2026 - Q2 | Gfacility

Estas notas de release ofrecen una visión general del nuevo y completo release que ya está disponible en el entorno UAT. Entre otras cosas, presentamos opciones avanzadas de visualización para los módulos operativos, una nueva y potente función de importación y reglas RGPD ampliadas. Además, se ha refinado aún más la experiencia de usuario en torno a las reservas, la comunicación y el ticketing.

Vistas y datos operativos

Nuevas vistas para los módulos operativos

En los módulos de Ticketing, Tareas, Reservas, Visitantes, CI, Activos, Productos y Base de conocimiento, ahora puedes elegir nuevas vistas potentes, además de la lista estándar, para hacer tu trabajo más rápido y con más visión.

Vista de árbol Vista jerárquica con elementos subyacentes configurables (nota: solo disponible para tickets y reservas).
Kanban Visión visual del workflow en columnas (nota: no disponible para reservas).
Scheduler Línea de tiempo para gestión eficaz de capacidad y planificación.
Pivot Tablas dinámicas para un análisis de datos ultrarrápido.

⚠️ Límites de visualización

Se aplica un máximo de visualización de 500 registros a las vistas de árbol, Kanban y Pivot. ¿Tu filtro o vista contiene más de 500 registros? Entonces estas opciones de vista específicas no estarán disponibles temporalmente hasta que se reduzca la lista mediante filtros.

Importación masiva de datos

A partir de ahora, puedes importar datos de forma masiva fácilmente, lo que hace mucho más rápida la configuración y actualización de tu entorno.

Módulos soportados: Disponible para CIs, Activos y Artículos de conocimiento.
Límite: Puedes importar o modificar hasta un máximo de 5.000 objetos por vez.
Permisos requeridos: Esta funcionalidad está disponible exclusivamente para usuarios que ya tienen permisos de ‘bulk edit’.

Ticketing, tareas y reservas

Mejoras para tickets

Tickets hijos y cierre automático: Ahora es posible vincular tickets hijos a un ticket principal. Cuando se cierra el ticket principal, los tickets hijos subyacentes pueden archivarse automáticamente junto con él. El estado del ticket hijo se sincroniza con la clase de estado del principal (p. ej., clase ‘Completado’).
Sincronización de conversaciones: Los mensajes y conversaciones añadidos a un ticket principal ahora pueden compartirse automáticamente, de forma opcional, con todos los registros hijos vinculados.
Funcionalidad de tags: A partir de ahora, puedes añadir fácilmente tags a los tickets para categorizarlos mejor y encontrarlos más rápido.
Indicador de presencia en tiempo real: Ve al instante quién tiene un ticket concreto abierto en ese momento, evitando trabajo duplicado sobre el mismo ticket.
Cambios de estado vía bulk-edit: Ahora puedes cambiar el estado de varios tickets de forma masiva. Nota: un nuevo estado solo se muestra como opción si es un siguiente paso permitido para todos los tickets seleccionados.

Hemos ampliado y estructurado aún más nuestras capacidades de automatización:

Reglas de tareas reubicadas: Las reglas de tareas se han movido de Tareas a Reglas dentro de Automatizaciones, asegurando que toda la lógica de automatización se gestione de forma centralizada.
Nuevos disparadores basados en tiempo: Añadidos para Tickets y Tareas: un disparador basado en la fecha/hora de modificación. Esto te permite ejecutar acciones automáticamente cuando no se producen cambios durante un periodo de tiempo concreto (p. ej., cambiar el estado automáticamente por inactividad).
Nuevas clases de workflow (estados): Se han añadido nuevas clases para estructurar mejor procesos y reporting: Esperando al cliente, Esperando al proveedor, Respondido y Archivado. Estas clases están disponibles para su uso en automatización y reporting.
- Importante: Para los clientes existentes, no se crean nuevos estados automáticamente, y los workflows existentes permanecen sin cambios. Si deseas usar estas clases en workflows existentes, pueden añadirse a petición. Para nuevos workflows, se incluyen por defecto.
- Comportamiento de Archivado: Cuando un ticket se establece como Archivado, queda completamente en solo lectura. Ya no son posibles modificaciones. Solo siguen siendo posibles los cambios de estado según las reglas configuradas del workflow.
Disparadores basados en conversaciones: Se ha introducido un nuevo disparador, conversación añadida. Incluye una condición de «por quién» (p. ej., creado por, solicitante, asignado a), permitiéndote automatizar acciones según quién responda exactamente.

Estas mejoras hacen posible automatizar workflows de forma más inteligente y obtener una mejor visión sobre estados y tiempos de resolución.

