2025 - Woche 14

Zusammenfassung

Dieses Release bringt eine Reihe von Verbesserungen und neuen Funktionen, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit von Gfacility weiter erhöhen.

• Verbesserte Suche: Du kannst nun aus dem Suchbildschirm Filter über verschiedene Felder hinweg anwenden, mit der Möglichkeit, mehrere Filter zu kombinieren.
• Einschränkungs- und Verfügbarkeitsregeln für Räume: Bestimme die Verfügbarkeit von Räumen und wer welchen Raum buchen darf. Es gibt keine Auswirkungen auf bestehende Einstellungen; alle Räume bleiben, wie sie sind.
• CI-Modul: Alle verknüpften Tickets können nun direkt innerhalb eines Configuration Item eingesehen werden.
• Datensätze in neuem Tab öffnen: Mehr Flexibilität beim Arbeiten mit mehreren Datensätzen.
• Verbesserte Helpdesk-Performance: Stark optimierte Abfragen sorgen für schnellere Ladezeiten und bessere Performance.
• Events kopieren: Beim Kopieren eines Events wird die Organisation jetzt aus dem ursprünglichen Event übernommen statt aus dem angemeldeten Nutzer.
• Service schnell hinzufügen: Der Verfügbarkeitsstatus von Services wird jetzt direkt beim schnellen Hinzufügen eines Service angezeigt.
• Verbesserungen für Ticket-Vorlagen:
  • Fragen können nun einfach per Drag-and-Drop sortiert werden.
  • Die Klassifikation eines Configuration Item (CI) kann automatisch übernommen werden.
  • Zugewiesene Personen und Workgroups können automatisch aus einer Klassifikation abgeleitet werden.
• Automatische Übernahme von E-Mail-Antworten als Kommentare: Antworten auf E-Mails werden nun automatisch als Kommentar zum entsprechenden Datensatz hinzugefügt, was die Kommunikation schneller und übersichtlicher macht.
• Gfacility KI-Assistent (Beta – beim Go-Live standardmäßig aus):
  • Der KI-Assistent ist nun als zusätzliche Funktionalität live.
  • Beim Go-Live ist er standardmäßig aus und nicht in der Standardlizenz enthalten, kann aber auf Anfrage aktiviert werden.

Verbesserte Suche

Die Suchfunktion in Gfacility wurde mit erweiterten Filtern ausgebaut, sodass Nutzer Ergebnisse schneller und gezielter finden können. Die Suche kann nun alle Objekte umfassen oder spezifisch pro Modul mit gezielteren Suchoptionen erfolgen. Filter unterstützen erweiterte Bedingungen wie größer als, kleiner als, zwischen, enthält nicht und mehr. Innerhalb eines Feldes werden mehrere Werte als ODER behandelt, während Kombinationen über verschiedene Felder hinweg als UND wirken – das schafft Flexibilität für komplexe Suchabfragen.

Einschränkungs- und Verfügbarkeitsregeln für Räume

Im Menü Standorte wurden Einschränkungsregeln hinzugefügt, mit denen du den Zugang zu Räumen anhand von Gruppe, Organisation und Zweck beschränken kannst. Nur wenn die konfigurierten Regeln erfüllt sind, wird der Raum bei der Buchung angezeigt. Zudem ist es nun möglich, Verfügbarkeitsregeln pro Raum festzulegen. Damit bestimmst du, zu welchen Zeiten ein Raum nutzbar ist.

CI-Modul

Das CI-Modul wurde um neue Funktionalität erweitert, um besseren Einblick in verwandte Informationen zu geben. Du kannst nun direkt alle verknüpften Tickets eines Configuration Item (CI) einsehen, einschließlich einer übersichtlichen Anzeige der Anzahl der verbundenen Tickets. Diese wird als X / Y angezeigt, wobei:

• X die Anzahl der Tickets im Status storniert, abgelehnt oder abgeschlossen ist (und somit erledigt).
• Y die Gesamtzahl der verknüpften Tickets ist.

Das erleichtert die Analyse des aktuellen Status und der Historie eines CI und das schnelle Herstellen von Verknüpfungen zu früheren Incidents, Änderungen oder Problemen.

Um die verknüpften Tickets anzusehen, benötigst du das Recht „Beziehungen” im CI-Modul.

