Automazioni avanzate

Configurazione · Automazione · 9.2.1

Una regola semplice scatta una volta e ha finito: trigger, condizioni, qualche azione. Il motore sa fare molto di più. I passaggi possono essere eseguiti nello stesso momento, un’attesa può trattenere il resto della regola per ore o settimane, un gate condizionale può separare il percorso ideale dall’eccezione e un ramo per record può seguire ogni attività creata lungo la sua vita. È questo che trasforma una regola in un processo: una sola definizione che parte il primo giorno e si conclude da sola tre settimane dopo.

Questa pagina spiega ognuna di quelle opzioni. Se non hai ancora costruito una regola di base, parti da Automazioni; se vuoi vedere le opzioni combinate in processi reali, continua con Casi d’uso delle automazioni.

Due viste di una sola regola: Editor e Diagramma

Le due viste modificano la stessa regola, quindi passando dall’una all’altra non si perde nulla. Una buona abitudine per tutto ciò che ha rami: costruisci nell’Editor, poi leggi il Diagramma e verifica che il disegno corrisponda al processo che avevi in testa. Se un passaggio pende dal ramo sbagliato, lì lo vedi in pochi secondi.

Quando parte un passaggio?

Ogni passaggio che aggiungi riceve una delle due modalità di avvio. Il selettore te la chiede esplicitamente:

Le corsie parallele sono il modo in cui una sola regola serve più reparti insieme: una corsia IT, una corsia HR e una corsia Facilities creano ognuna le proprie attività e attendono le proprie persone, e nessuna blocca le altre. Un passaggio di join (vedi sotto) è dove le corsie si ricongiungono.

I gate condizionali

Il passaggio Condizione è un gate in mezzo al flusso: continua solo quando i criteri corrispondono. Quando non corrispondono, i passaggi dietro il gate vengono saltati e la cronologia di esecuzione registra su ognuno di essi “interrotto da un passaggio condizione precedente”, così vedi sempre quale gate si è chiuso.

Due proprietà rendono i gate precisi:

• Un gate trattiene solo il proprio percorso. Dentro un ramo o una corsia filtra quel ramo; sul percorso principale filtra tutto ciò che lo segue. Il diagramma disegna esattamente ciò che trattiene.
• Un gate è istantaneo. Controlla il record com’è in quel momento e va avanti. Se vuoi aspettare che il record diventi qualcosa, quella è un’attesa, non un gate.

Usa un gate dove un processo si biforca su dati già presenti (“è un visitatore esterno?”); usa le condizioni per passaggio dove è opzionale un solo passaggio; usa un’attesa dove la risposta non esiste ancora.

Attese: quattro tipi

Un passaggio Attendi trattiene tutto ciò che lo segue finché non accade qualcosa. Ce ne sono quattro tipi, e l’editor offre solo quelli che hanno senso in quel punto.

Limiti di tempo

Ogni attesa può portare un limite di tempo: rinuncia dopo un certo numero di ore o giorni, e poi esegui comunque i passaggi sottostanti oppure ferma la regola. Senza limite un’attesa sulle attività o su un momento aspetta semplicemente il tempo che serve; un’attesa su una modifica di record è limitata a un anno come rete di sicurezza, e un’attesa che scade su quel limite non continua mai come se la modifica fosse arrivata.

Usa “esegui comunque i passaggi sottostanti” per l’escalation (“se l’attività non è conclusa in tre giorni, scrivi al responsabile e vai avanti”) e “ferma la regola” per le offerte che scadono.

Una sola attesa, o un ramo per record

Un’attesa che osserva più record normalmente si rilascia una volta, quando sono tutti cambiati. Portala su un ramo separato per record e la regola apre invece un ramo per ogni record corrispondente, e ognuno esegue contro quel record i passaggi che ci metti dentro. Dieci attività, dieci rami, ognuno che sollecita il proprio assegnatario. Il passaggio di join è il modo per raccoglierli di nuovo. I rami possono annidarsi fino a tre livelli di profondità.

Attività in sospeso: il processo è visibile dal primo giorno

Quando una regola si sospende su un’attesa, i passaggi Crea attività sotto l’attesa non vengono rinviati in modo invisibile. Le attività vengono create subito come in sospeso: compaiono sul record con tutto compilato, così tutti possono vedere l’intero processo che li attende. Un’attività in sospeso non può essere modificata né completata finché il suo gate non si rilascia, il suo assegnatario viene avvisato solo all’attivazione e anche il suo orologio SLA parte all’attivazione.

Due conseguenze che vale la pena conoscere:

• Eliminare un’attività in sospeso è la via di fuga. Se un piano cambia, elimina l’attività in sospeso; tutto ciò che dipendeva da essa decade con essa, invece di attivarsi sotto una catena rotta.
• La regola che vedi può non essere la regola che viene eseguita. Un’esecuzione sospesa porta con sé un’istantanea congelata dei passaggi che le restano, quindi modificare o eliminare la regola non cambia mai un processo già in corso. La cronologia di esecuzione indica la versione effettivamente eseguita.

Scale: esegui solo la prima azione corrispondente

L’impostazione della regola Esegui solo la prima azione corrispondente trasforma i passaggi in una scala: viene eseguito il primo passaggio le cui condizioni corrispondono, gli altri vengono saltati. È la forma naturale per gli esiti a gradini, come una penale di annullamento gratuita oltre una settimana prima, al 50% entro una settimana e al 100% entro 48 ore: tre passaggi Imposta prezzo, ognuno con una condizione più stretta, ordinati dal più stretto.

Una scala sceglie un percorso e finisce, quindi non può contenere attese né gate condizionali; il modulo te lo dice se provi. Se ti serve un esito a gradini dentro un processo più lungo, metti la scala in una regola a sé.

Come interagiscono le regole

Ci sono anche reti di sicurezza a livello di motore che incontrerai raramente ma è bene sapere che esistono: un tetto al numero di regole che un singolo evento può eseguire, un tetto al numero di esecuzioni che un singolo record può causare al giorno e un interruttore che disattiva una regola che continua a fallire. Una regola che agisce sul proprio record non si fa scattare di nuovo da sola, e gli effetti tra record si propagano solo per pochi livelli, quindi due regole che si puntano a vicenda non possono girare in tondo per sempre.

Leggere un processo nella cronologia di esecuzione

Una regola con molti passaggi scrive una cronologia più interessante di una semplice. L’esecuzione che incontra un’attesa registra i passaggi sottostanti come saltati con motivo in attesa; ogni rilascio scrive la sua esecuzione, quindi un solo processo può estendersi su diverse esecuzioni nel corso di settimane. I motivi ti dicono esattamente a che punto è un processo:

Anche l’esecuzione di prova capisce i flussi: mostra quali passaggi verrebbero eseguiti adesso, quali attività verrebbero create come in sospeso e dove la regola si sospenderebbe, senza toccare il record.