2026 - Q2 | Gfacility

Diese Release Notes geben einen Überblick über das neue, umfassende Release, das jetzt auf der UAT-Umgebung verfügbar ist. Unter anderem führen wir erweiterte Anzeigeoptionen für operative Module, eine leistungsstarke neue Importfunktion und umfangreiche DSGVO-Regeln ein. Zudem wurde die Benutzererfahrung rund um Reservierungen, Kommunikation und Ticketing weiter verfeinert.

Operative Ansichten & Daten

Neue Ansichten für operative Module

In den Modulen Ticketing, Aufgaben, Reservierungen, Besucher, CI, Assets, Produkte und Wissensdatenbank kannst du jetzt zusätzlich zur Standardliste leistungsstarke neue Ansichten wählen, um deine Arbeit schneller und übersichtlicher zu gestalten.

Baumansicht Hierarchische Ansicht mit anpassbaren untergeordneten Elementen (Hinweis: nur für Tickets und Reservierungen verfügbar).
Kanban Visuelle Workflow-Übersicht in Spalten (Hinweis: nicht für Reservierungen verfügbar).
Scheduler Zeitleiste für effektives Kapazitäts- und Planungsmanagement.
Pivot Pivot-Tabellen für blitzschnelle Datenanalyse.

⚠️ Anzeigegrenzen

Für die Baumansicht, Kanban und Pivot gilt ein Anzeigemaximum von 500 Datensätzen. Enthält dein Filter oder deine Ansicht mehr als 500 Datensätze? Dann sind diese spezifischen Ansichtsoptionen vorübergehend nicht verfügbar, bis die Liste mit Filtern eingegrenzt wurde.

Bulk-Datenimport

Ab sofort kannst du Daten in großen Mengen einfach importieren, was das Einrichten und Aktualisieren deiner Umgebung deutlich schneller macht.

Unterstützte Module: Verfügbar für CIs, Assets und Wissensartikel.
Limit: Du kannst bis zu maximal 5.000 Objekte gleichzeitig importieren oder ändern.
Berechtigungen erforderlich: Diese Funktionalität ist ausschließlich für Nutzer verfügbar, die bereits über die Berechtigung „Bulk-Bearbeitung” verfügen.

Ticketing, Aufgaben & Reservierungen

Verbesserungen für Tickets

Child-Tickets und automatischer Abschluss: Es ist nun möglich, Child-Tickets mit einem Major-Ticket zu verknüpfen. Wenn das Major-Ticket geschlossen wird, können untergeordnete Child-Tickets automatisch mit archiviert werden. Der Status des Child-Tickets wird mit der Statusklasse des Major synchronisiert (z. B. Klasse „Abgeschlossen”).
Konversations-Synchronisation: Nachrichten und Gespräche, die zu einem Major-Ticket hinzugefügt werden, können nun optional automatisch mit allen verknüpften Child-Datensätzen geteilt werden.
Tag-Funktionalität: Ab sofort kannst du Tickets einfach Tags hinzufügen, um sie besser zu kategorisieren und schneller zu finden.
Echtzeit-Anwesenheitsanzeige: Sieh sofort, wer ein bestimmtes Ticket gerade geöffnet hat, um Doppelarbeit am selben Ticket zu vermeiden.
Statusänderungen per Bulk-Edit: Du kannst nun den Status mehrerer Tickets in einem Schwung ändern. Hinweis: ein neuer Status wird nur dann als Option angezeigt, wenn er für alle ausgewählten Tickets ein erlaubter nächster Schritt ist.

Wir haben unsere Automatisierungsmöglichkeiten weiter ausgebaut und strukturiert:

