Zorg dat je beschikt over de juiste rechten voordat je aan de slag gaat.

• Exchange Administrator-rechten: Je hebt toegang nodig tot het Exchange Admin Center en Exchange Online PowerShell om ruimte-mailboxen en room lists te beheren.
• PowerShell: Voor het aanmaken van room lists en het instellen van ruimte-eigenschappen (zoals gebouw, verdieping en capaciteit) is Exchange Online PowerShell vereist.
• Ruimten niet verbergen: Door instellingen toe te passen is het mogelijk om ruimten te verbergen in de directory. Echter, het gebruik van deze functie voorkomt de mogelijkheid om te koppelen met Gfacility. Het wordt daarom afgeraden om deze functie te gebruiken.

1. Ga naar het Exchange Admin Center.
2. Navigeer naar Ontvangers → Resources.
3. Klik op + Ruimte-resource toevoegen.
4. Vul de Naam en het e-mailadres in en klik op Volgende.
5. Stel eigenschappen in zoals Capaciteit en Locatie, en voltooi het proces.

New-Mailbox -Name "Vergaderzaal 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[email protected]"

1. Ga naar Outlook en open de betreffende ruimte als ander postvak.
2. Klik op Instellingen en navigeer naar Resourceplanning.
3. Hier kun je vervolgens opties voor plannen instellen, en personen of groepen machtigen om de zaal te boeken.

Room Finder haalt ruimten op uit room lists, niet uit individuele ruimte-mailboxen. Zonder room list verschijnen je ruimten niet in Room Finder, ook al bestaan ze in Exchange Online.

4a. Verbinden met Exchange Online PowerShell

Installeer indien nodig de module en maak verbinding:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Controleer bestaande room lists

Bekijk of er al room lists bestaan in je omgeving:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Bekijk welke ruimten er in een bestaande room list zitten:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Naam van room list" | Select Name

4c. Room List aanmaken

Maak een room list aan per gebouw. De naam van de room list verschijnt als gebouwnaam in Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Hoofdkantoor Breda" -RoomList

4d. Ruimten toevoegen aan de Room List

Voeg je ruimte-mailboxen toe aan de room list:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Hoofdkantoor Breda" -Member "[email protected]"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Hoofdkantoor Breda" -Member "[email protected]"

4e. Gebouwnaam en eigenschappen instellen per ruimte

Gebruik het Set-Place commando om de eigenschappen per ruimte in te stellen. Deze eigenschappen maken de filters in Room Finder mogelijk:

Set-Place -Identity "[email protected]" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Hoofdkantoor Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Begane grond" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Scherm"

Beschikbare eigenschappen:

• -City: De stad waarin het gebouw staat. Room Finder groepeert ruimten op stad.
• -Building: De gebouwnaam. Dit is wat zichtbaar wordt in Room Finder én in Gfacility.
• -Floor / -FloorLabel: Het verdiepingsnummer en de weergavenaam (bijv. “Begane grond”).
• -Capacity: Het maximumaantal personen. Gebruikers kunnen hierop filteren in Room Finder.
• -DisplayDeviceName: De naam van het scherm/display in de ruimte (bijv. “Scherm”).
• -AudioDeviceName: Audio-apparatuur (bijv. “Speakerphone”).
• -VideoDeviceName: Video-apparatuur (bijv. “Camera”).
• -IsWheelChairAccessible: Of de ruimte rolstoeltoegankelijk is ($true / $false).
• -Tags: Extra labels voor filtering (bijv. “Whiteboard”, “Stilteruimte”).

4f. Controleren

Controleer of alles correct is ingesteld:

# Controleer de room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Hoofdkantoor Breda" | Select Name

# Controleer de eigenschappen van een ruimte
Get-Place -Identity "[email protected]" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName

# Controleer alle eigenschappen
Get-Place -Identity "[email protected]" | Format-List *

Wijzigingen in ruimte-eigenschappen en room lists kunnen tot 24 uur duren voordat ze zichtbaar zijn in Room Finder in Outlook. Na synchronisatie worden de gebouwnamen en verdiepingen ook via de koppeling in Gfacility weergegeven.

Dit gebeurt wanneer het Building-veld niet is ingevuld op de ruimte-mailbox. Gfacility toont dan de interne ParentId (een technisch ID) in plaats van een leesbare naam. Los dit op door het gebouw in te voeren via PowerShell:

Set-Place -Identity "[email protected]" -Building "Hoofdkantoor Breda"

Heeft de ruimte een ParentId die verwijst naar een gebouw in Microsoft Places? Dan kan het nodig zijn om deze eerst leeg te maken voordat de Building-eigenschap wordt overgenomen:

Set-Place -Identity "[email protected]" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[email protected]" -Building "Hoofdkantoor Breda"

Room Finder toont alleen ruimten die zijn toegevoegd aan een room list. Controleer of er een room list bestaat en of je ruimten eraan zijn gekoppeld. Controleer ook of de ruimten niet verborgen zijn in de adreslijst:

Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Deze waarde moet op False staan.

Als de ruimte een ParentId heeft (gekoppeld aan een gebouw via Microsoft Places), wordt de City overgenomen van het bovenliggende gebouw en niet van de ruimte zelf. Controleer of er een ParentId is ingesteld:

Get-Place -Identity "[email protected]" | Select ParentId

Verwijder indien nodig de ParentId en stel de City daarna opnieuw in:

Set-Place -Identity "[email protected]" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[email protected]" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Aangezien de bron van ruimtebeheer in Outlook ligt, moet deze instelling daar geconfigureerd worden. De aanbevolen aanpak is om duidelijk in de naam van de ruimte aan te geven dat deze alleen te reserveren is voor een bepaalde groep gebruikers, bijvoorbeeld: Raadszaal (enkel secretariaat). Volg vervolgens de stappen bij Resourceplanning configureren om personen te machtigen. Gebruik de opties onder “Machtigingen voor plannen” om personen of groepen te machtigen.

Outlook vertoont soms verwarrend gedrag bij het verwerken van herhaalde vergaderverzoeken waar individuele herhalingen conflicteren met bestaande reserveringen. De hele reeks wordt dan geweigerd in plaats van enkel het conflict. Volg de stappen bij Resourceplanning configureren en gebruik de volgende opties onder “Opties voor plannen” om conflicten te beheren: Maximaal percentage afzonderlijke conflicten toestaan en Maximaal aantal afzonderlijke conflicten toestaan.