2026 - Q2 | Gfacility

Estas notas de versão dão uma vista geral da nova release alargada, agora disponível no ambiente de UAT. Apresentamos, entre outras coisas, opções avançadas de visualização para módulos operacionais, uma nova e poderosa função de importação e regras alargadas de RGPD. Adicionalmente, a experiência de utilização nas reservas, comunicação e ticketing foi também refinada.

Vistas e dados operacionais

Novas vistas para módulos operacionais

Nos módulos Ticketing, Tarefas, Reservas, Visitantes, CI, Ativos, Produtos e Base de Conhecimento pode agora escolher, além da lista padrão, novas vistas poderosas para tornar o seu trabalho mais rápido e esclarecedor.

Vista em árvore Vista hierárquica com itens subjacentes personalizáveis (nota: apenas disponível para tickets e reservas).
Kanban Vista visual do workflow em colunas (nota: não disponível para reservas).
Scheduler Linha temporal para uma gestão eficaz de capacidade e planeamento.
Pivot Tabelas dinâmicas para análise rápida de dados.

⚠️ Limite das vistas

Aplica-se um máximo de visualização de 500 registos às vistas em árvore, Kanban e Pivot. O seu filtro ou vista contém mais de 500 registos? Estas opções específicas ficarão então temporariamente indisponíveis até a lista ser restringida com filtros.

Importação de dados em massa

A partir de agora, pode importar dados em massa com facilidade, o que torna a configuração e a atualização do seu ambiente muito mais rápidas.

Módulos suportados: disponível para CIs, Ativos e Artigos da Base de Conhecimento.
Limite: pode importar ou alterar até 5000 objetos de cada vez.
Permissões necessárias: esta funcionalidade está exclusivamente disponível para utilizadores que já tenham a permissão de “edição em massa”.

Ticketing, tarefas e reservas

Melhorias em tickets

Tickets filhos e fecho automático: é agora possível ligar tickets filhos a um ticket principal. Quando o ticket principal é fechado, os tickets filhos subjacentes podem ser arquivados automaticamente. O estado do ticket filho é sincronizado com a classe de estado do principal (por exemplo, classe “Concluído”).
Sincronização de conversas: as mensagens e conversas adicionadas a um ticket principal podem agora, opcionalmente, ser partilhadas automaticamente com todos os registos filhos ligados.
Funcionalidade de tags: a partir de agora pode adicionar facilmente tags aos tickets para os categorizar melhor e os encontrar mais depressa.
Indicador de presença em tempo real: veja imediatamente quem tem um determinado ticket aberto nesse momento, evitando trabalho duplicado no mesmo ticket.
Alteração de estado via edição em massa: pode agora alterar o estado de vários tickets em simultâneo. Nota: um novo estado só é apresentado como opção se for um próximo passo permitido para todos os tickets selecionados.

Alargámos e estruturámos ainda mais as nossas capacidades de automação:

Regras de tarefas deslocadas: as regras de tarefas passaram de Tarefas para Regras, dentro de Automações, garantindo que toda a lógica de automação é gerida de forma central.
Novos gatilhos baseados em tempo: adicionados para Tickets e Tarefas — um gatilho baseado na data/hora de modificação. Permite executar ações automaticamente quando não ocorrem alterações durante X tempo (por exemplo, alterar automaticamente o estado por inatividade).
Novas classes de workflow (estados): novas classes adicionadas para estruturar melhor processos e relatórios: A aguardar cliente, A aguardar fornecedor, Respondido e Arquivado. Disponíveis para utilização em automação e relatórios.
- Importante: para clientes existentes, não são criados estados novos automaticamente e os workflows existentes mantêm-se inalterados. Se quiser usar estas classes em workflows existentes, podem ser adicionadas a pedido. Para novos workflows, já estão incluídas por omissão.
- Comportamento de Arquivado: quando um ticket é colocado em Arquivado, fica totalmente em apenas leitura. Não são possíveis mais alterações. Apenas as alterações de estado permanecem possíveis, de acordo com as regras de workflow configuradas.
Gatilhos baseados em conversas: foi introduzido um novo gatilho, conversa adicionada. Inclui uma condição “por quem” (por exemplo, criado por, requerente, atribuído a), o que permite automatizar ações em função de quem responde.

Estas melhorias permitem automatizar workflows de forma mais inteligente e obter melhor visibilidade sobre estados e tempos de resposta.

Registo de tempo e regras de RGPD

Tem agora mais controlo sobre as suas horas e os dados sensíveis em tickets e tarefas.