Automatische Übernahme von E-Mail-Antworten als Kommentare

Antworten auf E-Mails werden nun automatisch als Kommentar zum entsprechenden Datensatz hinzugefügt, was die Kommunikation schneller und übersichtlicher macht.

• Standardmäßig werden E-Mails weiterhin über eine No-Reply-E-Mail-Adresse versendet.
• Auf Wunsch kann eine spezifische E-Mail-Adresse eingerichtet werden, über die der Kunde E-Mails sowohl senden als auch übernehmen kann. Kontaktiere uns dazu.

Wie funktioniert die E-Mail-Übernahme?

• Die Übernahme von E-Mails erfolgt nur, wenn die E-Mail ursprünglich aus Gfacility versendet wurde.
• Das Senden einer beliebigen E-Mail an Gfacility wird nicht übernommen.
• Nur die Antwort wird als Kommentar hinzugefügt, nicht die vollständige E-Mail-Historie.
• Erwähnungen in E-Mails werden als Antwort innerhalb von Gfacility hinzugefügt.
• E-Mails ohne Erwähnung werden als eigenständiger Kommentar ohne Antwort hinzugefügt.
• Die E-Mail wird als Kommentar zum Datensatz übernommen, von dem aus die Mail versendet wurde. Das kann ein Ticket, eine Aufgabe, ein Meeting, ein CI usw. sein.

Ticket-Vorlagen

Fragen per Drag-and-Drop sortieren

• Du kannst die Reihenfolge der Fragen innerhalb einer Ticket-Vorlage nun einfach per Drag-and-Drop anpassen.

Automatische Ableitung der Klassifikation aus CI

• Wenn in einem Ticket ein Configuration Item (CI) ausgewählt wird, kann die entsprechende Klassifikation automatisch übernommen werden, sodass eine manuelle Eingabe entfällt.
• Hinweis: Dies geschieht nur bei der Ticketerstellung und nicht bei späteren Updates des Tickets.

Automatische Zuweisung von Personen und Workgroups

• Zugewiesene Personen und Workgroups können nun direkt anhand der Klassifikation eines Tickets abgeleitet werden. So gelangen Tickets ohne zusätzliche Konfiguration schneller zu den richtigen Teams.
• Hinweis: Dies wird bei Updates des Tickets nicht neu berechnet.

Gfacility KI-Assistent

Der Gfacility KI-Assistent ist nun verfügbar und bietet einen leistungsstarken Assistenten, der Nutzern hilft, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Der Assistent kann für verschiedene Aktionen innerhalb von Gfacility eingesetzt werden, etwa um Tickets zu erstellen, Meetings zu planen und Daten zu aktualisieren.

Was kann der KI-Assistent?

Tickets mit minimalem Input erstellen

• Die KI kann ein Ticket auf Basis kurzer Beschreibungen oder sogar eines Bildes generieren.
• Unvollständige Details werden automatisch anhand von Kontext und früheren Interaktionen ergänzt.

Meetings planen

• Die KI kann Meetings auf Basis von Verfügbarkeit, Präferenzen und Standortvorgaben planen.
• Kann auf Basis von Präferenzen Catering hinzufügen.
• Kann Besucher registrieren.

Daten in Gfacility aktualisieren

• Direkte Änderungen in bestehenden Datensätzen wie Tickets, Meetings, Aufgaben und Configuration Items vornehmen.

Informationen nachschlagen und Wissensdatenbank konsultieren

• Antworten auf Fragen auf Basis bestehender Wissensartikel und interner Dokumentation liefern.
• Schneller Zugriff auf relevante Handbücher und Anleitungen.

• 🖼 Bilderkennung: Die KI kann Bilder analysieren und daraus Informationen extrahieren, etwa Schadenserkennung für Facility-Tickets. 🎙 Spracherkennung (Speech-to-Text): Nutzer können Befehle diktieren statt zu tippen. 🔊 Text-to-Speech: Die KI kann textuelle Informationen vorlesen, praktisch für Barrierefreiheit.

Verfügbarkeit

• Der KI-Assistent ist eine optionale Funktion, nicht in der Standardlizenz enthalten und standardmäßig aus.
• Auf Wunsch kann diese Funktionalität auf Anfrage aktiviert werden.