Erweiterte Automatisierungen

Konfiguration · Automatisierung · 9.2.1

Eine einfache Regel löst einmal aus und ist fertig: Trigger, Bedingungen, ein paar Aktionen. Die Engine kann sehr viel mehr. Schritte können gleichzeitig laufen, ein Wartepunkt kann den Rest der Regel für Stunden oder Wochen halten, eine Bedingungsschleuse kann den Normalfall von der Ausnahme trennen, und ein Zweig pro Datensatz kann jede erstellte Aufgabe durch ihr eigenes Leben begleiten. Genau das macht aus einer Regel einen Prozess: eine Definition, die an Tag eins beginnt und sich drei Wochen später still selbst beendet.

Diese Seite erklärt jede dieser Optionen. Wenn Sie noch keine einfache Regel gebaut haben, beginnen Sie mit Automatisierungen; wenn Sie die Optionen zu echten Prozessen kombiniert sehen möchten, machen Sie mit Use Cases für Automatisierungen weiter.

Zwei Sichten auf eine Regel: Editor und Diagramm

Beide Sichten bearbeiten dieselbe Regel, beim Wechseln geht also nichts verloren. Eine gute Gewohnheit für alles mit Zweigen: im Editor bauen, dann das Diagramm lesen und prüfen, ob die Zeichnung dem Prozess entspricht, den Sie im Kopf hatten. Hängt ein Schritt am falschen Zweig, sehen Sie das dort in Sekunden.

Wann startet ein Schritt?

Jeder Schritt, den Sie hinzufügen, bekommt einen von zwei Startmodi. Die Auswahl fragt ausdrücklich danach:

Parallele Spuren sind der Weg, mit einer Regel mehrere Abteilungen gleichzeitig zu bedienen: Eine IT-Spur, eine HR-Spur und eine Facility-Spur erstellen jeweils ihre eigenen Aufgaben und warten auf ihre eigenen Leute, und keine blockiert die anderen. Ein Zusammenführungsschritt (siehe unten) ist die Stelle, an der die Spuren wieder zusammenkommen.

Bedingungsschleusen

Der Schritt Bedingung ist eine Schleuse mitten im Ablauf: nur weiter, wenn die Kriterien passen. Passen sie nicht, werden die Schritte hinter der Schleuse übersprungen und die Ausführungshistorie vermerkt bei jedem von ihnen “durch einen früheren Bedingungsschritt gestoppt”, damit Sie immer sehen, welche Schleuse geschlossen hat.

Zwei Eigenschaften machen Schleusen präzise:

• Eine Schleuse hält nur ihren eigenen Pfad. Innerhalb eines Zweigs oder einer Spur schleust sie diesen Zweig; auf dem Hauptpfad schleust sie alles darunter. Das Diagramm zeichnet genau, was sie hält.
• Eine Schleuse ist augenblicklich. Sie prüft den Datensatz so, wie er in diesem Moment ist, und geht weiter. Wenn Sie darauf warten wollen, dass der Datensatz etwas wird, ist das ein Wartepunkt, keine Schleuse.

Nutzen Sie eine Schleuse, wo ein Prozess sich an bereits vorhandenen Daten gabelt (“ist das ein externer Besucher?”); nutzen Sie Bedingungen pro Schritt, wenn nur ein Schritt optional ist; nutzen Sie einen Wartepunkt, wenn die Antwort noch nicht existiert.

Wartepunkte: vier Arten

Ein Schritt Warten hält alles darunter, bis etwas passiert. Es gibt vier Arten, und der Editor bietet nur die an, die an dieser Stelle sinnvoll sind.

Zeitlimits

Jeder Wartepunkt kann ein Zeitlimit tragen: aufgeben nach so vielen Stunden oder Tagen, und dann entweder die Schritte darunter trotzdem ausführen oder die Regel stoppen. Ohne Limit wartet ein Aufgaben-Wartepunkt oder ein Moment einfach so lange, wie es dauert; ein Wartepunkt auf eine Datensatzänderung ist als Sicherheitsnetz auf ein Jahr begrenzt, und ein Wartepunkt, der an dieser Grenze abläuft, macht nie so weiter, als wäre die Änderung eingetroffen.

Nutzen Sie “die Schritte darunter trotzdem ausführen” für Eskalationen (“ist die Aufgabe nach drei Tagen nicht fertig, den Manager mailen und weitermachen”) und “die Regel stoppen” für Angebote, die verfallen.

