Automatizaciones
Automatizaciones avanzadas
Todas las opciones de flujo del motor de automatización explicadas. Ejecuta pasos en paralelo, pausa con esperas, abre una rama por registro, filtra con puertas de condición, une las ramas y deja que las tareas pendientes se activen en el momento justo.
Actualizado el 19 ago 2026
Configuración · Automatización · 9.2.1
Una regla sencilla se dispara una vez y ya está: disparador, condiciones, un par de acciones. El motor puede hacer mucho más que eso. Los pasos pueden ejecutarse al mismo tiempo, una espera puede retener el resto de la regla durante horas o semanas, una puerta de condición puede separar el camino normal de la excepción, y una rama por registro puede seguir cada tarea creada a lo largo de su propia vida. Eso es lo que convierte una regla en un proceso: una sola definición que empieza el primer día y se termina sola, sin ruido, tres semanas después.
Esta página explica cada una de esas opciones. Si todavía no has construido una regla básica, empieza por Automatizaciones; si quieres ver las opciones combinadas en procesos reales, continúa con Casos de uso de automatización.
Dos vistas de una misma regla: Editor y Diagrama
Editor
Una lista numerada de pasos que rellenas de arriba abajo. Es la mejor vista para escribir el contenido de los pasos: destinatarios, valores de campos, detalles de las tareas, criterios.
Diagrama
La misma regla como esquema de flujo: el disparador a la izquierda, cada paso como una caja, los carriles paralelos uno al lado del otro, y las esperas y las puertas dibujadas donde retienen el flujo. Es la mejor vista para comprobar la forma de un proceso, y puedes insertar y mover pasos directamente sobre el esquema.
Las dos vistas editan la misma regla, así que no se pierde nada al cambiar. Una buena costumbre para cualquier cosa con ramas: constrúyela en el Editor, luego lee el Diagrama y comprueba que el dibujo coincide con el proceso que tenías en la cabeza. Si un paso cuelga de la rama equivocada, ahí lo ves en segundos.
¿Cuándo empieza un paso?
Cada paso que añades recibe uno de los dos modos de inicio. El selector te lo pregunta de forma explícita:
| Modo | Significado |
|---|---|
| Después del paso anterior | El paso se encadena al paso de arriba. Si ese paso creó tareas que siguen abiertas, este las espera primero; si no, simplemente se ejecuta a continuación. |
| Al mismo tiempo | El paso se ejecuta junto a los pasos de arriba, nada espera. Colocado al mismo tiempo que un paso que crea registros, abre un carril paralelo independiente: su propia vía en el diagrama, con sus propias esperas, y termina en el orden en que acabe su trabajo. |
Los carriles paralelos son la forma de que una sola regla atienda a varios departamentos a la vez: un carril de IT, uno de RR.HH. y uno de Facilities crean cada uno sus propias tareas y esperan a sus propias personas, y ninguno bloquea a los demás. Un paso de unión (ver abajo) es donde los carriles vuelven a juntarse.
Puertas de condición
El paso Condición es una puerta en medio del flujo: continúa solo cuando los criterios coinciden. Cuando no coinciden, los pasos que hay detrás de la puerta se omiten y el historial de ejecución anota en cada uno “detenido por un paso de condición anterior”, así siempre puedes ver qué puerta se cerró.
Dos propiedades hacen que las puertas sean precisas:
- Una puerta solo retiene su propio camino. Dentro de una rama o de un carril, filtra esa rama; en el camino principal, filtra todo lo que hay por debajo. El diagrama dibuja exactamente lo que retiene.
- Una puerta es instantánea. Comprueba el registro tal como está en ese momento y sigue adelante. Si quieres esperar a que el registro llegue a ser algo, eso es una espera, no una puerta.
Usa una puerta donde un proceso se bifurca por datos que ya están ahí (“¿es un visitante externo?”); usa condiciones por paso donde solo un paso es opcional; usa una espera donde la respuesta todavía no existe.
Esperas: cuatro tipos
Un paso de Espera retiene todo lo que hay por debajo hasta que ocurre algo. Hay cuatro tipos, y el editor solo ofrece los que tienen sentido en ese punto.
| Esperar a | Cómo funciona |
|---|---|
| Las tareas de arriba | Vigila todas las tareas creadas por encima de la espera. Por defecto libera cuando están todas terminadas (un estado de clase Aprobado, Cancelado o Rechazado); si fijas tus propios criterios de liberación, libera en el momento en que todas las tareas los cumplen. Una tarea que termina sin haber cumplido nunca esos criterios detiene la regla, porque el resultado que esperabas ya no puede llegar. |
| Un momento concreto | Una pausa por reloj, anclada al disparador, a un campo de fecha del registro (la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, un campo de fecha personalizado) o a la espera anterior, más un desplazamiento antes o después. "Tres días antes de la fecha de inicio" es de este tipo. |
| Que cambie un registro de un paso anterior | Vigila el registro que creó un paso anterior (una tarea, un ticket, una reserva) o el registro sobre el que se ejecuta la regla, y libera en cuanto cumple tus criterios. También puedes esperar a que el registro se elimine, lo que en cambio detiene la regla. Así se construyen las aprobaciones: crea la solicitud y luego espera hasta que alguien la ponga en aprobada. |
| Que terminen las ramas | La unión: recoge las ramas y los carriles abiertos por encima y continúa una sola vez, con todo lo que hayan producido. Tú eliges qué pasa cuando una rama se detiene antes de tiempo: ignorarla y esperar al resto, detener toda la regla, o continuar de inmediato con las ramas que hayan terminado. |
Límites de tiempo
Toda espera puede llevar un límite de tiempo: desiste después de tantas horas o días, y luego ejecuta los pasos de abajo igualmente o detén la regla. Sin límite, una espera por tareas o por un momento espera simplemente lo que haga falta; una espera por el cambio de un registro está limitada a un año como red de seguridad, y una espera que caduca en ese tope nunca continúa como si el cambio hubiera llegado.
