2026 - T2 | Gfacility

Ces release notes donnent un aperçu de la nouvelle release complète désormais disponible sur l’environnement UAT. Nous introduisons entre autres des options de vue avancées pour les modules opérationnels, une nouvelle fonction d’import puissante et un ensemble étendu de règles RGPD. Par ailleurs, l’expérience utilisateur autour des réservations, de la communication et du ticketing a encore été affinée.

Vues opérationnelles et données

Nouvelles vues pour les modules opérationnels

Dans les modules Ticketing, Tâches, Réservations, Visiteurs, CI, Actifs, Produits et Base de connaissances, vous pouvez désormais choisir, en plus de la liste standard, de nouvelles vues puissantes pour travailler plus vite et avec plus de visibilité.

Vue arborescente Vue hiérarchique avec éléments sous-jacents personnalisables (note : disponible uniquement pour les tickets et réservations).
Kanban Vue visuelle du workflow en colonnes (note : non disponible pour les réservations).
Scheduler Timeline pour une gestion efficace de la capacité et du planning.
Pivot Tableaux croisés dynamiques pour une analyse de données ultra-rapide.

⚠️ Limites d’affichage

Un maximum d’affichage de 500 enregistrements s’applique aux vues arborescente, Kanban et Pivot. Votre filtre ou votre vue contient plus de 500 enregistrements ? Ces options de vue spécifiques seront alors temporairement indisponibles tant que la liste n’est pas restreinte via des filtres.

Import de données en masse

Désormais, vous pouvez importer des données facilement en masse, ce qui rend la mise en place et la mise à jour de votre environnement beaucoup plus rapides.

Modules supportés : disponible pour les CIs, Actifs et Articles de la base de connaissances.
Limite : vous pouvez importer ou modifier jusqu’à 5 000 objets à la fois.
Permissions requises : cette fonctionnalité est exclusivement disponible pour les utilisateurs qui disposent déjà des permissions « bulk edit ».

Ticketing, tâches et réservations

Améliorations pour les tickets

Tickets enfants et clôture automatique : il est désormais possible de lier des tickets enfants à un ticket majeur. Quand le ticket majeur est clôturé, les tickets enfants sous-jacents peuvent être archivés automatiquement avec lui. Le statut du ticket enfant est synchronisé avec la classe de statut du majeur (par ex. classe « Terminé »).
Synchronisation des conversations : les messages et conversations ajoutés à un ticket majeur peuvent désormais être partagés automatiquement, en option, avec tous les enregistrements enfants liés.
Fonctionnalité de tags : à partir de maintenant, vous pouvez facilement ajouter des tags aux tickets pour mieux les catégoriser et les retrouver plus vite.
Indicateur de présence en temps réel : voyez instantanément qui a un ticket spécifique ouvert à ce moment, ce qui évite le travail en doublon sur le même ticket.
Changements de statut en bulk-edit : vous pouvez désormais modifier le statut de plusieurs tickets en masse. Note : un nouveau statut n’est proposé en option que s’il est une étape suivante autorisée pour tous les tickets sélectionnés.

Nous avons encore enrichi et structuré nos capacités d’automatisation :

Task rules déplacées : les task rules ont été déplacées de Tâches vers Rules sous Automations, garantissant que toute la logique d’automatisation est gérée de manière centralisée.
Nouveaux déclencheurs temporels : ajoutés pour les Tickets et Tâches : un déclencheur basé sur la date/heure de modification. Cela permet d’exécuter automatiquement des actions quand aucun changement ne survient pendant une durée donnée (par ex. changer automatiquement le statut sur inactivité).
Nouvelles classes de workflow (statuts) : de nouvelles classes ont été ajoutées pour mieux structurer et reporter les processus : En attente du client, En attente du fournisseur, Répondu et Archivé. Ces classes sont disponibles à l’usage dans l’automatisation et le reporting.
- Important : pour les clients existants, aucun nouveau statut n’est créé automatiquement, et les workflows existants restent inchangés. Si vous souhaitez utiliser ces classes dans des workflows existants, elles peuvent être ajoutées sur demande. Pour les nouveaux workflows, elles sont incluses par défaut.
- Comportement Archivé : quand un ticket est mis en Archivé, il devient complètement en lecture seule. Les modifications ne sont plus possibles. Seuls les changements de statut restent possibles selon les règles de workflow configurées.
Déclencheurs basés sur les conversations : un nouveau déclencheur, conversation ajoutée, a été introduit. Il inclut une condition sur « par qui » (par ex. créé par, demandeur, assigné à), permettant d’automatiser des actions selon précisément qui répond.

Ces améliorations permettent d’automatiser les workflows plus intelligemment et d’obtenir une meilleure visibilité sur les statuts et délais de traitement.

