Automatisering
Geavanceerde automatiseringen
Elke flowoptie van de automatiseringsengine uitgelegd. Laat stappen parallel lopen, pauzeer op een wachtstap, tak af per record, zet een conditiepoort ertussen, voeg de takken weer samen en laat taken in de wacht op het juiste moment actief worden.
Bijgewerkt op 19 aug 2026
Configuratie · Automatisering · 9.2.1
Een eenvoudige regel gaat één keer af en is klaar: trigger, voorwaarden, een paar acties. De engine kan veel meer dan dat. Stappen kunnen tegelijk lopen, een wachtstap kan de rest van de regel uren of weken vasthouden, een conditiepoort kan het gelukkige pad van de uitzondering scheiden, en een tak per record kan elke aangemaakte taak door haar eigen leven volgen. Dat is wat een regel tot een proces maakt: één definitie die op dag één begint en zichzelf drie weken later stil afmaakt.
Deze pagina legt al die opties uit. Heb je nog geen basisregel gebouwd, begin dan bij Automatiseringen; wil je de opties gecombineerd zien in echte processen, ga dan verder met Automatisering use cases.
Twee weergaven van één regel: Editor en Diagram
Editor
Een genummerde stappenlijst die je van boven naar beneden invult. Het beste voor het schrijven van de inhoud van stappen: ontvangers, veldwaarden, taakdetails, criteria.
Diagram
Dezelfde regel als flowchart: de trigger links, elke stap als blok, parallelle banen naast elkaar, wachtstappen en poorten getekend waar ze de flow vasthouden. Het beste om de vorm van een proces te controleren, en je kunt stappen direct op de tekening invoegen en verplaatsen.
Beide weergaven bewerken dezelfde regel, dus je verliest niets door te wisselen. Een goede gewoonte bij alles met takken: bouw in de Editor, lees dan het Diagram en controleer of de tekening overeenkomt met het proces dat je in je hoofd had. Hangt een stap aan de verkeerde tak, dan zie je dat daar binnen enkele seconden.
Wanneer begint een stap?
Elke stap die je toevoegt krijgt een van twee startmodi. De keuzelijst vraagt er expliciet naar:
| Modus | Betekenis |
|---|---|
| Na de vorige stap | De stap sluit aan op de stap erboven. Heeft die stap taken aangemaakt die nog open staan, dan wacht deze daar eerst op; anders loopt hij simpelweg als volgende. |
| Tegelijk | De stap loopt samen met de stappen erboven, er wordt niets afgewacht. Gezet tegelijk met een stap die records aanmaakt, opent hij een zelfstandige parallelle baan: een eigen spoor in het diagram, met eigen wachtstappen, die klaar is wanneer zijn werk klaar is. |
Parallelle banen zijn hoe één regel meerdere afdelingen tegelijk bedient: een IT-baan, een HR-baan en een Facilities-baan maken elk hun eigen taken aan en wachten op hun eigen mensen, en geen van hen blokkeert de andere. Een samenvoegstap (zie hieronder) is waar de banen weer bij elkaar komen.
Conditiepoorten
De stap Conditie is een poort midden in de flow: ga alleen verder als de criteria kloppen. Kloppen ze niet, dan worden de stappen achter de poort overgeslagen en legt de uitvoeringshistorie bij elk van die stappen “gestopt door een eerdere conditiestap” vast, zodat je altijd kunt zien welke poort dichtging.
Twee eigenschappen maken poorten precies:
- Een poort houdt alleen zijn eigen pad vast. Binnen een tak of een baan bewaakt hij die tak; op het hoofdpad bewaakt hij alles eronder. Het diagram tekent precies wat hij vasthoudt.
- Een poort is direct. Hij controleert het record zoals het op dat moment is en gaat verder. Wil je wachten tot het record iets wordt, dan is dat een wachtstap, geen poort.
Gebruik een poort waar een proces splitst op gegevens die er al zijn (“is dit een externe bezoeker?”); gebruik voorwaarden per stap waar maar één stap optioneel is; gebruik een wachtstap waar het antwoord nog niet bestaat.
