Casi d'uso delle automazioni

Configurazione · Automazione · 9.2.2

I mattoni sono nella pagina Automazioni e le opzioni di flusso in Automazioni avanzate. Questa pagina li mette insieme: sei processi completi che puoi ricostruire nel tuo tenant, dal singolo trigger all’ultima e-mail. Ognuno è scritto come l’elenco di passaggi che inseriresti nell’Editor, con sotto il disegno esattamente come lo traccia la vista Diagramma; ricostruisci la regola e dovresti riconoscere l’immagine.

Un consiglio pratico prima di iniziare: costruisci l’intera regola mentre è ancora inattiva, provala con un’esecuzione di prova su un record reale, e solo allora accendila. Ogni processo qui sotto supera quella prova.

1. Onboarding di un dipendente tra IT, HR, Facilities e Sicurezza

Il classico processo tra reparti. Arriva un nuovo collega; l’IT deve preparare gli account e un portatile, l’HR deve completare le pratiche, il Facilities deve organizzare un badge e una postazione, la Sicurezza deve sistemare diritti di accesso e autorizzazioni. Nessuno deve aspettare gli altri dove non è necessario, e il responsabile deve sentirne parlare esattamente una volta: nel momento in cui tutto è pronto.

Configurazione: un modello di ticket “Nuovo dipendente” con campi personalizzati per la data di inizio, il reparto e il responsabile. La regola viene eseguita sui ticket, trigger Creato, condizione: modello uguale a Nuovo dipendente, così un ticket aperto da un altro modello non avvia mai il processo.

Tutti vedono l’intero piano dal primo minuto: le attività sotto le attese esistono subito come attività in sospeso sul ticket, sottoattività comprese, semplicemente non possono essere completate prima del loro turno. I quattro reparti lavorano in parallelo, ogni corsia sollecita il proprio team dopo cinque giorni e il responsabile riceve esattamente una e-mail, nel momento in cui l’ultima attività è conclusa.

Tre varianti da considerare. Aggiungi un’attesa su un momento preciso ancorata a tre giorni prima del campo data di inizio, davanti a un messaggio di benvenuto al nuovo assunto: un punto di contatto che deve cadere in agenda va messo dietro un momento, mentre la conferma qui sopra parte giustamente nel momento in cui il lavoro è concluso. Sostituisci l’unica attesa di una corsia con un ramo per record quando vuoi sollecitare singolarmente l’assegnatario di ogni attività invece della corsia nel suo insieme. E per l’offboarding costruisci l’immagine speculare: le stesse quattro corsie, ma le attività revocano invece di preparare, e il passaggio finale è un’azione Anonimizza record secondo una pianificazione dopo il periodo di conservazione.

2. Approvazione di un acquisto

Una richiesta di servizio sopra una soglia ha bisogno del sì di un responsabile prima che qualcuno ordini qualcosa. La risposta non esiste ancora quando la regola scatta, quindi qui serve un’attesa su una modifica di record, non una condizione.

Configurazione: la regola viene eseguita sui ticket, trigger Creato, condizioni: tipo uguale a Richiesta di acquisto AND importo (campo personalizzato) maggiore di 500.

Lo schema si generalizza a ogni approvazione: firma di un contratto, revisione di contenuti, richieste di accesso. L’attesa porta la domanda, i criteri di rilascio definiscono il “sì”, il percorso di arresto definisce il “no” e il limite di tempo definisce il “troppo lento”.

3. Una scala di penali di annullamento

I prezzi a gradini sono ciò per cui esiste l’impostazione Esegui solo la prima azione corrispondente: i passaggi diventano una scala e vince il primo che corrisponde. Questa addebita gli annullamenti tardivi di una prenotazione di sala.

Configurazione: la regola viene eseguita sulle prenotazioni di sala, trigger Aggiornato che osserva il campo di annullamento, condizione: è annullata modificato in sì. Impostazione della regola: esegui solo la prima azione corrispondente.