Registro de tiempo y reglas RGPD

Ahora tienes más control sobre tus horas y datos sensibles a la privacidad dentro de tickets y tareas.

Registro de tiempo: Ahora es posible registrar el tiempo trabajado. Puede hacerse manualmente a posteriori, o automáticamente vía el contador de inicio que arranca en cuanto empiezas a trabajar. Nota: se han creado nuevos permisos en el sistema para esto, que están desactivados por defecto y deben ser activados por los administradores.
Reglas RGPD ampliadas: Es posible programar los datos dentro de tickets y tareas para que se borren o anonimicen automáticamente en un momento determinado.

Mejoras para reservas

Formulario de reserva renovado: La UX de los formularios se ha mejorado significativamente y su uso se ha simplificado.
Información de sala visible al instante: En la vista de lista, ahora se muestran inmediatamente la descripción de la sala y las facilidades (funciones) disponibles, permitiéndote elegir más rápido.
Requisito de ubicación para productos: Cuando quieras añadir un producto directamente a tu reserva, el sistema te avisará primero de que debe seleccionarse una ubicación.
Visión de disponibilidad y sugerencias inteligentes: Mientras haces una reserva, ahora tienes la opción de consultar directamente la vista de calendario. También puedes usar sugerencias inteligentes para encontrar rápidamente una franja horaria ideal.

💡 ¿Cómo funciona esta sugerencia?

El sistema calcula el momento ideal a partir de unas pocas reglas inteligentes:
- Roles y estado: Los organizadores pesan más, seguidos de asistentes obligatorios y opcionales. Un calendario «libre» puntúa positivamente, mientras que «Ausente» excluye inmediatamente un momento propuesto.
- Horario laboral: Se ignoran automáticamente las franjas que se superponen con la comida o caen fuera del horario estándar.
- Resultado: Verás siempre los momentos con la puntuación más alta (y por tanto la mejor disponibilidad). En caso de empate, se recomienda la hora más temprana.

Ubicaciones y visitantes

Kiosco y room signages

Tanto la interacción con los visitantes como el registro de ubicaciones se han optimizado con nuevas funciones para nuestras soluciones hardware y de kiosco.

Campos de registro configurables (kiosco): Ahora tienes control total sobre el proceso de registro. Puedes configurar tú mismo qué campos de entrada están activos para los visitantes y cuáles son obligatorios.
Check-out de visitante (kiosco): Se ha puesto a disposición una nueva opción que permite a los visitantes hacer ahora su propio check-out a través del Kiosco al marcharse.
Aceptar términos y condiciones (kiosco): Durante el proceso de registro, ahora puedes exigir que los visitantes acepten términos y condiciones, como normas de seguridad o reglas de privacidad.
Registro de ubicación (room signages): A partir de ahora, registramos con precisión exactamente qué Room Signage concreto se utilizó para hacer check-in o check-out, ofreciendo visión en tiempo real de la ubicación exacta.

⚠️ Impacto importante: Se requiere reactivar el hardware Dado que estamos migrando a una nueva infraestructura, el protocolo de comunicación entre los dispositivos y Gfacility cambia. Esto significa que todos los Kioscos y Room Signages deben reactivarse tras la migración para seguir comunicándose con el software. Programa esta reactivación para evitar tiempo de inactividad de las pantallas.

Autenticación y seguridad

Nuevo método de inicio de sesión con MFA

Hemos añadido la opción de iniciar sesión con nombre de usuario y contraseña, adicionalmente protegida con MFA (autenticación multifactor). Los usuarios ahora pueden restablecer sus contraseñas directamente por correo.

⚠️ Nota para clientes existentes Para no interrumpir los flujos de trabajo actuales, esta nueva opción de inicio de sesión está desactivada por defecto para los clientes existentes. Como resultado, aún no es posible iniciar sesión de la nueva manera de forma directa; el proceso para ti sigue siendo como siempre, vía Iniciar sesión con Microsoft o tu propio SSO.

Configuración y plantillas

ℹ️ Cambio importante: Añadir CIs dentro de plantillas Este cambio tiene impacto directo en cómo configuras las plantillas. El método antiguo en el que podías elegir entre «valores permitidos» o «por defecto» al añadir un CI en una plantilla queda obsoleto.

Nuevo workflow obligatorio: A partir de ahora, siempre debes seleccionar un filtro público. Al añadir un CI, solo puedes elegir valores permitidos por este filtro. Las columnas definidas en este filtro público se heredan ahora automáticamente tanto para mostrar como para añadir datos.

Rendimiento e infraestructura

Hemos decidido fusionar la migración técnica planificada de App Engine a Cloud Run con este release. Como resultado, te beneficiarás directamente de un entorno renovado y más potente. Gracias a esta transición, la plataforma será notablemente más eficiente y estable. Además, hemos implementado optimizaciones específicas que mejoran fuertemente la velocidad global de la aplicación.

