2026 - Q2 | Gfacility

Dessa release notes ger en översikt över den nya, omfattande releasen som nu är tillgänglig på UAT-miljön. Bland annat introducerar vi avancerade vyalternativ för operativa moduler, en kraftfull ny importfunktion och omfattande GDPR-regler. Dessutom har användarupplevelsen kring reservationer, kommunikation och ticketing förfinats ytterligare.

Operativa vyer & data

Nya vyer för operativa moduler

I modulerna Ticketing, Uppgifter, Reservationer, Besökare, CI, Tillgångar, Produkter och Kunskapsbas kan du nu välja kraftfulla nya vyer utöver standardlistan för att göra ditt arbete snabbare och mer insiktsfullt.

Trädvy Hierarkisk vy med anpassningsbara underliggande objekt (obs: endast tillgänglig för ärenden och reservationer).
Kanban Visuell workflow-översikt i kolumner (obs: inte tillgänglig för reservationer).
Scheduler Tidslinje för effektiv kapacitets- och planeringshantering.
Pivot Pivottabeller för blixtsnabb dataanalys.

⚠️ Vygränser

Ett visningsmaximum på 500 poster gäller för Trädvy, Kanban och Pivot. Innehåller ditt filter eller din vy mer än 500 poster? Då kommer dessa specifika vyalternativ att vara tillfälligt otillgängliga tills listan smalnats av med filter.

Bulkdataimport

Från och med nu kan du enkelt importera data i bulk, vilket gör uppsättning och uppdatering av din miljö mycket snabbare.

Stödda moduler: Tillgänglig för CI:er, Tillgångar och Kunskapsartiklar.
Gräns: Du kan importera eller ändra upp till maximalt 5 000 objekt åt gången.
Behörigheter krävs: Denna funktionalitet är uteslutande tillgänglig för användare som redan har ‘bulk edit’-behörigheter.

Ticketing, uppgifter & reservationer

Förbättringar för ärenden

Barnärenden och automatisk stängning: Det är nu möjligt att länka barnärenden till ett huvudärende. När huvudärendet stängs kan underliggande barnärenden automatiskt arkiveras tillsammans med det. Statusen för barnärendet synkroniseras med statusklassen för huvudärendet (t.ex. klass ‘Avslutad’).
Konversationssynkronisering: Meddelanden och konversationer som läggs till i ett huvudärende kan nu valfritt automatiskt delas med alla länkade barnposter.
Tag-funktionalitet: Från och med nu kan du enkelt lägga till taggar på ärenden för att kategorisera dem bättre och hitta dem snabbare.
Realtidsnärvaroindikator: Se direkt vem som har ett specifikt ärende öppet i det ögonblicket, vilket förhindrar dubbelarbete på samma ärende.
Statusändringar via bulk-edit: Du kan nu ändra statusen på flera ärenden i bulk. Obs: en ny status visas endast som ett alternativ om det är ett tillåtet nästa steg för alla markerade ärenden.

Vi har vidare utökat och strukturerat våra automatiseringsmöjligheter:

Uppgiftsregler flyttade: Uppgiftsregler har flyttats från Uppgifter till Regler under Automatiseringar, vilket säkerställer att all automatiseringslogik hanteras centralt.
Nya tidsbaserade triggers: Tillagda för Ärenden och Uppgifter: en trigger baserad på ändringsdatum/-tid. Detta gör att du automatiskt kan utföra åtgärder när inga ändringar sker under en viss tid (t.ex. automatiskt ändra status vid inaktivitet).
Nya workflow-klasser (statusar): Nya klasser har lagts till för att bättre strukturera och rapportera om processer: Väntar på kund, Väntar på leverantör, Besvarad och Arkiverad. Dessa klasser är tillgängliga för användning i automatisering och rapportering.
- Viktigt: För befintliga kunder skapas inga nya statusar automatiskt, och befintliga workflows förblir oförändrade. Om du vill använda dessa klasser i befintliga workflows kan de läggas till på begäran. För nya workflows ingår de som standard.
- Arkiverat-beteende: När ett ärende sätts till Arkiverad blir det helt skrivskyddat. Ändringar är inte längre möjliga. Endast statusändringar förblir möjliga enligt de konfigurerade workflow-reglerna.
Konversationsbaserade triggers: En ny trigger, konversation tillagd, har införts. Detta inkluderar ett villkor för “av vem” (t.ex. skapad av, beställare, tilldelad), vilket gör att du kan automatisera åtgärder baserat på exakt vem som svarar.