Registo de tempo: passa a ser possível registar o tempo de trabalho. Manualmente após o facto, ou automaticamente através do contador de início que arranca assim que começa a trabalhar. Nota: foram criadas novas permissões para este efeito no sistema, desativadas por omissão e que têm de ser ativadas pelos administradores.
Regras de RGPD alargadas: pode agendar a eliminação ou anonimização automática de dados dentro de tickets e tarefas num momento definido.

Melhorias em reservas

Formulário de reserva renovado: a UX dos formulários foi significativamente melhorada e a utilização simplificada.
Informação da sala imediatamente visível: na vista em lista, a descrição da sala e as funcionalidades disponíveis (facilidades) são agora imediatamente apresentadas, para escolher a indicada mais depressa.
Localização obrigatória para produtos: quando pretende adicionar um produto diretamente à sua reserva, o sistema irá agora informar primeiro que tem de selecionar uma localização.
Visão de disponibilidade e sugestões inteligentes: ao criar uma reserva, pode agora consultar diretamente a vista de calendário. Pode também usar sugestões inteligentes para encontrar rapidamente uma janela horária ideal.

💡 Como funciona esta sugestão?

O sistema calcula o momento ideal com base em algumas regras inteligentes:
- Papéis e estado: os organizadores têm maior peso, seguidos pelos participantes obrigatórios e opcionais. Um calendário “livre” pontua positivamente, enquanto “Fora do escritório” exclui imediatamente uma janela proposta.
- Horário de trabalho: as janelas que se sobreponham ao almoço ou estejam fora do horário normal de escritório são ignoradas automaticamente.
- Resultado: vê sempre os momentos com a pontuação mais alta (e, portanto, com melhor disponibilidade). Em caso de empate, é recomendada a hora mais cedo.

Localizações e visitantes

Quiosques e sinalética de salas

A interação com visitantes e o registo de localizações foram otimizados com novas funcionalidades nas nossas soluções de hardware e quiosques.

Campos de registo personalizáveis (quiosque): tem agora controlo total sobre o processo de registo. Pode configurar quais os campos de introdução ativos para os visitantes e quais deles têm de ser preenchidos como obrigatórios.
Check-out de visitantes (quiosque): está disponível uma nova opção para os visitantes fazerem check-out através do quiosque quando saem.
Aceitação de termos e condições (quiosque): durante o registo pode agora exigir que os visitantes concordem com termos e condições, como regras de segurança ou regras de privacidade.
Registo de localização (sinalética de salas): a partir de agora registamos exatamente que sinalética de sala específica foi usada para fazer check-in ou check-out, fornecendo visibilidade em tempo real da localização exata.

⚠️ Impacto importante: necessária reativação de hardware Como estamos a migrar para uma nova infraestrutura, o protocolo de comunicação entre os dispositivos e o Gfacility está a mudar. Isto significa que todos os quiosques e sinalética de salas têm de ser reativados após a migração para continuarem a comunicar com o software. Agende esta reativação para evitar tempos de inatividade nos ecrãs.

Autenticação e segurança

Novo método de início de sessão com MFA

Adicionámos a opção de iniciar sessão com nome de utilizador e palavra-passe, adicionalmente protegida por MFA (Autenticação Multifator). Os utilizadores podem agora repor a sua palavra-passe diretamente por e-mail.

⚠️ Nota para clientes existentes Para não perturbar os workflows atuais, esta nova opção de início de sessão está desativada por omissão para clientes existentes. Por isso, ainda não pode iniciar sessão da nova forma; o processo continua a funcionar como antes, através de Iniciar sessão com Microsoft ou do seu próprio SSO.

Configuração e templates

ℹ️ Alteração importante: adicionar CIs dentro de templates Esta alteração tem impacto direto na forma como configura templates. O método antigo, em que podia escolher entre “valores permitidos” ou “padrão” ao adicionar um CI num template, foi descontinuado.

Novo workflow obrigatório: tem agora de selecionar sempre um filtro público. Ao adicionar um CI, apenas podem ser escolhidos valores permitidos por este filtro. As colunas definidas neste filtro público são também herdadas automaticamente, tanto na visualização como na adição de dados.

Desempenho e infraestrutura

Decidimos juntar a migração técnica planeada de App Engine para Cloud Run com esta release. Como consequência, beneficia diretamente de um ambiente renovado e mais potente. Graças a esta mudança, a plataforma fica significativamente mais rápida e estável. Aplicámos também otimizações dirigidas que melhoram fortemente a velocidade geral da aplicação.