Aufgabenregeln verlegt: Aufgabenregeln wurden von Aufgaben zu Regeln unter Automatisierungen verschoben, sodass die gesamte Automatisierungslogik zentral verwaltet wird.
Neue zeitbasierte Trigger: Hinzugefügt für Tickets und Aufgaben: ein Trigger basierend auf dem Änderungsdatum/-zeit. So kannst du automatisch Aktionen ausführen, wenn über einen bestimmten Zeitraum keine Änderungen auftreten (z. B. den Status bei Inaktivität automatisch ändern).
Neue Workflow-Klassen (Status): Es wurden neue Klassen hinzugefügt, um Prozesse besser zu strukturieren und auszuwerten: Wartet auf Kunde, Wartet auf Lieferant, Beantwortet und Archiviert. Diese Klassen stehen in Automatisierung und Reporting zur Verfügung.
- Wichtig: Für bestehende Kunden werden keine neuen Status automatisch erstellt, und bestehende Workflows bleiben unverändert. Wenn du diese Klassen in bestehenden Workflows nutzen möchtest, können sie auf Anfrage hinzugefügt werden. Für neue Workflows sind sie standardmäßig enthalten.
- Verhalten archiviert: Wird ein Ticket auf Archiviert gesetzt, wird es vollständig schreibgeschützt. Änderungen sind nicht mehr möglich. Nur Statusänderungen sind weiterhin gemäß den konfigurierten Workflow-Regeln möglich.
Konversationsbasierte Trigger: Ein neuer Trigger Konversation hinzugefügt wurde eingeführt. Dazu gehört eine Bedingung „durch wen” (z. B. Ersteller, Anfragender, Zugewiesener), sodass du Aktionen genau danach automatisieren kannst, wer antwortet.

Diese Verbesserungen ermöglichen es, Workflows intelligenter zu automatisieren und einen besseren Einblick in Status und Durchlaufzeiten zu erhalten.

Zeiterfassung und DSGVO-Regeln

Du hast jetzt mehr Kontrolle über deine Stunden und datenschutzrelevante Daten in Tickets und Aufgaben.

Zeiterfassung: Es ist nun möglich, gearbeitete Zeit zu erfassen. Das kann manuell im Nachhinein erfolgen oder automatisch über den Startzähler, der zu laufen beginnt, sobald du mit der Arbeit beginnst. Hinweis: hierfür wurden im System neue Berechtigungen angelegt, die standardmäßig deaktiviert sind und von Administratoren aktiviert werden müssen.
Umfangreiche DSGVO-Regeln: Es ist möglich, Daten in Tickets und Aufgaben so zu planen, dass sie zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch gelöscht oder anonymisiert werden.

Verbesserungen für Reservierungen

Überarbeitetes Reservierungsformular: Die UX der Formulare wurde deutlich verbessert und die Nutzung vereinfacht.
Rauminformationen sofort sichtbar: In der Listenansicht werden nun direkt die Beschreibung des Raums und die verfügbaren Funktionen (Ausstattung) angezeigt, sodass du schneller die richtige Wahl triffst.
Standortanforderung für Produkte: Wenn du ein Produkt direkt zu deiner Reservierung hinzufügen möchtest, weist das System nun zuerst darauf hin, dass ein Standort ausgewählt werden muss.
Einblick in Verfügbarkeit & smarte Vorschläge: Während der Reservierung hast du nun die Möglichkeit, die Kalenderansicht direkt zu konsultieren. Du kannst auch smarte Vorschläge nutzen, um schnell ein ideales Zeitfenster zu finden.

💡 Wie funktioniert dieser Vorschlag?

Das System berechnet den idealen Moment anhand einiger smarter Regeln:
- Rollen & Status: Organisatoren wiegen am stärksten, gefolgt von Pflicht- und optionalen Teilnehmern. Ein „freier” Kalender wird positiv bewertet, „Abwesend” schließt einen vorgeschlagenen Moment sofort aus.
- Arbeitszeiten: Slots, die mit dem Mittagessen überlappen oder außerhalb der Standard-Bürozeiten liegen, werden automatisch ignoriert.
- Ergebnis: Du siehst immer die Momente mit dem höchsten Score (und damit der besten Verfügbarkeit). Bei Gleichstand wird die früheste Zeit empfohlen.

Standorte & Besucher

Kiosk- und Raumbeschilderung

Sowohl die Interaktion mit Besuchern als auch die Erfassung von Standorten wurden mit neuen Funktionen für unsere Hardware- und Kiosk-Lösungen optimiert.