Dessa förbättringar gör det möjligt att automatisera workflows mer intelligent och få bättre insikt i statusar och ledtider.

Du har nu mer kontroll över dina timmar och integritetskänsliga data inom ärenden och uppgifter.

Tidsregistrering: Det är nu möjligt att logga arbetad tid. Detta kan göras manuellt i efterhand, eller automatiskt via startcounter som börjar köra så snart du börjar arbeta. Obs: nya behörigheter har skapats i systemet för detta, som är inaktiverade som standard och måste aktiveras av administratörer.
Omfattande GDPR-regler: Det är möjligt att schemalägga data inom ärenden och uppgifter för att automatiskt raderas eller anonymiseras vid en bestämd tidpunkt.

Förbättringar för reservationer

Förnyat reservationsformulär: UX för formulären har förbättrats avsevärt och användningen har förenklats.
Rumsinformation direkt synlig: I listvyn visas nu beskrivningen av rummet och de tillgängliga funktionerna (faciliteterna) omedelbart, vilket gör att du kan göra rätt val snabbare.
Platskrav för produkter: När du vill lägga till en produkt direkt till din reservation kommer systemet nu först att meddela dig att en plats måste väljas.
Insikt i tillgänglighet & smarta förslag: Vid en reservation har du nu möjlighet att konsultera kalendervyn direkt. Du kan också använda smarta förslag för att snabbt hitta en idealisk tidslucka.

💡 Hur fungerar detta förslag?

Systemet beräknar det idealiska tillfället baserat på några smarta regler:
- Roller & status: Organisatörer väger tyngst, följt av obligatoriska och valfria deltagare. En ‘fri’ kalender ger positiva poäng, medan ‘Frånvarande’ omedelbart utesluter ett föreslaget tillfälle.
- Arbetstider: Tidsluckor som överlappar med lunch eller faller utanför standard kontorstid ignoreras automatiskt.
- Resultat: Du kommer alltid att se de tillfällen med högsta poäng (och därmed bästa tillgänglighet). Vid lika rekommenderas den tidigaste tiden.

Platser & besökare

Kiosk och rumsignages

Både interaktionen med besökare och registreringen av platser har optimerats med nya funktioner för våra hårdvaru- och kiosklösningar.

Anpassningsbara registreringsfält (kiosk): Du har nu full kontroll över registreringsprocessen. Du kan själv konfigurera vilka inmatningsfält som är aktiva för besökare och vilka av dem som måste fyllas i som obligatoriska.
Besökarincheckning ut (kiosk): Ett nytt alternativ har gjorts tillgängligt som låter besökare nu checka ut sig själva via Kiosken när de lämnar.
Acceptera villkor (kiosk): Under registreringsprocessen kan du nu kräva att besökare godkänner villkor, såsom säkerhetsföreskrifter eller integritetsregler.
Platsregistrering (rumsignages): Från och med nu spårar vi exakt vilken specifik Room Signage som användes för att checka in eller ut, vilket ger realtidsinsikt i exakt plats.

⚠️ Viktig påverkan: Hårdvaruåteraktivering krävs Eftersom vi övergår till en ny infrastruktur ändras kommunikationsprotokollet mellan enheterna och Gfacility. Det innebär att alla Kiosker och Room Signages måste återaktiveras efter migreringen för att fortsätta kommunicera med mjukvaran. Vänligen schemalägg denna återaktivering för att förhindra skärmdriftstopp.

Autentisering & säkerhet

Ny inloggningsmetod med MFA

Vi har lagt till alternativet att logga in med användarnamn och lösenord, ytterligare säkrat med MFA (Multi-Factor Authentication). Användare kan nu direkt återställa sina lösenord själva via e-post.

⚠️ Obs för befintliga kunder För att undvika att störa aktuella workflows är detta nya inloggningsalternativ inaktiverat som standard för befintliga kunder. Som ett resultat är det ännu inte direkt möjligt att logga in på det nya sättet; processen för er fortsätter fortfarande som vanligt via Logga in med Microsoft eller er egen SSO.

Konfiguration & mallar

ℹ️ Viktig ändring: Lägga till CI:er inom mallar Denna ändring har direkt påverkan på hur ni konfigurerar mallar. Den gamla metoden där ni kunde välja mellan ‘tillåtna värden’ eller ‘standard’ vid tillägg av en CI i en mall har utgått.