Visivelmente mais rápido: vai sentir de imediato que carregar e abrir vistas, a página inicial e registos individuais é muito mais fluido. Tudo parece mais responsivo, garantindo uma experiência de trabalho mais eficiente e agradável.

Melhorias gerais e comunicação

Várias melhorias transversais de qualidade para tornar a comunicação e a navegação no sistema mais fluidas.

Envio de e-mails manualmente: além dos e-mails automáticos, tem agora a opção de enviar um e-mail manualmente a qualquer momento, com controlo total sobre o conteúdo. Nota: foi criada uma nova permissão para este efeito, desativada por omissão e que tem de ser ativada pelos administradores.
Visualização do workflow: pode agora tornar os workflows visualmente esclarecedores. Ao selecionar um estado, vê imediatamente os próximos passos possíveis e quem tem permissões para os executar.
Clonagem de configurações: pode clonar facilmente grupos, SLAs e filtros para criar novas configurações com rapidez.
Nova formatação rich-text e comunicação: está disponível um novo editor rich-text com opções de formatação alargadas. Pode também repor o esquema (muito útil para texto colado). O campo de comunicação nas tarefas foi consideravelmente aumentado e as mensagens passam a suportar emoji.
Gostar de mensagens e reações com emoji: pode agora gostar de mensagens e reagir com emoji. Foi adicionado um novo gatilho nas regras de notificação (Outros -> Emoji adicionado). Está disponível um template para esta notificação; comunique-nos o seu interesse e adicionamo-lo ao seu ambiente.
@-menções e pesquisa mais inteligentes: ao etiquetar pessoas recebe sugestões diretas dos papéis ativos dentro do objeto. A função de pesquisa geral suporta agora corretamente os espaços e permite pesquisar de forma fluida por nome próprio, apelido e e-mail.
Notificações e avaliações: receba imediatamente uma cópia por e-mail das suas próprias mensagens. Pode também navegar diretamente para formulários e avaliações por e-mail, graças à nova ligação ?rating=true.
Vista de perfil em pesquisas de utilizadores: em todas as pesquisas e perfis de utilizadores mostramos agora as iniciais por omissão, ou a fotografia de perfil quando preenchida. Apagar a sua fotografia de perfil é agora também simples.
Nova indicação para guardar resumos (vistas): ao alterar um resumo, deixa de aparecer uma barra azul no topo do ecrã. Em vez disso, vê um ponto azul subtil diretamente dentro do seu resumo. Ao clicar no ponto, ou no botão de informação da vista, tem imediatamente a opção de guardar a vista alterada.
Visualização de avaliações otimizada: para poupar espaço no ecrã e manter o resumo mais limpo, a apresentação das avaliações nos objetos foi encurtada. Em vez de 5 botões separados (estrelas), é agora mostrada apenas 1 estrela.

🔌 Alterações de API - módulos operacionais

Todos os endpoints GET operacionais (Configuration Items, Ativos, Base de Conhecimento, Produtos, Serviços) foram revistos. Principais alterações:

Para todos os módulos:

Novo parâmetro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina que conjunto de colunas e que chave stateData é devolvido. Padrão = columns. Envie view_type=flat explicitamente para um comportamento idêntico ao atual.
O tipo de campo personalizado configuration_item_lookup deixa de devolver o objeto aninhado configurationItem:{id,title} — os clientes têm de o obter por conta própria.
Mensagens de erro (i18n): as mensagens de erro são agora traduzidas. Os clientes que analisem cadeias de erro exatas em inglês têm de passar a usar códigos de erro.
Novo suporte de anexos: os ficheiros .numbers (Apple Numbers) passam a ser permitidos como anexo.

Por módulo:

Configuration Items: o endpoint de relações /relation passa a ser /relations. Novo alias: GET /configuration-item/list. O método de índice foi otimizado em desempenho. As relações criam agora automaticamente também as relações inversas (com deteção de ciclos).
Ativos: o campo customColumns foi removido da resposta da lista.
Tickets e Eventos: view_type determina agora adicionalmente o aninhamento de registos filhos e tarefas (kanban/timeline/tree). Se faltar um view_type, o servidor faz fallback temporário para tree com tarefas aninhadas — envie view_type=flat explicitamente para manter a resposta plana antiga.
Limite Tickets e Eventos: para kanban / timeline / tree, o limite take está limitado a 500.