Automações avançadas

Configuração · Automação · 9.2.1

Uma regra simples dispara uma vez e fica feita: acionador, condições, duas ou três ações. O motor consegue muito mais do que isso. Os passos podem correr ao mesmo tempo, uma espera pode segurar o resto da regra durante horas ou semanas, uma porta de condição pode separar o caminho normal da exceção, e um ramo por registo pode seguir cada tarefa criada ao longo da sua própria vida. É isso que transforma uma regra num processo: uma definição que começa no primeiro dia e se conclui sozinha, sem ruído, três semanas depois.

Esta página explica cada uma dessas opções. Se ainda não construiu uma regra simples, comece por Automações; se quer ver as opções combinadas em processos reais, siga para Casos de uso de automação.

Duas vistas da mesma regra: Editor e Diagrama

As duas vistas editam a mesma regra, por isso nada se perde ao trocar. Um bom hábito para tudo o que tenha ramos: construa no Editor, depois leia o Diagrama e confirme que o desenho corresponde ao processo que tinha na cabeça. Se um passo estiver pendurado no ramo errado, vê-o ali em segundos.

Quando é que um passo começa?

Cada passo que acrescenta recebe um de dois modos de arranque. O seletor pergunta-o explicitamente:

As faixas paralelas são a forma de uma só regra servir vários departamentos ao mesmo tempo: uma faixa de IT, uma de RH e uma de Instalações criam cada uma as suas tarefas e esperam pelas suas pessoas, sem que nenhuma bloqueie as outras. Um passo de junção (ver abaixo) é onde as faixas voltam a encontrar-se.

Portas de condição

O passo Condição é uma porta a meio do fluxo: continua apenas quando os critérios corresponderem. Quando não correspondem, os passos atrás da porta são ignorados e o histórico de execução regista em cada um deles “travado por um passo de condição anterior”, para que veja sempre que porta fechou.

Duas propriedades tornam as portas precisas:

• Uma porta segura apenas o seu próprio caminho. Dentro de um ramo ou de uma faixa, filtra esse ramo; no caminho principal, filtra tudo o que está abaixo dela. O diagrama desenha exatamente o que ela segura.
• Uma porta é instantânea. Verifica o registo tal como está nesse momento e segue. Se quer esperar que o registo passe a ser algo, isso é uma espera, não uma porta.

Use uma porta onde um processo se divide com dados que já existem (“é um visitante externo?”); use condições por passo onde apenas um passo é opcional; use uma espera onde a resposta ainda não existe.

Esperas: quatro tipos

Um passo Esperar segura tudo o que está abaixo dele até algo acontecer. Há quatro tipos, e o editor só oferece os que fazem sentido nesse ponto.

Limites de tempo

Cada espera pode levar um limite de tempo: desistir depois de tantas horas ou dias e, a seguir, ou correr mesmo assim os passos abaixo ou parar a regra. Sem limite, uma espera por tarefas ou por um momento espera simplesmente o tempo que for preciso; uma espera por uma alteração num registo tem um teto de um ano como rede de segurança, e uma espera que expira nesse teto nunca continua como se a alteração tivesse chegado.

Use “correr mesmo assim os passos abaixo” para escalagem (“se a tarefa não estiver feita em três dias, envie e-mail ao gestor e siga”) e “parar a regra” para propostas com prazo.

Uma espera, ou um ramo por registo

Uma espera que observa vários registos liberta normalmente uma só vez, quando todos mudaram. Mude-a para um ramo separado por registo e a regra abre em vez disso um ramo por cada registo correspondente, cada um a correr contra esse registo os passos que colocar lá dentro. Dez tarefas, dez ramos, cada um a empurrar o seu responsável. O passo de junção é a forma de os reunir outra vez. Os ramos podem encaixar-se até três níveis de profundidade.

Tarefas pendentes: o processo está visível desde o primeiro dia

Quando uma regra fica suspensa numa espera, os passos Criar tarefa que estão abaixo da espera não são adiados de forma invisível. As tarefas são criadas de imediato como pendentes: aparecem no registo com tudo preenchido, para que todos vejam o processo inteiro que se segue. Uma tarefa pendente não pode ser editada nem concluída até a sua porta libertar, o seu responsável só é notificado na ativação, e o relógio do SLA também só arranca na ativação.

Duas consequências que vale a pena conhecer:

• Eliminar uma tarefa pendente é a saída de emergência. Se um plano muda, elimine a tarefa pendente; tudo o que dependia dela cai com ela, em vez de se ativar abaixo de uma cadeia quebrada.
• A regra que vê pode não ser a regra que corre. Uma execução suspensa leva consigo uma cópia congelada dos passos que lhe faltam, por isso editar ou eliminar a regra nunca altera um processo já em curso. O histórico de execução indica a versão que realmente correu.

Escadas: executar apenas a primeira ação correspondente

A definição de regra Executar apenas a primeira ação correspondente transforma os passos numa escada: corre o primeiro passo cujas condições correspondam e os restantes são ignorados. É a forma natural para resultados por níveis, como uma taxa de cancelamento que é gratuita a mais de uma semana de distância, 50% dentro de uma semana e 100% dentro de 48 horas: três passos Definir preço, cada um com uma condição mais estreita, ordenados do mais estreito para o mais amplo.

Uma escada escolhe um caminho e termina, por isso não pode conter esperas nem portas de condição; o formulário di-lo se tentar. Se precisar de um resultado por níveis dentro de um processo mais longo, ponha a escada numa regra própria.

Como as regras interagem

Há também redes de segurança de todo o motor com que raramente se cruzará, mas que deve saber que existem: um teto de quantas regras um evento pode executar, um teto de quantas execuções um registo pode causar por dia, e um disjuntor que desativa uma regra que falha continuamente. Uma regra que age sobre o seu próprio registo não se volta a disparar a si mesma, e os efeitos entre registos só se propagam alguns níveis, por isso duas regras que apontam uma para a outra não conseguem entrar num ciclo sem fim.

Ler um processo no histórico de execução

Uma regra de vários passos escreve um histórico mais interessante do que uma regra simples. A execução que chega a uma espera regista os passos abaixo dela como ignorados com o motivo à espera; cada libertação escreve a sua própria execução, por isso um processo pode alastrar por várias execuções ao longo de semanas. Os motivos dizem-lhe exatamente em que ponto está um processo:

A execução de teste também entende os fluxos: mostra que passos correriam agora, que tarefas seriam criadas como pendentes e onde a regra ficaria suspensa, sem tocar no registo.