Suivi du temps et règles RGPD

Vous avez désormais plus de contrôle sur vos heures et sur les données privacy-sensibles dans les tickets et tâches.

Suivi du temps : il est désormais possible de logger le temps travaillé. Cela peut se faire manuellement a posteriori, ou automatiquement via le compteur de démarrage qui se déclenche dès que vous commencez à travailler. Note : de nouvelles permissions ont été créées dans le système à cet effet, désactivées par défaut, qui doivent être activées par les administrateurs.
Règles RGPD étendues : il est possible de planifier la suppression ou l’anonymisation automatique de données dans les tickets et tâches à un moment défini.

Améliorations pour les réservations

Formulaire de réservation remanié : l’UX des formulaires a été nettement améliorée et leur usage simplifié.
Informations sur la salle visibles instantanément : dans la vue liste, la description de la salle et les équipements disponibles (facilities) s’affichent désormais immédiatement, ce qui permet de faire le bon choix plus vite.
Site requis pour les produits : quand vous voulez ajouter un produit directement à votre réservation, le système vous prévient désormais qu’un site doit d’abord être sélectionné.
Visibilité sur la disponibilité et suggestions intelligentes : pendant la réservation, vous avez désormais la possibilité de consulter directement la vue calendrier. Vous pouvez aussi utiliser des suggestions intelligentes pour trouver rapidement un créneau idéal.

💡 Comment fonctionne cette suggestion ?

Le système calcule le moment idéal sur la base de quelques règles intelligentes :
- Rôles et statut : les organisateurs pèsent le plus, suivis des participants obligatoires puis optionnels. Un calendrier « libre » score positivement, alors qu’« Absent » exclut immédiatement un moment proposé.
- Heures de travail : les créneaux qui chevauchent le déjeuner ou tombent en dehors des heures de bureau standards sont ignorés automatiquement.
- Résultat : vous verrez toujours les moments au score le plus élevé (et donc à la meilleure disponibilité). À égalité, l’heure la plus précoce est recommandée.

Sites et visiteurs

Kiosk et room signages

Tant l’interaction avec les visiteurs que l’enregistrement des sites ont été optimisés avec de nouvelles fonctions pour nos solutions hardware et kiosk.

Champs d’enregistrement personnalisables (kiosk) : vous avez désormais le contrôle total sur le processus d’enregistrement. Vous configurez vous-même quels champs de saisie sont actifs pour les visiteurs et lesquels doivent être renseignés en obligatoire.
Check-out visiteur (kiosk) : une nouvelle option permet désormais aux visiteurs de se check-outer eux-mêmes via le Kiosk au moment de partir.
Acceptation des conditions (kiosk) : pendant l’enregistrement, vous pouvez désormais exiger des visiteurs qu’ils acceptent des conditions, comme des règles de sécurité ou des règles de confidentialité.
Enregistrement de site (room signages) : désormais, nous suivons précisément quel Room Signage spécifique a été utilisé pour le check-in ou check-out, fournissant une visibilité en temps réel sur la localisation exacte.

⚠️ Impact important : réactivation hardware nécessaire Comme nous passons à une nouvelle infrastructure, le protocole de communication entre les appareils et Gfacility change. Cela signifie que tous les Kiosks et Room Signages doivent être réactivés après la migration pour continuer à communiquer avec le logiciel. Veuillez planifier cette réactivation pour éviter une indisponibilité des écrans.

Authentification et sécurité

Nouvelle méthode de connexion avec MFA

Nous avons ajouté l’option de se connecter avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, sécurisé en complément par MFA (Multi-Factor Authentication). Les utilisateurs peuvent désormais réinitialiser eux-mêmes leur mot de passe directement par email.

⚠️ Note pour les clients existants Pour éviter de perturber les flux actuels, cette nouvelle option de connexion est désactivée par défaut pour les clients existants. Par conséquent, il n’est pas encore directement possible de se connecter de la nouvelle manière ; pour vous, le processus se déroule encore comme d’habitude via Sign in with Microsoft ou votre propre SSO.

Configuration et modèles

ℹ️ Changement important : ajouter des CIs dans les modèles Ce changement a un impact direct sur la manière de configurer les modèles. L’ancienne méthode où vous pouviez choisir entre « valeurs autorisées » ou « par défaut » à l’ajout d’un CI dans un modèle est obsolète.

Nouveau workflow obligatoire : désormais, vous devez toujours sélectionner un filtre public. À l’ajout d’un CI, vous ne pouvez choisir que des valeurs permises par ce filtre. Les colonnes définies dans ce filtre public sont aussi héritées automatiquement pour l’affichage et l’ajout de données.

Performance et infrastructure

Nous avons décidé de fusionner la migration technique prévue d’App Engine vers Cloud Run avec cette release. En conséquence, vous bénéficiez directement d’un environnement renouvelé et plus puissant. Grâce à cette transition, la plateforme tournera nettement plus performante et plus stable. Par ailleurs, nous avons implémenté des optimisations ciblées qui améliorent fortement la vitesse globale de l’application.

