2026 - Q2 | Gfacility

Queste release note offrono una panoramica della nuova, ampia release ora disponibile in ambiente UAT. Tra le altre cose, introduciamo opzioni di vista avanzate per i moduli operativi, una nuova potente funzione di import e regole GDPR estese. Inoltre, l’esperienza utente attorno a prenotazioni, comunicazione e ticketing è stata ulteriormente affinata.

Viste operative & dati

Nuove viste per i moduli operativi

Nei moduli Ticketing, Task, Prenotazioni, Visitatori, CI, Asset, Prodotti e Knowledge Base, ora puoi scegliere nuove potenti viste oltre all’elenco standard per rendere il tuo lavoro più rapido e più chiaro.

Tree view Vista gerarchica con elementi sottostanti personalizzabili (nota: disponibile solo per ticket e prenotazioni).
Kanban Panoramica visuale del workflow per colonne (nota: non disponibile per le prenotazioni).
Scheduler Timeline per una gestione efficace di capacità e pianificazione.
Pivot Tabelle pivot per analisi dati fulminee.

⚠️ Limiti di vista

Per le viste Tree, Kanban e Pivot vale un massimo di visualizzazione di 500 record. Il tuo filtro o la tua vista contiene più di 500 record? Allora queste specifiche opzioni di vista saranno temporaneamente non disponibili finché l’elenco non viene ristretto tramite filtri.

Import dati in bulk

D’ora in poi puoi importare dati facilmente in bulk, rendendo molto più rapido il setup e l’aggiornamento del tuo ambiente.

Moduli supportati: Disponibile per CI, Asset e articoli della Knowledge Base.
Limite: Puoi importare o modificare fino a un massimo di 5.000 oggetti alla volta.
Permessi richiesti: Questa funzionalità è disponibile esclusivamente agli utenti che hanno già i permessi ‘bulk edit’.

Ticketing, task & prenotazioni

Miglioramenti per i ticket

Ticket figli e chiusura automatica: Ora è possibile collegare ticket figli a un ticket principale. Quando il ticket principale viene chiuso, i ticket figli sottostanti possono essere archiviati automaticamente insieme ad esso. Lo stato del ticket figlio è sincronizzato con la classe di stato del principale (es. classe ‘Completato’).
Sincronizzazione delle conversazioni: Messaggi e conversazioni aggiunti a un ticket principale possono ora essere opzionalmente condivisi automaticamente con tutti i record figli collegati.
Funzionalità tag: D’ora in poi puoi aggiungere facilmente tag ai ticket per categorizzarli meglio e trovarli più rapidamente.
Indicatore di presenza real-time: Vedi all’istante chi ha aperto un ticket specifico in quel momento, evitando lavoro duplicato sullo stesso ticket.
Cambio di stato via bulk-edit: Ora puoi cambiare lo stato di più ticket in bulk. Nota: un nuovo stato viene mostrato come opzione solo se è un prossimo passo consentito per tutti i ticket selezionati.

Abbiamo ulteriormente ampliato e strutturato le nostre capacità di automazione:

Regole task ricollocate: Le regole task sono state spostate da Task a Regole sotto Automazioni, garantendo che tutta la logica di automazione sia gestita centralmente.
Nuovi trigger basati sul tempo: Aggiunti per Ticket e Task: un trigger basato su data/ora di modifica. Questo permette di eseguire automaticamente azioni quando non ci sono modifiche per un certo lasso di tempo (es. cambiare automaticamente lo stato in caso di inattività).
Nuove classi di workflow (stati): Sono state aggiunte nuove classi per strutturare e reportizzare meglio i processi: Attesa cliente, Attesa fornitore, Risposto e Archiviato. Queste classi sono disponibili per l’uso in automazione e reporting.
- Importante: Per i clienti esistenti non vengono creati automaticamente nuovi stati e i workflow esistenti restano invariati. Se desideri usare queste classi nei workflow esistenti, possono essere aggiunte su richiesta. Per i nuovi workflow sono incluse di default.
- Comportamento Archiviato: Quando un ticket viene impostato su Archiviato, diventa completamente in sola lettura. Le modifiche non sono più possibili. Restano possibili solo i cambi di stato secondo le regole del workflow configurato.
Trigger basati sulla conversazione: È stato introdotto un nuovo trigger, conversazione aggiunta. Include una condizione per “da chi” (es. creato da, richiedente, assegnato a), che permette di automatizzare azioni in base esattamente a chi risponde.

Questi miglioramenti permettono di automatizzare i workflow in modo più intelligente e di ottenere una migliore visibilità su stati e tempi di lavorazione.

Ora hai più controllo su ore e dati sensibili dal punto di vista privacy all’interno di ticket e task.

