2025 - Semana 14

Resumen

Este release trae una serie de mejoras y nuevas funcionalidades que aumentan aún más la eficiencia y la facilidad de uso de Gfacility.

• Búsqueda mejorada: Ahora puedes aplicar filtros desde la pantalla de búsqueda en distintos campos, con la opción de combinar varios filtros.
• Reglas de restricción y disponibilidad para salas: Determina la disponibilidad de las salas y quién puede reservar qué sala. No hay impacto en la configuración existente; todas las salas permanecen como están.
• Módulo CI: Ahora puedes consultar directamente todos los tickets vinculados dentro de un configuration item.
• Abrir registros en una nueva pestaña: Más flexibilidad al trabajar con varios registros.
• Rendimiento mejorado del helpdesk: Consultas fuertemente optimizadas aseguran tiempos de carga más rápidos y mejor rendimiento.
• Copia de eventos: Al copiar un evento, la organización ahora se toma del evento original en vez del usuario que ha iniciado sesión.
• Añadir servicio rápido: El estado de disponibilidad de los servicios ahora se muestra directamente al añadir un servicio rápidamente.
• Mejoras en plantillas de ticket:
  • Las preguntas se pueden ordenar fácilmente con drag-and-drop.
  • La clasificación de un configuration item (CI) puede derivarse automáticamente.
  • Las personas y grupos de trabajo asignados pueden derivarse automáticamente de una clasificación.
• Captura automática de respuestas de correo como comentarios: Las respuestas a correos se añaden ahora automáticamente como comentario al registro correspondiente, haciendo la comunicación más rápida y organizada.
• Asistente de IA de Gfacility (Beta - desactivado por defecto en go-live):
  • El asistente de IA ya está en producción como funcionalidad adicional.
  • Por defecto está desactivado en go-live y no se incluye en la licencia estándar, pero puede activarse bajo petición.

Búsqueda mejorada

La función de búsqueda en Gfacility se ha ampliado con filtros avanzados para que los usuarios encuentren resultados más rápido y de forma más específica. La búsqueda ahora puede abarcar todos los objetos, o realizarse específicamente por módulo con opciones de búsqueda más afinadas. Los filtros soportan condiciones extendidas como mayor que, menor que, entre, no contiene, entre otras. Dentro de un campo, varios valores se tratan como OR, mientras que las combinaciones entre campos distintos se aplican como AND, ofreciendo flexibilidad para consultas complejas.

Reglas de restricción y disponibilidad para salas

En el menú ubicaciones se han añadido reglas de restricción, con las que puedes limitar el acceso a salas según grupo, organización y motivo. Solo cuando se cumplen las reglas configuradas, la sala se muestra al reservar. Además, ahora es posible establecer reglas de disponibilidad por sala. Con ellas determinas en qué horarios una sala está disponible para su uso.

Módulo CI

El módulo CI se ha ampliado con nueva funcionalidad para ofrecer mejor visión sobre la información relacionada. Ahora puedes consultar directamente todos los tickets vinculados de un configuration item (CI), incluido un resumen claro del número de tickets relacionados. Se muestra como X / Y, donde:

• X es el número de tickets en estado cancelado, rechazado o finalizado (y por tanto cerrados).
• Y es el número total de tickets vinculados.

Esto facilita el análisis del estado y la historia actuales de un CI y permite establecer rápidamente vínculos entre incidencias, cambios o problemas anteriores.

Para ver los tickets vinculados necesitas el permiso «relationship» en el módulo CI.

Captura automática de respuestas de correo como comentarios

Las respuestas a correos se añaden ahora automáticamente como comentario al registro correspondiente, haciendo la comunicación más rápida y organizada.

• Por defecto, los correos se siguen enviando a través de una dirección de no-reply.
• Si se desea, se puede configurar una dirección de correo específica para que el cliente envíe e ingiera correos. Contáctanos para esto.

¿Cómo funciona la ingesta de correos?

• La ingesta de correos solo ocurre si el correo se envió originalmente desde Gfacility.
• Enviar un correo arbitrario a Gfacility no se ingerirá.
• Solo la respuesta se añade como comentario, no el historial completo del correo.
• Las menciones en correos se añaden como respuesta dentro de Gfacility.
• Los correos sin mención se añaden como comentario independiente sin respuesta.
• El correo se ingiere como comentario en el registro desde el que se envió el correo. Puede ser un ticket, una tarea, una reunión, un CI, etc.

Plantillas de ticket

Ordenar preguntas con drag-and-drop

• Ahora puedes ajustar fácilmente el orden de las preguntas dentro de una plantilla de ticket mediante drag-and-drop.

Derivación automática de la clasificación a partir del CI

• Cuando se selecciona un Configuration item (CI) en un ticket, la clasificación correspondiente puede tomarse automáticamente, por lo que ya no es necesario introducirla manualmente.
• Nota: Esto solo ocurre al crear el ticket y no en actualizaciones posteriores del ticket.

Asignación automática de personas y grupos de trabajo

• Las personas y grupos de trabajo asignados pueden derivarse ahora directamente de la clasificación de un ticket. Esto asegura que los tickets llegan más rápido a los equipos adecuados sin configuración extra.
• Nota: Esto no se recalcula en las actualizaciones del ticket.

Asistente de IA de Gfacility

El asistente de IA de Gfacility ya está disponible y ofrece un potente asistente que ayuda a los usuarios a realizar tareas más rápido y de forma más eficiente. El asistente puede emplearse para diversas acciones dentro de Gfacility, como crear tickets, programar reuniones y actualizar datos.

¿Qué puede hacer el asistente de IA?

Crear tickets con un input mínimo

• La IA puede generar un ticket a partir de descripciones cortas o incluso de una imagen.
• Los detalles incompletos se rellenan automáticamente a partir del contexto e interacciones previas.

Programar reuniones

• La IA puede programar reuniones según disponibilidad, preferencias y restricciones de ubicación.
• Puede añadir catering según preferencias.
• Puede registrar visitantes.

Actualizar datos en Gfacility

• Realiza cambios directos en registros existentes, como tickets, reuniones, tareas y configuration items.

Buscar información y consultar la base de conocimiento

• Da respuestas a preguntas basadas en artículos de conocimiento y documentación interna existentes.
• Acceso rápido a manuales e instrucciones relevantes.

• 🖼 Reconocimiento de imágenes: La IA puede analizar imágenes y extraer información de ellas, como el reconocimiento de daños para tickets de facility. 🎙 Reconocimiento de voz (speech-to-text): Los usuarios pueden dictar comandos en lugar de teclear. 🔊 Texto a voz: La IA puede leer información textual en voz alta, útil para opciones de accesibilidad.

Disponibilidad

• El asistente de IA es una funcionalidad opcional, no está incluida en la licencia estándar y está desactivada por defecto.
• Si se desea, esta funcionalidad puede activarse bajo petición.