Wachtstappen: vier soorten
Een stap Wachten houdt alles eronder vast tot er iets gebeurt. Er zijn vier soorten, en de editor biedt alleen aan wat op die plek zinvol is.
| Wachten op | Hoe het werkt |
|---|---|
| De taken hierboven | Volgt elke taak die boven de wachtstap is aangemaakt. Standaard gaat hij open zodra ze allemaal klaar zijn (een status van de klasse Goedgekeurd, Geannuleerd of Afgewezen); stel je eigen vrijgavecriteria in en hij gaat juist open op het moment dat elke taak daaraan voldoet. Een taak die klaar raakt zonder er ooit aan te voldoen stopt de regel, omdat de uitkomst waar je op wachtte niet meer kan komen. |
| Een specifiek moment | Een pauze op de klok, gekoppeld aan de trigger, aan een datumveld op het record (de startdatum, de vervaldatum, een custom datumveld) of aan de vorige wachtstap, plus een verschuiving ervoor of erna. "Drie dagen voor de startdatum" is deze soort. |
| Wanneer een record uit een eerdere stap verandert | Volgt het record dat een eerdere stap heeft aangemaakt (een taak, een ticket, een reservering) of het record waarop de regel loopt, en gaat open zodra het aan je criteria voldoet. Je kunt ook wachten tot het record verwijderd wordt, wat de regel juist stopt. Zo bouw je goedkeuringen: maak de aanvraag aan, wacht dan tot iemand hem op goedgekeurd zet. |
| Tot de takken klaar zijn | De samenvoeging: verzamelt de takken en banen die erboven geopend zijn en gaat één keer verder, met alles wat ze hebben opgeleverd. Je kiest wat er gebeurt als een tak vroegtijdig stopt: negeren en op de rest wachten, de hele regel stoppen, of direct verder met de takken die klaar zijn. |
Tijdslimieten
Elke wachtstap kan een tijdslimiet meekrijgen: geef het op na zoveel uren of dagen, en dan ofwel de stappen eronder toch uitvoeren ofwel de regel stoppen. Zonder limiet wacht een taakwachtstap of een moment simpelweg zo lang als nodig is; een wachtstap op een recordwijziging is als veiligheidsnet begrensd op een jaar, en een wachtstap die op die grens verloopt gaat nooit verder alsof de wijziging wel was gekomen.
Gebruik “de stappen eronder toch uitvoeren” voor escalatie (“is de taak in drie dagen niet klaar, mail dan de manager en ga door”) en “de regel stoppen” voor aanbiedingen die verlopen.
Eén wachtstap, of een tak per record
Een wachtstap die meerdere records volgt gaat normaal één keer open, als ze allemaal zijn gewijzigd. Zet hem op een aparte tak per record en de regel opent in plaats daarvan één tak per passend record, die elk de stappen die je erin zet tegen dat record uitvoeren. Tien taken, tien takken, die elk hun eigen behandelaar achterna gaan. Met de samenvoegstap breng je ze weer bij elkaar. Takken kunnen tot drie niveaus diep nesten.
Taken in de wacht: het proces is vanaf dag één zichtbaar
Als een regel op een wachtstap pauzeert, worden de stappen Taak aanmaken onder de wachtstap niet onzichtbaar uitgesteld. De taken worden direct aangemaakt als in de wacht: ze staan op het record met alles ingevuld, zodat iedereen het hele proces vooruit kan zien. Een taak in de wacht kan niet bewerkt of afgerond worden tot zijn poort opengaat, de behandelaar krijgt pas bericht bij activering, en ook de SLA-klok start bij activering.
Twee gevolgen die het waard zijn om te weten:
- Een taak in de wacht verwijderen is de noodrem. Verandert een plan, verwijder dan de taak in de wacht; alles wat ervan afhing gaat mee in plaats van actief te worden onder een gebroken keten.