Perceptiblemente más rápido: Experimentarás al instante que cargar y abrir vistas, la página de inicio y registros individuales es mucho más fluido. Todo se siente más receptivo, asegurando una experiencia de trabajo más eficiente y agradable.

Mejoras generales y comunicación

Varias mejoras de calidad transversales para hacer más fluidas la comunicación mutua y la navegación por el sistema.

Enviar correos manualmente: Además de los correos automáticos, ahora también tienes la opción de enviar manualmente un correo en cualquier momento, con control total sobre el contenido. Nota: se ha creado un nuevo permiso para esto, que está desactivado por defecto y debe activarse por los administradores.
Visualización del workflow: Ahora puedes hacer los workflows visualmente comprensibles. Al seleccionar un estado, ves inmediatamente los siguientes pasos posibles y quién tiene los permisos para ejecutarlos.
Clonar ajustes: Puedes clonar fácilmente grupos, SLAs y filtros para crear nuevas configuraciones a la velocidad del rayo.
Nuevo formato Rich-text y Comunicación: Hay un nuevo editor de texto enriquecido disponible con amplias opciones de formato. Además, ahora tienes la posibilidad de restablecer el formato (muy útil para texto pegado). Asimismo, el campo de comunicación para tareas se ha agrandado significativamente y hay soporte para emojis en los mensajes.
Me gusta en mensajes y reacciones con emojis: Ahora es posible dar «me gusta» a los mensajes y reaccionar con emojis. También se ha añadido un nuevo disparador a las reglas de notificación para esto (Otros -> Emoji añadido). Hay una plantilla disponible para esta notificación; avísanos si te interesa y la añadiremos a tu entorno.
@-menciones más inteligentes y búsqueda: Al etiquetar a personas, obtienes inmediatamente sugerencias de los roles activos dentro del objeto. La función general de búsqueda ahora soporta perfectamente espacios y permite buscar sin problemas por nombre, apellidos y email.
Notificaciones y valoraciones: Recibe una copia directa por correo de tus propios mensajes escritos. Además, ahora puedes navegar directamente a formularios y reseñas vía correo gracias al nuevo enlace ?rating=true.
Vista de perfil para búsquedas de usuario: Para todas las búsquedas y perfiles de usuario, ahora mostramos al instante las iniciales por defecto, o la foto de perfil si se proporciona una. Borrar tu foto de perfil ahora también es fácil.
Nueva indicación al guardar vistas: Al modificar un resumen, ya no aparece una barra azul en la parte superior de la pantalla. En su lugar, ves ahora un sutil punto azul directamente dentro de tu resumen. Haciendo clic en este punto, o en el botón de info de la vista, obtienes inmediatamente la opción de guardar la vista modificada.
Visualización de valoración optimizada: Para ahorrar espacio de pantalla y mantener el resumen más limpio, la visualización de valoración en los objetos se ha acortado. En lugar de 5 botones separados (estrellas), ahora solo se muestra 1 estrella.

🔌 Cambios en la API - módulos operativos

Todos los endpoints GET operativos (Configuration Items, Activos, Base de conocimiento, Productos, Servicios) se han revisado. Cambios clave:

Para todos los módulos:

Nuevo parámetro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina qué conjunto de columnas y qué clave stateData se devuelven. Por defecto = columns. Envía explícitamente view_type=flat para un comportamiento idéntico al actual.
El tipo de campo personalizado configuration_item_lookup ya no devuelve el objeto anidado configurationItem:{id,title} - los clientes deben recuperarlo por sí mismos.
Mensajes de error (i18n): Los mensajes de error ahora están traducidos. Los clientes que parseen cadenas exactas de error en inglés deben pasar a códigos de error.
Nuevo soporte de adjuntos: Los ficheros .numbers (Apple Numbers) se permiten ahora como adjunto.

Por módulo:

Configuration Items: el endpoint de relaciones /relation pasa a /relations. El nuevo alias es GET /configuration-item/list. El método index se ha optimizado para rendimiento. Las relaciones también crean automáticamente relaciones inversas (con detección de ciclos).
Activos: el campo customColumns se ha eliminado de la respuesta del listado.
Tickets y Eventos: view_type ahora determina además el anidamiento de registros hijos y tareas (kanban/timeline/tree). Si falta view_type, el servidor cae temporalmente a tree con las tareas anidadas - envía explícitamente view_type=flat para mantener la antigua respuesta plana.
Límite Tickets y Eventos: para kanban / timeline / tree, el límite take se acota a 500.