2025 - Semaine 14 | Gfacility

Résumé

Cette release apporte un éventail d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités qui augmentent encore l’efficacité et la facilité d’utilisation de Gfacility.

Recherche améliorée : vous pouvez désormais appliquer des filtres depuis l’écran de recherche sur différents champs, avec la possibilité de combiner plusieurs filtres.
Règles de restriction et de disponibilité des salles : déterminez la disponibilité des salles et qui peut réserver quelle salle. Aucun impact sur les paramètres existants ; toutes les salles restent telles quelles.
Module CI : tous les tickets liés peuvent désormais être consultés directement dans un configuration item.
Ouvrir des enregistrements dans un nouvel onglet : plus de flexibilité pour travailler avec plusieurs enregistrements.
Performance du helpdesk améliorée : des requêtes fortement optimisées garantissent des temps de chargement plus rapides et une meilleure performance.
Copie d’événements : à la copie d’un événement, l’organisation est désormais reprise de l’événement d’origine au lieu de l’utilisateur connecté.
Ajout rapide d’un service : le statut de disponibilité des services est désormais affiché directement à l’ajout rapide d’un service.
Améliorations des modèles de tickets :
- Les questions peuvent désormais être triées facilement en glisser-déposer.
- La classification d’un configuration item (CI) peut être dérivée automatiquement.
- Les personnes assignées et workgroups peuvent être dérivés automatiquement d’une classification.
Ingestion automatique des réponses email comme commentaires : les réponses aux emails sont désormais ajoutées automatiquement comme commentaire à l’enregistrement correspondant, rendant la communication plus rapide et plus structurée.
Assistant IA Gfacility (Bêta - désactivé par défaut au go-live) :
- L’assistant IA est désormais en ligne en fonctionnalité complémentaire.
- Par défaut, il est désactivé au go-live et n’est pas inclus dans la licence standard, mais peut être activé sur demande.

Recherche améliorée

La fonction de recherche dans Gfacility a été enrichie de filtres avancés, pour que les utilisateurs trouvent des résultats plus vite et plus spécifiquement. La recherche peut désormais couvrir tous les objets, ou être faite spécifiquement par module avec des options de recherche plus ciblées. Les filtres supportent des conditions étendues comme supérieur à, inférieur à, entre, ne contient pas, et plus. Dans un champ, plusieurs valeurs sont traitées en OR, tandis que les combinaisons entre différents champs s’appliquent en AND, offrant de la flexibilité pour les requêtes complexes.

Règles de restriction et de disponibilité des salles

Dans le menu sites, des règles de restriction ont été ajoutées, permettant de limiter l’accès aux salles selon groupe, organisation et finalité. Ce n’est que lorsque les règles configurées sont remplies que la salle est proposée à la réservation. De plus, il est désormais possible de définir des règles de disponibilité par salle. Avec celles-ci, vous déterminez à quels horaires une salle est disponible.

Module CI

Le module CI a été enrichi de nouvelles fonctionnalités pour donner une meilleure visibilité sur les informations liées. Vous pouvez désormais consulter directement tous les tickets liés à un configuration item (CI), avec un aperçu clair du nombre de tickets reliés. Cela s’affiche en X / Y, où :

X est le nombre de tickets aux statuts annulé, refusé ou terminé (et donc complets).
Y est le nombre total de tickets liés.

Cela facilite l’analyse de l’état actuel et de l’historique d’un CI et permet d’établir rapidement des liens entre incidents, changements ou problèmes antérieurs.

Pour voir les tickets liés, vous avez besoin des droits « relationship » dans le module CI.

Ingestion automatique des réponses email comme commentaires

Les réponses aux emails sont désormais ajoutées automatiquement comme commentaire à l’enregistrement correspondant, rendant la communication plus rapide et plus structurée.

Par défaut, les emails sont toujours envoyés via une adresse email noreply.
Si souhaité, une adresse email spécifique peut être configurée pour le client afin à la fois d’envoyer et d’ingérer les emails. Contactez-nous à cet effet.

Comment fonctionne l’ingestion d’emails ?

L’ingestion d’emails n’a lieu que si l’email a été initialement envoyé depuis Gfacility.
L’envoi d’un email arbitraire à Gfacility n’est pas ingéré.
Seule la réponse est ajoutée comme commentaire, pas l’historique complet de l’email.
Les mentions dans les emails sont ajoutées comme réponse dans Gfacility.
Les emails sans mention sont ajoutés comme commentaire autonome sans réponse.
L’email est ingéré comme commentaire sur l’enregistrement depuis lequel le mail a été envoyé. Cela peut être un ticket, une tâche, une réunion, un CI, etc.

Modèles de tickets

Trier les questions en glisser-déposer

Vous pouvez désormais ajuster facilement l’ordre des questions dans un modèle de ticket via glisser-déposer.

Dérivation automatique de la classification depuis le CI

Quand un Configuration item (CI) est sélectionné dans un ticket, la classification correspondante peut être reprise automatiquement, ce qui évite la saisie manuelle.
Note : cela ne se produit qu’à la création du ticket et pas lors des mises à jour ultérieures du ticket.

Assignation automatique des personnes et workgroups

Les personnes assignées et workgroups peuvent désormais être dérivés directement sur la base de la classification d’un ticket. Cela garantit que les tickets arrivent plus vite aux bonnes équipes sans configuration supplémentaire.
Note : ceci n’est pas recalculé aux mises à jour du ticket.

Assistant IA Gfacility

L’assistant IA Gfacility est désormais disponible et offre un assistant puissant qui aide les utilisateurs à effectuer leurs tâches plus vite et plus efficacement. L’assistant peut être déployé pour diverses actions dans Gfacility, telles que créer des tickets, planifier des réunions et mettre à jour des données.

Que peut faire l’assistant IA ?

Créer des tickets avec un minimum d’informations

L’IA peut générer un ticket à partir de brèves descriptions ou même d’une image.
Les détails incomplets sont automatiquement complétés à partir du contexte et des interactions antérieures.

Planifier des réunions

L’IA peut planifier des réunions selon la disponibilité, les préférences et les contraintes de localisation.
Peut ajouter de la restauration selon les préférences.
Peut enregistrer des visiteurs.

Mettre à jour des données dans Gfacility

Effectuez des modifications directes dans les enregistrements existants, comme tickets, réunions, tâches et configuration items.

Rechercher des informations et consulter la base de connaissances

Fournit des réponses aux questions à partir des articles de connaissances existants et de la documentation interne.
Accès rapide aux manuels et instructions pertinents.

🖼 Reconnaissance d’image : l’IA peut analyser des images et en extraire des informations, par exemple la reconnaissance de dégâts pour les tickets facility. 🎙 Reconnaissance vocale (speech-to-text) : les utilisateurs peuvent dicter des commandes plutôt que de taper. 🔊 Synthèse vocale (text-to-speech) : l’IA peut lire des informations textuelles à voix haute, pratique pour les options d’accessibilité.

Disponibilité

L’assistant IA est une fonctionnalité optionnelle, n’est pas incluse dans la licence standard et est désactivé par défaut.
Si souhaité, cette fonctionnalité peut être activée sur demande.