Google Workspace-integratie

Integraties · Google Workspace · 1.3

De koppeling tussen Gfacility en Google Workspace werkt via één Google-account van jullie organisatie: het integratie-account. Gfacility gebruikt de rechten van dat account om medewerkers, ruimtes en ruimte-agenda’s op te halen en bij te werken. Dat account heeft dus precies de rechten nodig die in dit artikel staan. Ontbreekt er één, dan werkt dat deel van de koppeling niet.

Nog niet zeker welke koppelingen je wilt en in welke volgorde? Begin dan bij Koppelingen met Google, de aanpak.

Hoe werkt het?

De koppeling bestaat uit drie onderdelen. Elk onderdeel zet je apart aan in Gfacility, bij Integraties & Aanmelden → Google Workspace.

Gebruikerssync

Elke nacht haalt Gfacility jullie medewerkers op uit Google Workspace.

• Nieuwe medewerker? Die wordt aangemaakt.
• Gegevens gewijzigd? Naam en telefoonnummer worden bijgewerkt.
• Uit dienst of opgeschort? Wie niet meer in Google staat of is opgeschort, wordt in Gfacility op inactief gezet.

Welke velden worden overgenomen?

Een nieuwe medewerker krijgt de standaardorganisatie en standaardlocatie van jullie omgeving; die kun je daarna in Gfacility aanpassen. De gebruikerssync regelt niet het inloggen. Hij zorgt er alleen voor dat Gfacility jullie medewerkers kent. Inloggen met Google werkt zonder extra instellingen, zie Inloggen bij Gfacility.

Locatiesync

Elke nacht haalt Gfacility de agenda-resources op uit Google Workspace: de vergaderruimtes, met hun gebouw en verdieping. Een gebouw of verdieping die nog niet bestaat, maakt Gfacility zelf aan.

Tip: vul in Google bij elke ruimte het gebouw, de verdieping en de capaciteit in. Wat in Google niet klopt, klopt straks ook in Gfacility niet.

Let op: wijzig je een ruimte in Google, dan zet Gfacility bij de volgende sync ook de omschrijving terug en maakt hij de ruimte weer reserveerbaar. Wil je dat een ruimte met rust gelaten wordt, zet dan in Gfacility de externe sync van die ruimte uit.

Agendasync

De agendasync werkt in twee richtingen:

• Van Gfacility naar Google Agenda. Maak je een reservering in Gfacility, dan staat die ook in de agenda van de organisator, met de ruimte erbij. Wijzig of annuleer je hem, dan gebeurt dat ook in Google Agenda.
• Van Google Agenda naar Gfacility. Verplaats, wijzig of annuleer je die vergadering in Google Agenda, dan past Gfacility de reservering direct aan.
• Ruimte-agenda’s. Gfacility leest ook de agenda’s van de vergaderruimtes. Het planbord en de room displays laten dus ook vergaderingen zien die alleen in Google Agenda zijn geboekt.

Twee soorten agenda’s, twee soorten toestemming:

Goed om te weten:

• Een vergadering die alleen in Google Agenda is geboekt, wordt geen reservering in Gfacility. De ruimte staat wel als bezet.
• Elke nacht controleert Gfacility of er wijzigingen zijn gemist, en haalt die alsnog binnen.

Hoe richt je het in?

Dat gaat in vijf stappen. De eerste drie doe je in Google, de laatste twee in Gfacility.

1. In Google: maak een integratie-account

Maak in de Google Beheerdersconsole (admin.google.com) een apart account aan dat alleen voor Gfacility wordt gebruikt.

• De naam is vrij. Kies iets waaraan een beheerder later ziet waar het voor is, bijvoorbeeld gfacility@jouwbedrijf.nl. Veel organisaties zetten er een voorvoegsel voor dat een systeemaccount aangeeft, zoals srv-gfacility@jouwbedrijf.nl.
• Geen persoonlijk account. Gaat die persoon uit dienst, dan wordt het account verwijderd en stopt de koppeling.
• Met een licentie. Het account moet kunnen inloggen en een eigen agenda hebben.
• Beheer het wachtwoord centraal. Leg wachtwoord en tweestapsverificatie zo vast dat de IT-afdeling er altijd bij kan, ook als degene die het account aanmaakte vertrekt.

2. In Google: geef het account een beheerdersrol

Gfacility leest de medewerkers en ruimtes uit jullie Google-directory. Dat mag alleen een beheerder. Geef het integratie-account daarom in de Beheerdersconsole bij Account → Beheerdersrollen een rol met:

Je kunt een bestaande rol gebruiken of een aangepaste rol “Gfacility” maken met alleen deze rechten.

3. In Google: machtig het account op de ruimte-agenda’s

Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten. Gfacility leest en schrijft de ruimte-agenda’s met de rechten van het integratie-account. Is het account niet gemachtigd op een ruimte, dan staat die ruimte wel in Gfacility, maar komen de afspraken niet door.

Geef het account op elke ruimte-agenda het recht Wijzigingen in afspraken aanbrengen. Daarmee mag het afspraken bekijken, wijzigen en verwijderen.

4. In Gfacility: koppel het account

Blokkeert jullie Google-beheer onbekende apps? Dan verschijnt er in stap 5 een melding dat de app geblokkeerd is. Laat de Google-beheerder Gfacility dan eerst toestaan bij Beveiliging → Toegang en gegevensbeheer → API-beheer.

5. In Gfacility: zet de onderdelen aan

Ga in Gfacility naar Integraties & Aanmelden → Google Workspace (dezelfde pagina als in stap 4). Zet onder Synchronisaties de schakelaars aan, in deze volgorde:

1. Gebruikers. Eerst, want medewerkers moeten bestaan voordat ze kunnen reserveren.
2. Ruimtes. Staan er al gebouwen en verdiepingen in Gfacility? Zorg dan dat de namen gelijk zijn aan die in Google, anders komen ze dubbel binnen.
3. Agenda’s. Als laatste, want de agendasync werkt alleen voor ruimtes die al in Gfacility staan.

Wil je niet wachten tot de nacht? Klik bij gebruikers of ruimtes op de link om meteen handmatig te synchroniseren.