Varia
Communicatie
E-mailtemplates, notificatie-templates en communicatiesjablonen — alle uitgaande berichten in één plek, met dezelfde merk en tone of voice.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Configuratie · Varia · 7.1
De Communicatie-module beheert alle uitgaande berichten van Gfacility: e-mailtemplates (ticket-update, boekingsbevestiging, bezoekersuitnodiging), notificatie-templates (Teams, push), en communicatiesjablonen voor reactie-blokken die behandelaars kunnen inzetten. Eén plek voor copy, één toon, één huisstijl.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Elke afdeling heeft eigen toon"
Templates centraal beheerd → uniforme stem, ongeacht welke werkgroep verstuurt.
"Behandelaar typt elke keer hetzelfde"
Communicatiesjablonen voor veelvoorkomende antwoorden → één klik, tekst ingevoegd, persoonlijke aanvulling mogelijk.
"Vertaling vergeten in non-NL mail"
Per template een variant in elke ondersteunde taal → fallback alleen waar bewust nog niet vertaald.
"Variabelen in mail werken niet"
Placeholders ({{ticketId}}, {{naam}}) worden bij verzending vervangen → geen "Beste {{firstName}}".
De drie template-soorten
E-mail-templates
Uitgaande mails: ticket aangemaakt, status gewijzigd, boekingsbevestiging, no-show-waarschuwing. Met subject, body en variabelen.
Notificatie-templates
Korte berichten voor Teams-channel, mobile-push, browser-banner. Andere lengte, andere stijl dan e-mail.
Communicatiesjablonen
Snippet-tekst die behandelaars kunnen invoegen in ticket-conversaties — "We hebben uw probleem onderzocht…", "Hierbij de oplossing…".
Standaardvariabelen
| Variabele | Wat het invoegt |
|---|---|
| {{user.firstName}} | Voornaam van de ontvanger. |
| {{ticket.id}} · {{ticket.title}} | Ticket-referenties. |
| {{ticket.handler}} | Behandelaar — gebruikt in "Uw ticket wordt opgepakt door X". |
| {{booking.room}} · {{booking.start}} | Boeking-details. |
| {{visitor.host}} | Gastheer van de bezoeker. |
| {{org.name}} · {{org.privacyUrl}} | Organisatie-info voor footers. |
| {{action.link}} | Diep-link naar het object in Gfacility. |
Welke beslissingen ga je nemen?
Eén afzender of meerdere?
Eén ("Service") is overzichtelijk; per dienst ("IT", "FM") geeft helderheid maar vereist meer onderhoud.
Reply-to-strategie
No-reply (strict) of mail-naar-ticket (gemak)? Mail-naar-ticket vraagt mailbox-monitoring.
Goedkeuringsstap voor templates
Communicatie-eigenaar reviewt nieuwe of gewijzigde templates voordat ze live gaan.
Onderhoudsritme
Half-jaarlijkse review of alle templates nog kloppen met huidige toon, huisstijl en footer-verplichtingen.