Time tracking: Ora è possibile loggare il tempo lavorato. Può essere fatto manualmente a posteriori oppure automaticamente tramite il contatore di avvio che parte non appena inizi a lavorare. Nota: per questo sono stati creati nuovi permessi nel sistema, disabilitati di default e da attivare dagli amministratori.
Regole GDPR estese: È possibile pianificare la cancellazione o anonimizzazione automatica dei dati all’interno di ticket e task a un momento prestabilito.

Miglioramenti per le prenotazioni

Modulo di prenotazione rinnovato: L’UX dei moduli è stata significativamente migliorata e l’utilizzo è stato semplificato.
Informazioni sulla sala subito visibili: Nella vista a elenco la descrizione della sala e le caratteristiche disponibili (facilities) sono ora mostrate immediatamente, permettendoti di scegliere più rapidamente quella giusta.
Ubicazione obbligatoria per i prodotti: Quando vuoi aggiungere un prodotto direttamente alla tua prenotazione, il sistema ora ti avviserà prima che è necessario selezionare un’ubicazione.
Visibilità della disponibilità & suggerimenti intelligenti: Mentre prenoti, ora hai la possibilità di consultare direttamente la vista calendario. Puoi anche usare suggerimenti intelligenti per trovare velocemente una fascia oraria ideale.

💡 Come funziona questo suggerimento?

Il sistema calcola il momento ideale in base ad alcune regole intelligenti:
- Ruoli & stato: Gli organizzatori pesano di più, seguiti dai partecipanti obbligatori e opzionali. Un calendario ‘libero’ totalizza positivamente, mentre ‘Fuori sede’ esclude immediatamente un momento proposto.
- Orario di lavoro: Le fasce che si sovrappongono al pranzo o cadono fuori dall’orario standard d’ufficio vengono ignorate automaticamente.
- Risultato: Vedrai sempre i momenti con il punteggio più alto (e quindi la migliore disponibilità). In caso di parità viene raccomandato l’orario più anticipato.

Ubicazioni & visitatori

Kiosk e room signage

Sia l’interazione con i visitatori sia la registrazione delle ubicazioni sono state ottimizzate con nuove funzionalità per le nostre soluzioni hardware e kiosk.

Campi di registrazione personalizzabili (kiosk): Ora hai pieno controllo sul processo di registrazione. Puoi configurare quali campi di input sono attivi per i visitatori e quali di essi devono essere compilati come obbligatori.
Check-out visitatori (kiosk): È stata resa disponibile una nuova opzione che permette ai visitatori di fare check-out autonomo via Kiosk quando lasciano l’edificio.
Accettazione termini e condizioni (kiosk): Durante la registrazione ora puoi richiedere ai visitatori di accettare termini e condizioni, come regole di sicurezza o privacy.
Registrazione ubicazione (room signage): D’ora in poi tracciamo accuratamente esattamente quale Room Signage specifica è stata usata per il check-in o check-out, fornendo visibilità real-time sull’ubicazione esatta.

⚠️ Impatto importante: riattivazione hardware necessaria Poiché stiamo passando a una nuova infrastruttura, il protocollo di comunicazione tra i dispositivi e Gfacility cambia. Questo significa che tutti i Kiosk e le Room Signage devono essere riattivati dopo la migrazione per continuare a comunicare con il software. Pianifica questa riattivazione per evitare downtime sugli schermi.

Autenticazione & sicurezza

Abbiamo aggiunto l’opzione di accedere con username e password, ulteriormente protetta da MFA (Multi-Factor Authentication). Gli utenti possono ora resettare direttamente da soli le loro password via email.

⚠️ Nota per i clienti esistenti Per non interrompere i workflow attuali, questa nuova opzione di login è disabilitata di default per i clienti esistenti. Di conseguenza, non è ancora possibile accedere direttamente nel nuovo modo; il processo per te procede ancora come d’abitudine tramite Sign in with Microsoft o il proprio SSO.

Configurazione & modelli

ℹ️ Cambiamento importante: aggiunta di CI nei modelli Questo cambiamento ha un impatto diretto sul modo in cui configuri i modelli. Il vecchio metodo in cui potevi scegliere tra ‘valori consentiti’ o ‘default’ quando aggiungevi un CI in un modello è stato deprecato.

Nuovo workflow obbligatorio: D’ora in poi devi sempre selezionare un filtro pubblico. Quando aggiungi un CI, puoi scegliere solo i valori permessi da questo filtro. Le colonne definite in questo filtro pubblico vengono ora automaticamente ereditate sia per la visualizzazione sia per l’aggiunta di dati.

Performance & infrastruttura

Abbiamo deciso di unire la migrazione tecnica pianificata da App Engine a Cloud Run con questa release. Di conseguenza beneficerai direttamente di un ambiente rinnovato e più potente. Grazie a questa transizione, la piattaforma girerà in modo significativamente più performante e stabile. Abbiamo inoltre implementato ottimizzazioni mirate che migliorano fortemente la velocità complessiva dell’applicazione.

