Vragenlijst
Communicatie & merkbeleid
Tone of voice, huisstijl, talen, afzendernamen en handtekeningen voor alle systeemberichten — van uitnodigingsmail tot ticketupdate tot kioskscherm. Eén consistente stem, niet zeven losse.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.9
Waarom dit nu
Mensen ervaren je organisatie via tientallen kleine berichten per week. Eén mail van “Acme Facility” in zakelijk Engels, één van “Bedrijfsservice” in flowery Nederlands, één van een persoonlijk Outlook-adres met cursief — de gebruiker voelt het verschil, ook al kan hij niet benoemen wat hapert. Communicatiebeleid is geen marketing; het is operationele consistentie.
Wat lever je op?
Talenstrategie
Welke talen ondersteun je, welke is fallback, hoe detecteer je voorkeur van de gebruiker?
Tone of voice-gids
Formeel/informeel, je/u, korte/lange zinnen — met voorbeelden voor cruciale templates.
Huisstijl-assets
Logo (light/dark), kleuren, fonts (web-safe), header- en footer-bestanden.
Afzender- & handtekeningstandaard
From-naam, antwoordadres, footer met juridische verplichtingen.
Kernvragen
- 1Welke talen ondersteun je actief in mails, app en kiosk? Welke is fallback als de voorkeur ontbreekt?
- 2Taaldetectie — op basis van browser, gebruikersprofiel, locatie, of altijd dezelfde standaard? Wat voor externe bezoekers en leveranciers?
- 3Tone of voice — formeel ("u") of informeel ("je")? Wat is de baseline en waar mag het meer casual zijn (kiosk, kortere meldingen)?
- 4Afzendernaam — één centrale (bv. "Acme Service"), per module ("Acme Facility", "Acme IT") of per dienst-eigenaar? Welk antwoordadres?
- 5E-maildomein & deliverability — verstuur je via je eigen domein (SPF/DKIM/DMARC ingericht) of via Gfacility-domein? Wie beheert DNS?
- 6Huisstijl — logo (light + dark + favicon), primaire en accentkleur, body-font, header- en footer-blok? Welke assets staan klaar in welk formaat?
- 7Mail-handtekening & footer — verplichte elementen (KvK, btw, disclaimer, privacy-link, uitschrijflink voor optional comms)?
- 8Toonregels per scenario — bezoekersuitnodiging (warm), ticket-resolved-mail (zakelijk + dankbaar), no-show-waarschuwing (vriendelijk dwingend), major-incident (kort + feitelijk)?
- 9Vertaalbeheer — wie vertaalt nieuwe templates, met welke review-cyclus? Eén translation-eigenaar of crowdsourced via locale-coaches?
- 10Goedkeuringspoort voor nieuwe of gewijzigde templates — wie tekent (Communicatie, Legal, dienst-eigenaar)?
Template — Templatematrix
| Template | Talen | Afzender | Tone | Variabelen | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|---|
| Bezoekersuitnodiging | NL, EN, FR | Acme Reception | Warm, "u" | Gast, gastheer, datum, locatie, QR | Receptie |
| Ticket aangemaakt | NL, EN | Acme Service | Zakelijk, "je" | Tk-id, titel, prio, SLA | Service Manager |
| Ticket resolved | NL, EN | Acme Service | Dankbaar + CSAT-link | Tk-id, oplossing, CSAT-url | Service Manager |
| No-show-waarschuwing | NL, EN | Acme Workplace | Vriendelijk dwingend | Boeking, zaal, tijd | FM |
| Major incident-update | NL, EN, FR | Acme Service | Feitelijk, kort | Status, ETA, contact | CIO / Comms |
| … | … | … | … | … | … |