Anpassbare Erfassungsfelder (Kiosk): Du hast nun volle Kontrolle über den Erfassungsprozess. Du kannst selbst konfigurieren, welche Eingabefelder für Besucher aktiv sind und welche davon pflichtmäßig ausgefüllt werden müssen.
Besucher-Check-out (Kiosk): Eine neue Option wurde verfügbar gemacht, mit der sich Besucher beim Verlassen nun selbst über den Kiosk auschecken können.
AGB akzeptieren (Kiosk): Während des Erfassungsprozesses kannst du nun verlangen, dass Besucher Bedingungen wie Sicherheitsvorschriften oder Datenschutzregeln zustimmen.
Standorterfassung (Raumbeschilderung): Ab sofort verfolgen wir genau, welche spezifische Raumbeschilderung zum Ein- oder Auschecken verwendet wurde, was Echtzeit-Einblick in den exakten Standort bietet.

⚠️ Wichtiger Einfluss: Hardware-Reaktivierung erforderlich Da wir auf eine neue Infrastruktur umsteigen, ändert sich das Kommunikationsprotokoll zwischen den Geräten und Gfacility. Das bedeutet, dass alle Kiosks und Raumbeschilderungen nach der Migration reaktiviert werden müssen, um weiter mit der Software zu kommunizieren. Bitte plane diese Reaktivierung, um Bildschirm-Ausfallzeiten zu vermeiden.

Authentifizierung & Sicherheit

Neue Anmeldemethode mit MFA

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, sich mit Benutzername und Passwort anzumelden, zusätzlich abgesichert durch MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung). Nutzer können ihre Passwörter nun direkt selbst per E-Mail zurücksetzen.

⚠️ Hinweis für Bestandskunden Um aktuelle Workflows nicht zu stören, ist diese neue Anmeldeoption für Bestandskunden standardmäßig deaktiviert. Daher ist es noch nicht direkt möglich, sich auf die neue Weise anzumelden; der Ablauf erfolgt für dich weiterhin wie gewohnt über Mit Microsoft anmelden oder dein eigenes SSO.

Konfiguration & Vorlagen

ℹ️ Wichtige Änderung: CIs innerhalb von Vorlagen hinzufügen Diese Änderung hat direkte Auswirkungen darauf, wie du Vorlagen konfigurierst. Die alte Methode, bei der du beim Hinzufügen eines CI in einer Vorlage zwischen „erlaubten Werten” oder „Standard” wählen konntest, wurde abgekündigt.

Neuer verpflichtender Workflow: Ab sofort musst du immer einen öffentlichen Filter auswählen. Beim Hinzufügen eines CI kannst du nur Werte wählen, die dieser Filter zulässt. Die in diesem öffentlichen Filter definierten Spalten werden nun auch automatisch sowohl für die Anzeige als auch für das Hinzufügen von Daten übernommen.

Performance & Infrastruktur

Wir haben uns entschieden, die geplante technische Migration von App Engine zu Cloud Run mit diesem Release zusammenzulegen. Dadurch profitierst du direkt von einer erneuerten, leistungsstärkeren Umgebung. Dank dieses Übergangs läuft die Plattform deutlich performanter und stabiler. Zudem haben wir gezielte Optimierungen umgesetzt, die die Gesamtgeschwindigkeit der Anwendung stark verbessern.

Spürbar schneller: Du wirst sofort erleben, dass das Laden und Öffnen von Ansichten, der Startseite und einzelnen Datensätzen viel flüssiger ist. Alles fühlt sich reaktionsschneller an, was ein effizienteres und angenehmeres Arbeiten ermöglicht.

Allgemeine Verbesserungen & Kommunikation

Verschiedene Qualitätsverbesserungen quer durch das System, um Kommunikation und Navigation flüssiger zu machen.