- De regel die je ziet is niet per se de regel die loopt. Een gepauzeerde uitvoering draagt een bevroren momentopname van zijn resterende stappen mee, dus het bewerken of verwijderen van de regel verandert nooit een proces dat al onderweg is. De uitvoeringshistorie noemt de versie die daadwerkelijk gelopen heeft.
Ladders: alleen de eerste passende actie uitvoeren
De regelinstelling Alleen de eerste passende actie uitvoeren maakt van de stappen een ladder: de eerste stap waarvan de voorwaarden kloppen loopt, de rest wordt overgeslagen. Dat is de natuurlijke vorm voor getrapte uitkomsten, zoals annuleringskosten die gratis zijn bij meer dan een week vooraf, 50% binnen een week en 100% binnen 48 uur: drie stappen Prijs instellen, elk met een smallere voorwaarde, met de smalste bovenaan.
Een ladder kiest één pad en eindigt, dus hij kan geen wachtstappen of conditiepoorten bevatten; het formulier zegt dat ook als je het probeert. Heb je een getrapte uitkomst binnen een langer proces nodig, zet de ladder dan in zijn eigen regel.
Hoe regels op elkaar inwerken
Elke passende regel loopt
Regels op dezelfde entiteit lopen in lijstvolgorde, en er is geen eerste-match-wint tussen regels. Twee regels die hetzelfde veld schrijven, schrijven het beide; de laatste wint.
Latere regels zien eerdere schrijfacties
Binnen één event ziet een regel lager in de lijst de waarden die een eerdere regel net heeft gezet. Vergelijk daar waarden (is gelijk aan) in plaats van wijzigingen: de operatoren "gewijzigd naar" beschrijven de opslag van de gebruiker, niet de schrijfactie van een andere regel.
Gevolgde velden worden getoetst aan de opslag van de gebruiker
Een regel die alleen het veld behandelaar volgt wordt niet wakker als een andere regel de behandelaar zet tijdens hetzelfde event. Laat bij regels die moeten koppelen de gevolgde velden ruim staan, of beter:
Kies één regel boven een keten van regels
Stappen in één regel lopen in een gegarandeerde volgorde tegen hetzelfde record, elk met eigen voorwaarden. Een keten van losse regels heeft geen van die garanties. Grijp naar meerdere regels als de triggers verschillen, niet om werk op volgorde te zetten.
Er zijn ook engine-brede veiligheidsnetten die je zelden zult tegenkomen maar waarvan je moet weten dat ze bestaan: een grens op hoeveel regels één event mag uitvoeren, een grens op hoeveel uitvoeringen één record per dag mag veroorzaken, en een noodrem die een regel deactiveert die blijft mislukken. Een regel die op zijn eigen record werkt triggert zichzelf niet opnieuw, en effecten tussen records cascaderen maar een paar niveaus diep, dus twee regels die naar elkaar wijzen kunnen niet eeuwig blijven rondlopen.
Een proces lezen in de uitvoeringshistorie
Een regel met meerdere stappen schrijft interessantere historie dan een eenvoudige. De uitvoering die op een wachtstap stuit, legt de stappen eronder vast als overgeslagen met de reden wachtend; elke vrijgave schrijft zijn eigen uitvoering, dus één proces kan meerdere uitvoeringen over weken beslaan. De redenen vertellen je precies waar een proces staat:
| Reden | Betekenis |
|---|---|
| Wachtend | De wachtstap staat scherp; de stappen eronder lopen later. |
| Uitgesteld | De stap loopt als de wachtstap erboven opengaat. |
| Taak al aangemaakt in de wacht | De schaduwtaak staat op het record en wordt actief als zijn poort opengaat. |
| Gestopt door een eerdere conditiestap | Een conditiepoort erboven klopte niet, dus deze stap is overgeslagen. |
| Voorwaarden niet gehaald | De eigen voorwaarden van de stap klopten niet voor dit record. |
De testuitvoering begrijpt flows ook: hij laat zien welke stappen nu zouden lopen, welke taken als in de wacht zouden worden aangemaakt en waar de regel zou pauzeren, zonder het record aan te raken.