Ordina i gradini dal più stretto: la scala si ferma alla prima corrispondenza, quindi “meno di 48 ore” deve stare sopra “meno di una settimana”. Il prezzo viene sempre calcolato dal prezzo base della riga, mai dal suo prezzo attuale, così una regola che scatta due volte non può sommare la penale, e un prezzo che qualcuno ha forzato a mano non viene mai toccato. Questa scala arriva come preset “Penale per annullamento tardivo”, così puoi partire da una copia funzionante.

4. Riscontri senza spam

Due piccole regole che insieme mantengono un flusso di riscontri costante e a basso rumore.

Dopo ogni prenotazione: regola sulle prenotazioni, trigger Prima o dopo una data, un’ora dopo la data di fine. Un passaggio: invia e-mail all’organizzatore con il modulo di riscontro. Limite di esecuzione: una volta per record, così una prenotazione riprogrammata non chiede due volte.

A ogni decimo ticket chiuso: regola sui ticket, trigger Aggiornato che osserva lo stato, condizione: stato modificato in uno stato chiuso. Limite di esecuzione: ogni N volte con N impostato a 10. Un passaggio: invia e-mail per chiedere una valutazione. Il contatore vive nella regola, quindi è per tutta l’azienda: ogni decima chiusura chiede, chiunque l’abbia chiusa.

In entrambe le regole il lavoro vero lo fa il limite di esecuzione. Le esecuzioni saltate compaiono nella cronologia proprio come tali, così puoi verificare la cadenza invece di tirare a indovinare.

5. Conservazione dei dati e GDPR

I dati personali devono sparire quando la loro finalità è esaurita, e per policy invece che a memoria. Le azioni di conformità più un trigger secondo una pianificazione trasformano la conservazione in una regola che puoi mostrare a un revisore.

Configurazione: la regola viene eseguita sui visitatori, trigger Secondo una pianificazione, ogni settimana la domenica notte. Condizioni: data di fine della visita più di 180 giorni fa.

Qui contano due proprietà. Le azioni di conformità ricontrollano i permessi dell’autore della regola al momento dell’esecuzione, quindi una regola che sopravvive ai diritti del suo autore salta invece di eliminare. E ogni passaggio scrive la cronologia di esecuzione, che è esattamente la prova di cui una policy di conservazione ha bisogno. Usa Elimina record invece di Anonimizza dove non deve restare proprio nulla, e preferisci l’eliminazione reversibile a meno che la policy non esiga quella definitiva.

6. Una prima risposta dell'IA su ogni ticket

Un ticket che arriva alle 02:00 ha avuto la sua prima trattazione entro le 02:01. L’azione Attiva l’IA mette un agente alla porta d’ingresso del service desk: ogni nuovo ticket viene letto, riassunto, classificato e dotato di una bozza di risposta prima che un collega lo apra.

Configurazione: la regola viene eseguita sui ticket, trigger Creato, senza condizioni: ogni segnalazione conta. Il preset “Riepilogo IA sui nuovi ticket” è il punto di partenza funzionante.

Il partner di escalation è una seconda regola piccola accanto alla prima: sui ticket, trigger Aggiornato che osserva la priorità, condizione: priorità modificata in Critica. Un passaggio: invia messaggio di chat al gruppo di lavoro di reperibilità in Teams o Google Chat. La regola osserva il record, non l’autore della modifica, quindi scatta chiunque abbia alzato la priorità: un collega, oppure l’IA quando esegui un caso d’uso di classificazione che la imposta.

Il confine è voluto: l’agente lavora dentro Gfacility. Legge, riassume, classifica, scrive bozze e indirizza; le mani sulla tastiera restano umane. Ed è esattamente quello che vuoi alle 02:00: chi prende in carico il ticket alle 08:30 parte da un riepilogo, un passo successivo suggerito e una risposta già pronta, e solo ciò che si è rivelato davvero critico è stato segnalato subito al gruppo di reperibilità. Che cosa può fare un agente e come si configurano i casi d’uso è su AI Use Cases.