E-Mails manuell senden: Zusätzlich zu automatischen E-Mails hast du nun die Möglichkeit, jederzeit manuell eine E-Mail zu senden, mit voller Kontrolle über den Inhalt. Hinweis: hierfür wurde eine neue Berechtigung erstellt, die standardmäßig deaktiviert ist und von Administratoren aktiviert werden muss.
Workflow-Visualisierung: Du kannst Workflows nun visuell sichtbar machen. Bei Auswahl eines Status siehst du sofort die möglichen nächsten Schritte und wer die Berechtigungen hat, sie auszuführen.
Einstellungen klonen: Du kannst Gruppen, SLAs und Filter einfach klonen, um blitzschnell neue Konfigurationen zu erstellen.
Neue Rich-Text-Formatierung & Kommunikation: Ein neuer Rich-Text-Editor ist mit umfangreichen Formatierungsoptionen verfügbar. Zudem kannst du nun das Layout zurücksetzen (sehr praktisch für eingefügten Text). Außerdem wurde das Kommunikationsfeld für Aufgaben deutlich vergrößert, und es gibt Unterstützung für Emojis in Nachrichten.
Nachrichten liken & Emoji-Reaktionen: Es ist nun möglich, Nachrichten zu liken und mit Emojis zu reagieren. In den Benachrichtigungsregeln wurde dafür auch ein neuer Trigger hinzugefügt (Sonstiges -> Emoji hinzugefügt). Für diese Benachrichtigung ist eine Vorlage verfügbar; lass uns wissen, ob du Interesse hast, und wir fügen sie zu deiner Umgebung hinzu.
Intelligentere @-Erwähnungen & Suche: Beim Markieren von Personen erhältst du sofort Vorschläge aktiver Rollen innerhalb des Objekts. Die allgemeine Suchfunktion unterstützt nun Leerzeichen perfekt und ermöglicht es, nahtlos nach Vor-, Nachname und E-Mail zu suchen.
Benachrichtigungen & Bewertungen: Erhalte eine direkte E-Mail-Kopie deiner eigenen geschriebenen Nachrichten. Außerdem kannst du dank des neuen Links ?rating=true direkt zu Formularen und Bewertungen per E-Mail navigieren.
Profilansicht für Nutzersuchen: Für alle Nutzersuchen und Profile zeigen wir nun standardmäßig sofort die Initialen oder das Profilbild an, falls vorhanden. Das Löschen deines Profilbilds ist nun ebenfalls einfach möglich.
Neue Anzeige für das Speichern von Übersichten (Views): Beim Ändern einer Übersicht erscheint nicht mehr ein blauer Balken oben am Bildschirm. Stattdessen siehst du nun einen dezenten blauen Punkt direkt in deiner Übersicht. Mit einem Klick auf diesen Punkt oder auf den Info-Button der Ansicht erhältst du sofort die Möglichkeit, die geänderte Ansicht zu speichern.
Optimierte Bewertungsanzeige: Um Bildschirmplatz zu sparen und die Übersicht klarer zu halten, wurde die Bewertungsanzeige auf Objekten verkürzt. Statt 5 separater Schaltflächen (Sterne) wird nun nur noch 1 Stern angezeigt.

🔌 API-Änderungen – operative Module

Alle operativen GET-Endpunkte (Configuration Items, Assets, Wissensdatenbank, Produkte, Services) wurden überarbeitet. Wichtigste Änderungen:

Für alle Module:

Neuer Parameter view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Bestimmt, welcher Spaltensatz und welcher stateData-Key zurückgegeben wird. Standard = columns. Sende explizit view_type=flat für identisches Verhalten zu heute.
Custom-Field-Typ configuration_item_lookup gibt das verschachtelte Objekt configurationItem:{id,title} nicht mehr zurück – Clients müssen das selbst abfragen.
Fehlermeldungen (i18n): Fehlermeldungen sind nun übersetzt. Clients, die nach exakten englischen Fehlertexten parsen, müssen auf Fehlercodes umstellen.
Neue Anhang-Unterstützung: .numbers-Dateien (Apple Numbers) sind jetzt als Anhang erlaubt.

Pro Modul:

Configuration Items: Relations-Endpunkt /relation wird zu /relations. Neuer Alias ist GET /configuration-item/list. Die Index-Methode wurde performance-optimiert. Beziehungen erzeugen automatisch Rückbeziehungen (mit Zyklenerkennung).
Assets: Das Feld customColumns wurde aus der Listen-Antwort entfernt.
Tickets & Events: view_type bestimmt nun zusätzlich die Verschachtelung von Child-Datensätzen und Aufgaben (kanban/timeline/tree). Wenn view_type fehlt, fällt der Server vorübergehend auf tree mit verschachtelten Aufgaben zurück – sende explizit view_type=flat, um die alte flache Antwort beizubehalten.
Limit Tickets & Events: Bei kanban / timeline / tree ist das take-Limit auf 500 gedeckelt.