Visiblement plus rapide : vous expérimentez immédiatement que le chargement et l’ouverture des vues, de la page d’accueil et des enregistrements individuels sont beaucoup plus fluides. Tout est plus réactif, ce qui garantit une expérience de travail plus efficace et plus agréable.

Améliorations générales et communication

Diverses améliorations qualité tous azimuts pour fluidifier la communication mutuelle et la navigation dans le système.

Envoyer des emails manuellement : en plus des emails automatiques, vous avez désormais la possibilité d’envoyer manuellement un email à tout moment, avec le contrôle total sur le contenu. Note : une nouvelle permission a été créée à cet effet, désactivée par défaut, qui doit être activée par les administrateurs.
Visualisation des workflows : vous pouvez désormais rendre les workflows visuellement clairs. À la sélection d’un statut, vous voyez immédiatement les étapes suivantes possibles et qui a les permissions pour les exécuter.
Clonage de paramètres : vous pouvez facilement cloner des groupes, SLA et filtres pour créer de nouvelles configurations à toute vitesse.
Nouveau formatage Rich-text et Communication : un nouvel éditeur rich-text est disponible avec de larges options de formatage. De plus, vous avez désormais la possibilité de réinitialiser la mise en page (très pratique pour le texte collé). Par ailleurs, le champ de communication pour les tâches a été nettement agrandi, et il y a un support des emojis dans les messages.
Liker des messages et réactions emoji : il est désormais possible de liker des messages et de réagir avec des emojis. Un nouveau déclencheur a aussi été ajouté aux règles de notification à cet effet (Other -> Emoji added). Un modèle est disponible pour cette notification ; faites-nous savoir si cela vous intéresse et nous l’ajouterons à votre environnement.
@-mentions et recherche plus intelligentes : quand vous taguez des personnes, vous obtenez immédiatement des suggestions de rôles actifs sur l’objet. La fonction de recherche générale supporte désormais parfaitement les espaces et permet de chercher sans accroc par prénom, nom et email.
Notifications et évaluations : recevez une copie email directe de vos propres messages écrits. De plus, vous pouvez naviguer directement vers les formulaires et évaluations via email grâce au nouveau lien ?rating=true.
Vue de profil pour les lookups utilisateurs : pour tous les lookups et profils utilisateurs, nous affichons désormais les initiales instantanément par défaut, ou la photo de profil si elle est fournie. La suppression de votre photo de profil est aussi désormais facile.
Nouvelle indication pour la sauvegarde des vues d’ensemble : lors de la modification d’une vue d’ensemble, une barre bleue n’apparaît plus en haut de l’écran. À la place, vous voyez désormais un discret point bleu directement dans votre vue d’ensemble. En cliquant sur ce point, ou sur le bouton info de la vue, vous obtenez immédiatement l’option de sauvegarder la vue modifiée.
Affichage des évaluations optimisé : pour économiser l’espace écran et garder la vue plus propre, l’affichage des évaluations sur les objets a été raccourci. Au lieu de 5 boutons séparés (étoiles), une seule étoile est désormais affichée.

🔌 Changements API - modules opérationnels

Tous les endpoints GET opérationnels (Configuration Items, Assets, Knowledge Base, Products, Services) ont été révisés. Changements clés :

Pour tous les modules :

Nouveau paramètre view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Détermine quel ensemble de colonnes et quelle clé stateData sont retournés. Par défaut = columns. Envoyez view_type=flat explicitement pour un comportement identique à aujourd’hui.
Le type de champ personnalisé configuration_item_lookup ne retourne plus l’objet imbriqué configurationItem:{id,title} — les clients doivent le récupérer eux-mêmes.
Messages d’erreur (i18n) : les messages d’erreur sont désormais traduits. Les clients qui parsent des chaînes d’erreur anglaises exactes doivent basculer vers des codes d’erreur.
Nouveau support de pièces jointes : les fichiers .numbers (Apple Numbers) sont désormais autorisés en pièce jointe.

Par module :

Configuration Items : l’endpoint relations /relation devient /relations. Le nouvel alias est GET /configuration-item/list. La méthode index a été optimisée pour la performance. Les relations créent aussi automatiquement les relations inverses (avec détection de cycle).
Assets : le champ customColumns a été supprimé de la réponse list.
Tickets & Events : view_type détermine désormais aussi l’imbrication des enregistrements enfants et tâches (kanban/timeline/tree). Si un view_type manque, le serveur retombe temporairement sur tree avec les tâches imbriquées — envoyez explicitement view_type=flat pour conserver l’ancienne réponse à plat.
Limite Tickets & Events : pour kanban / timeline / tree, la limite take est plafonnée à 500.