Notevolmente più veloce: Sperimenterai immediatamente come il caricamento e l’apertura di viste, homepage e singoli record sia molto più fluido. Tutto risulta più reattivo, garantendo un’esperienza di lavoro più efficiente e piacevole.

Miglioramenti generali & comunicazione

Vari miglioramenti di qualità trasversali per rendere più fluide la comunicazione reciproca e la navigazione nel sistema.

Invio manuale di email: Oltre alle email automatiche, ora hai anche l’opzione di inviare manualmente un’email in qualsiasi momento, con pieno controllo sul contenuto. Nota: per questo è stato creato un nuovo permesso, disabilitato di default e da attivare dagli amministratori.
Visualizzazione workflow: Ora puoi rendere i workflow visivamente chiari. Quando selezioni uno stato, vedi immediatamente i possibili passi successivi e chi ha i permessi per eseguirli.
Clonazione delle impostazioni: Puoi clonare facilmente gruppi, SLA e filtri per creare nuove configurazioni a velocità fulminea.
Nuova formattazione Rich-text & Comunicazione: È disponibile un nuovo editor rich-text con ampie opzioni di formattazione. In aggiunta, ora hai la possibilità di resettare il layout (molto utile per testo incollato). Inoltre il campo di comunicazione per i task è stato notevolmente ingrandito e c’è supporto per emoji nei messaggi.
Like ai messaggi & reazioni con emoji: Ora è possibile mettere like ai messaggi e reagire con emoji. È stato anche aggiunto un nuovo trigger alle regole di notifica per questo (Altro -> Emoji aggiunta). Per questa notifica è disponibile un modello; faccelo sapere se sei interessato e lo aggiungeremo al tuo ambiente.
@-mention e ricerca più intelligenti: Quando tagghi persone, ricevi immediatamente suggerimenti dei ruoli attivi all’interno dell’oggetto. La funzione di ricerca generale ora supporta perfettamente gli spazi e ti permette di cercare senza problemi per nome, cognome ed email.
Notifiche & valutazioni: Ricevi una copia diretta via email dei tuoi messaggi scritti. Inoltre, puoi navigare direttamente a moduli e recensioni via email grazie al nuovo link ?rating=true.
Vista profilo per ricerca utenti: Per tutte le ricerche utenti e i profili, ora mostriamo all’istante le iniziali di default, o la foto profilo se fornita. La cancellazione della tua foto profilo è ora facilmente possibile.
Nuova indicazione per il salvataggio delle panoramiche (viste): Quando modifichi una panoramica, in alto allo schermo non appare più una barra blu. Vedi invece un sottile punto blu direttamente all’interno della tua panoramica. Cliccando su questo punto, o sul pulsante info della vista, ottieni immediatamente l’opzione per salvare la vista modificata.
Visualizzazione delle valutazioni ottimizzata: Per risparmiare spazio sullo schermo e mantenere la panoramica più pulita, la visualizzazione delle valutazioni sugli oggetti è stata accorciata. Invece di 5 pulsanti separati (stelle), ora ne viene mostrata solo 1.

🔌 Cambiamenti API - moduli operativi

Tutti gli endpoint GET operativi (Configuration Items, Assets, Knowledge Base, Products, Services) sono stati revisionati. Cambiamenti chiave:

Per tutti i moduli:

Nuovo parametro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina quale set di colonne e quale chiave stateData viene restituito. Default = columns. Invia esplicitamente view_type=flat per un comportamento identico a quello attuale.
Il tipo di campo custom configuration_item_lookup non restituisce più l’oggetto annidato configurationItem:{id,title} - i client devono recuperarlo autonomamente.
Messaggi di errore (i18n): I messaggi di errore sono ora tradotti. I client che parsano stringhe di errore inglesi esatte devono passare ai codici di errore.
Nuovo supporto allegati: I file .numbers (Apple Numbers) sono ora consentiti come allegato.

Per modulo:

Configuration Items: l’endpoint relations /relation diventa /relations. Nuovo alias è GET /configuration-item/list. Il metodo index è stato ottimizzato per la performance. Le relazioni creano automaticamente anche le relazioni inverse (con cycle detection).
Assets: il campo customColumns è stato rimosso dalla risposta list.
Tickets & Events: view_type ora determina anche l’annidamento dei record figli e dei task (kanban/timeline/tree). Se manca un view_type, il server fa temporaneamente fallback a tree con task annidati - invia esplicitamente view_type=flat per mantenere la vecchia risposta flat.
Limit Tickets & Events: per kanban / timeline / tree, il limite take è massimato a 500.