Usa “ejecuta los pasos de abajo igualmente” para escalar (“si la tarea no está hecha en tres días, avisa al responsable del área y sigue”) y “detén la regla” para ofertas que caducan.
Una sola espera, o una rama por registro
Una espera que vigila varios registros libera normalmente una sola vez, cuando todos han cambiado. Cámbiala a una rama separada por registro y la regla abre una rama por cada registro que coincida, y cada una ejecuta contra ese registro los pasos que pongas dentro. Diez tareas, diez ramas, cada una persiguiendo a su propio responsable. El paso de unión es la forma de volver a reunirlas. Las ramas se pueden anidar hasta tres niveles.
Tareas pendientes: el proceso se ve desde el primer día
Cuando una regla se suspende en una espera, los pasos de Crear tarea que están por debajo de la espera no se posponen de forma invisible. Las tareas se crean de inmediato como pendientes: aparecen en el registro con todo rellenado, así que todo el mundo puede ver el proceso completo que viene. Una tarea pendiente no se puede editar ni completar hasta que su puerta libere, su responsable solo recibe el aviso al activarse, y su reloj de SLA también arranca en la activación.
Dos consecuencias que conviene conocer:
- Eliminar una tarea pendiente es la salida de emergencia. Si cambia el plan, elimina la tarea pendiente; todo lo que dependía de ella se descarta con ella en lugar de activarse bajo una cadena rota.
- La regla que ves puede no ser la regla que se ejecuta. Una ejecución suspendida lleva una copia congelada de sus pasos restantes, así que editar o eliminar la regla nunca cambia un proceso que ya está en marcha. El historial de ejecución nombra la versión que realmente se ejecutó.
Escaleras: ejecutar solo la primera acción que coincida
El ajuste de la regla Ejecutar solo la primera acción que coincida convierte los pasos en una escalera: se ejecuta el primer paso cuyas condiciones coinciden y el resto se omite. Es la forma natural para los resultados por tramos, como una tarifa por cancelación que es gratis con más de una semana de antelación, del 50% dentro de la semana y del 100% dentro de las 48 horas: tres pasos de Fijar precio, cada uno con una condición más estrecha, ordenados de la más estrecha a la más amplia.
Una escalera elige un camino y termina, así que no puede contener esperas ni puertas de condición; el formulario te lo dice si lo intentas. Si necesitas un resultado por tramos dentro de un proceso más largo, pon la escalera en su propia regla.
Cómo interactúan las reglas
Se ejecutan todas las reglas que coinciden
Las reglas de la misma entidad se ejecutan en el orden de la lista, y entre reglas no gana la primera que coincide. Si dos reglas escriben el mismo campo, las dos lo escriben; gana la última.
Las reglas posteriores ven lo que escribieron las anteriores
Dentro de un mismo evento, una regla situada más abajo en la lista ve los valores que acaba de fijar una regla anterior. Ahí compara valores (igual a) en lugar de cambios: los operadores "cambiado a" describen el guardado del usuario, no la escritura de otra regla.
Los campos vigilados se comprueban contra el guardado del usuario
Una regla que solo vigila el campo de responsable no se despierta cuando otra regla fija el responsable durante el mismo evento. Para las reglas que deben encadenarse, deja los campos vigilados amplios, o mejor todavía:
Prefiere una sola regla a una cadena de reglas
Los pasos de una misma regla se ejecutan en un orden garantizado contra el mismo registro, cada uno con sus propias condiciones. Una cadena de reglas separadas no tiene ninguna de esas garantías. Recurre a varias reglas cuando los disparadores sean distintos, no para secuenciar el trabajo.
También hay redes de seguridad de todo el motor con las que te toparás pocas veces, pero conviene saber que existen: un tope de cuántas reglas puede ejecutar un mismo evento, un tope de cuántas ejecuciones puede provocar un mismo registro al día, y un cortacircuitos que desactiva una regla que falla sin parar. Una regla que actúa sobre su propio registro no se vuelve a disparar a sí misma, y los efectos entre registros se propagan solo unos pocos niveles, así que dos reglas que se apuntan la una a la otra no pueden entrar en un bucle infinito.
Leer un proceso en el historial de ejecución
Una regla de varios pasos escribe un historial más interesante que una regla sencilla. La ejecución que llega a una espera anota los pasos de abajo como omitidos con el motivo en espera; cada liberación escribe su propia ejecución, así que un solo proceso puede abarcar varias ejecuciones a lo largo de semanas. Los motivos te dicen exactamente en qué punto está un proceso:
| Motivo | Significado |
|---|---|
| En espera | La espera está armada; los pasos de abajo se ejecutan más tarde. |
| Diferido | El paso se ejecuta cuando libere la espera que tiene encima. |
| Tarea ya creada como pendiente | La tarea fantasma existe en el registro y se activa cuando su puerta libere. |
| Detenido por un paso de condición anterior | Una puerta de condición por encima no coincidió, así que este paso se omitió. |
| Condiciones no cumplidas | Las condiciones propias del paso no coincidieron con este registro. |
La ejecución de prueba también entiende los flujos: te muestra qué pasos se ejecutarían ahora, qué tareas se crearían como pendientes y dónde se suspendería la regla, sin tocar el registro.