Ein Wartepunkt, oder ein Zweig pro Datensatz

Ein Wartepunkt, der mehrere Datensätze beobachtet, gibt normalerweise einmal frei, wenn sich alle geändert haben. Stellen Sie ihn auf einen eigenen Zweig pro Datensatz um, eröffnet die Regel stattdessen einen Zweig pro passendem Datensatz, und jeder führt die Schritte darin gegen diesen Datensatz aus. Zehn Aufgaben, zehn Zweige, jeder hinter seinem eigenen Bearbeiter her. Der Zusammenführungsschritt ist der Weg, sie wieder einzusammeln. Zweige können bis zu drei Ebenen tief verschachtelt werden.

Ausstehende Aufgaben: der Prozess ist ab Tag eins sichtbar

Wenn eine Regel an einem Wartepunkt aussetzt, werden die Schritte Aufgabe erstellen unter dem Wartepunkt nicht unsichtbar aufgeschoben. Die Aufgaben werden sofort als ausstehend erstellt: Sie erscheinen am Datensatz mit allem Ausgefüllten, damit alle den gesamten weiteren Prozess sehen. Eine ausstehende Aufgabe kann nicht bearbeitet oder abgeschlossen werden, bis ihre Schleuse freigibt, ihr Bearbeiter wird erst bei der Aktivierung benachrichtigt, und ihre SLA-Uhr startet ebenfalls erst bei der Aktivierung.

Zwei Konsequenzen, die man kennen sollte:

• Eine ausstehende Aufgabe zu löschen ist der Notausgang. Ändert sich ein Plan, löschen Sie die ausstehende Aufgabe; alles, was von ihr abhing, fällt mit ihr weg, statt unter einer zerbrochenen Kette zu aktivieren.
• Die Regel, die Sie sehen, ist nicht zwingend die Regel, die läuft. Eine ausgesetzte Ausführung trägt eine eingefrorene Momentaufnahme ihrer restlichen Schritte, das Bearbeiten oder Löschen der Regel ändert also nie einen Prozess, der bereits unterwegs ist. Die Ausführungshistorie nennt die Version, die tatsächlich gelaufen ist.

Leitern: nur die erste passende Aktion ausführen

Die Regeleinstellung Nur die erste passende Aktion ausführen macht aus den Schritten eine Leiter: Der erste Schritt, dessen Bedingungen passen, läuft, der Rest wird übersprungen. Das ist die natürliche Form für gestaffelte Ergebnisse, etwa eine Stornogebühr, die mehr als eine Woche vorher kostenlos ist, innerhalb einer Woche 50 % und innerhalb von 48 Stunden 100 %: drei Schritte Preis setzen, jeder mit einer engeren Bedingung, der engste zuerst.

Eine Leiter wählt einen Pfad und endet, sie kann daher keine Wartepunkte oder Bedingungsschleusen enthalten; das Formular sagt Ihnen das, wenn Sie es versuchen. Brauchen Sie ein gestaffeltes Ergebnis innerhalb eines längeren Prozesses, geben Sie der Leiter eine eigene Regel.

Wie Regeln zusammenwirken

Es gibt außerdem engineweite Sicherheitsnetze, denen Sie selten begegnen, von denen Sie aber wissen sollten: eine Obergrenze, wie viele Regeln ein Ereignis ausführen darf, eine Obergrenze, wie viele Läufe ein Datensatz pro Tag verursachen darf, und ein Schutzschalter, der eine dauerhaft fehlschlagende Regel deaktiviert. Eine Regel, die auf ihrem eigenen Datensatz handelt, löst sich nicht selbst erneut aus, und Effekte über Datensätze hinweg kaskadieren nur wenige Ebenen tief, zwei Regeln, die aufeinander zeigen, können also nicht endlos kreisen.

Einen Prozess in der Ausführungshistorie lesen

Eine mehrstufige Regel schreibt interessantere Historie als eine einfache. Der Lauf, der auf einen Wartepunkt trifft, vermerkt die Schritte darunter als übersprungen mit dem Grund wartet; jede Freigabe schreibt ihren eigenen Lauf, ein Prozess kann sich also über mehrere Läufe und Wochen erstrecken. Die Gründe sagen Ihnen genau, wo ein Prozess steht:

Der Testlauf versteht Abläufe ebenfalls: Er zeigt, welche Schritte jetzt laufen würden, welche Aufgaben als ausstehend erstellt würden und wo die Regel aussetzen würde, ohne den Datensatz zu berühren.