardTemplate.view,template in der Detailansicht, und Aktualisieren, Duplizieren und Löschen binden jetzt die Vorlage (...update,template, ...duplicate,template, ...delete,template). Duplizieren nutzt nicht mehr create.
• Der Grundriss-Editor wechselt von can:locations.update zu can:viewMap, und ein neues GET locations/booking-floors ist durch can:viewBookingFloors abgesichert.
• Das Duplizieren einer Einschränkungsregel benötigt jetzt can:restrictionRule.duplicate.
• Zeiterfassungen binden den Eintrag selbst, sodass Aktualisieren und Löschen auf can:taskTimeEntry.update,task,timeEntry (und das Ticket-Äquivalent) auflösen statt nur auf den übergeordneten Datensatz.
• Tabs, Abschnitte und Zuordnungen von Custom Fields sind jetzt berechtigungspflichtig. POST, PATCH und DELETE auf custom-fields/tabs, custom-fields/sections und custom-fields/attributes/assign verlangen can:customField.assign; vorher trugen sie kein Recht.
• Die Vorlagenreihenfolge verlangt jetzt can:template.update,template auf PATCH templates/{template}/sequence; das Umsortieren war vorher ungeschützt.
• Die AI-Kontextsuche verlangt jetzt can:ai-context.list auf GET ai/context/search; vorher war sie ungeschützt.

Geänderte Felder:

• Wiederholung umbenannt. Bei Events wird recurrence_type zu recurrence_external_type (die Serienrolle von Microsoft oder Google), neben neuen Feldern für native Wiederholung. Clients, die recurrence_type lesen, müssen wechseln.
• Tariffelder am Standort entfernt. charge_type und charge_hours sind entfallen; der Satz eines stundenweisen Raums ist das Feld price mit dynamischer Abrechnung.
• Standortbild ersetzt. Das einzelne Feld image weicht der Attachments-Sammlung, sodass ein Standort mehrere Bilder tragen kann; lesen Sie das Hauptbild aus dem Display-Attachment.
• Die Produktabrechnung ist ein Enum (fixed | dynamic), Werte außerhalb dieses Sets werden auf fixed normalisiert, und ein neues Feld eco_score steht bereit.
• Die Vorlaufzeit wandert. Die Felder before / after pro Objekt liegen jetzt auf der Verfügbarkeitsregel als minimale und maximale Vorlaufzeit.
• Dashboard-Vorlagen erhalten created_by und allow_duplicate.
• Fehlermeldungen bleiben übersetzt (i18n), werten Sie daher Fehlercodes aus statt englischer Texte.

Aktualisierte Endpoints:

• Listenantworten können jetzt Spalten pro Nutzer weglassen. Mehrere Module erhielten Leserechte auf Feldebene ({module}-organization-read, {module}-organizer-read, {module}-visitor-past-read, {module}-visitor-future-read, {module}-inspection-read), und Listen-Endpoints entfernen diese Spalten bei Nutzern ohne das Recht. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Spalte vorhanden ist, nur weil sie es im letzten Release war.
• Aggregierte Spalten sind filterbar. Spalten aus einem gruppierten Join (Workgroups, zugewiesene Personen, Klassifizierungen, Tags und Ähnliches) lassen sich jetzt direkt filtern. Ein Filter darauf schlug vorher fehl oder entfernte stillschweigend die Zeilen, über die das Aggregat lief, sodass ein Datensatz mit mehreren Werten auf den gefilterten Wert zusammenfiel; diese Filter treffen jetzt den Datensatz und liefern weiterhin die vollständige Menge.
• Neue filter- und sortierbare Spalten wurden über die bestehenden Listen-Endpoints ergänzt (Events, Configuration Items, Standorte, Produkte, Assets, Wissensdatenbank, Buchungen, Catering, Finanzen, Groups, Organisationen und Filter), sodass gespeicherte Ansichten und Grid-Filter mehr Material haben.
• Übersichten beschneiden nach den angefragten Spalten. Senden Sie die Spalten, die Sie wirklich anzeigen, über visibleColumns[]; eine Anfrage, die alles verlangt, lässt das Backend bei jedem Abruf jedes Custom Attribute und jedes gruppierte Aggregat auflösen.
• Einschränkungsregeln begrenzen den Routenparameter jetzt auf numerische IDs, sodass eine nicht numerische ID nicht mehr auflöst.
• Auto-Release der Signage nutzt einen anderen Handler. POST auto-release löst jetzt die Auto-Release-Aktion aus statt der Check-out-Aktion, passend zur oben beschriebenen Freigabe pro Typ. Die URL ist unverändert, das Verhalten nicht.

Neue Endpoints:

• Automations: automation-rules mit vollem CRUD plus {rule}/toggle, {rule}/test, {rule}/runs und einem tenant-weiten runs. Aktionen umfassen set-price und delete-record.
• Verfügbarkeitsregeln: eine vollständige Ressource (index, name-listing, show, update, duplicate, delete) plus Regeln pro Modell (GET/PATCH {modelId}) und DELETE {rule}/{modelType}/{modelId}, um ein Objekt zu lösen.
• Änderungsprotokoll: GET change-log, der einzige Historien-Feed für jedes Modul.
• Desk Booking: desk-booking/upcoming, check-in, {bookingRoom}/check-out und {bookingRoom}/extend, plus GET locations/{location}/desk-qr.
• Inspektionen und Wartung: inspection (CRUD + listing), maintenance-measure (CRUD), mjop/forecast und ein export/inspections-Endpoint.
• Space Forecasting: space-forecast/calculate, space-snapshots, space-portfolios, space-collaboration, und space-scenarios mit CRUD, compare, duplicate, export, accuracy und pro Position update / reset.
• Bürotage, Teams und Anwesenheit: teams (CRUD, mine, invites, join, leave, members, nudge, attendance, insights), attendance-intents (mine, overview, setMine, calendar-opt-in, user), office-day-rules/mine und presence-events.
• AI: ai/plan (CRUD, tenant-settings, groups, Zuweisung an Group oder Nutzer), ai/quota, ai/billing/usage und ai/usage/system.
• Sicherheit: security/audit-logs, security/blocked-accounts, security/unblock und security/sign-out-all.
• Floor Kiosk: floor-kiosk mit list, create, show, update und delete.
• Wissensdatenbank: Lückenberichte (gaps, gaps/trend, gaps/variants, abgesichert durch das neue Recht knowledgebase.gaps), search-miss, plus pro Artikel usage und feedback (mit feedback/summary).
• Eingehende E-Mail: inbound-email-channels (CRUD, name-list, rotate-token, {channel}/emails), die pro Kanal token-authentifizierte Mails annimmt, begrenzt pro Stunde, damit Automations darauf reagieren können. Die send-email-Aktion kann ihre Absenderadresse wählen.
• Buchungsvorlagen: pro Vorlage finkeys (list, reorder, update) und eigene sections, wobei Attribut-Tabs und Abschnitte durch can:customField.assign abgesichert sind.
• Übersetzungen: Endpoints zum Lesen und Schreiben von Konfigurationsübersetzungen, mit Import, Export und Zählungen pro Sprache.
• Feedback und Ankündigungen: nps (eligibility, dismiss, company-settings, store, update) und Systemankündigungen, die pro Nutzer geschlossen werden können.
• Kleinere Ergänzungen: catalogue-sort/{type} (get und update), GET {event}/series für Serieninformationen, und PATCH user/tour-state.