Nytt obligatoriskt workflow: Från och med nu måste ni alltid välja ett publikt filter. Vid tillägg av en CI kan ni endast välja värden som är tillåtna av detta filter. Kolumnerna som definieras i detta publika filter ärvs nu också automatiskt för både visning och tillägg av data.

Prestanda & infrastruktur

Vi har beslutat att slå samman den planerade tekniska migreringen från App Engine till Cloud Run med denna release. Som ett resultat kommer ni direkt att dra nytta av en förnyad, kraftfullare miljö. Tack vare denna övergång kommer plattformen att köras avsevärt mer prestandafullt och stabilt. Dessutom har vi implementerat riktade optimeringar som starkt förbättrar applikationens övergripande hastighet.

Märkbart snabbare: Ni kommer omedelbart att uppleva att laddning och öppning av vyer, hemsidan och enskilda poster är mycket smidigare. Allt känns mer responsivt, vilket säkerställer en mer effektiv och behaglig arbetsupplevelse.

Allmänna förbättringar & kommunikation

Olika kvalitetsförbättringar över hela linjen för att göra ömsesidig kommunikation och systemnavigering smidigare.

Skicka e-post manuellt: Utöver automatiska e-postmeddelanden har ni nu också möjlighet att manuellt skicka ett e-postmeddelande när som helst, med full kontroll över innehållet. Obs: en ny behörighet har skapats för detta, som är inaktiverad som standard och måste aktiveras av administratörer.
Workflow-visualisering: Ni kan nu göra workflows visuellt insiktsfulla. Vid val av en status ser ni omedelbart de möjliga nästa stegen och vem som har behörigheterna att utföra dem.
Klona inställningar: Ni kan enkelt klona grupper, SLA:er och filter för att skapa nya konfigurationer blixtsnabbt.
Ny Rich-text-formatering & kommunikation: En ny rich-text-editor är tillgänglig med omfattande formateringsalternativ. Dessutom har ni nu möjligheten att återställa layouten (mycket praktiskt för inklistrad text). Vidare har kommunikationsfältet för uppgifter förstorats avsevärt, och det finns stöd för emojis i meddelanden.
Gilla meddelanden & emojireaktioner: Det är nu möjligt att gilla meddelanden och reagera med emojis. En ny trigger har också lagts till i notifieringsreglerna för detta (Övrigt -> Emoji tillagd). En mall är tillgänglig för denna notifiering; meddela oss om ni är intresserade så lägger vi till den i er miljö.
Smartare @-omnämnanden & sökning: När ni taggar personer får ni omedelbart förslag på aktiva roller inom objektet. Den allmänna sökfunktionen stöder nu perfekt mellanslag och låter er sömlöst söka på förnamn, efternamn och e-post.
Notifieringar & betyg: Få en direkt e-postkopia av era egna skrivna meddelanden. Dessutom kan ni navigera direkt till formulär och recensioner via e-post tack vare den nya ?rating=true-länken.
Profilvy för användaruppslag: För alla användaruppslag och profiler visar vi nu omedelbart initialerna som standard, eller profilbilden om en sådan finns. Att ta bort er profilbild är nu också enkelt möjligt.
Ny indikation för att spara översikter (vyer): När en översikt ändras visas inte längre en blå rad högst upp på skärmen. Istället ser ni nu en subtil blå prick direkt inuti er översikt. Genom att klicka på denna prick, eller på info-knappen för vyn, får ni omedelbart möjligheten att spara den ändrade vyn.
Optimerad betygsvisning: För att spara skärmutrymme och hålla översikten renare har betygsvisningen på objekt förkortats. Istället för 5 separata knappar (stjärnor) visas nu endast 1 stjärna.

🔌 API-ändringar - operativa moduler

Alla operativa GET-endpoints (Configuration Items, Assets, Knowledge Base, Products, Services) har reviderats. Viktigaste ändringar:

För alla moduler:

Ny parameter view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Bestämmer vilken kolumnuppsättning och stateData-nyckel som returneras. Standard = columns. Skicka explicit view_type=flat för identiskt beteende som idag.
Custom field type configuration_item_lookup returnerar inte längre det nestade configurationItem:{id,title}-objektet - klienter måste hämta detta själva.
Felmeddelanden (i18n): Felmeddelanden är nu översatta. Klienter som parsar exakta engelska felsträngar måste byta till felkoder.
Nytt bilagestöd: .numbers-filer (Apple Numbers) är nu tillåtna som bilaga.

Per modul:

Configuration Items: relations-endpoint /relation blir /relations. Ny alias är GET /configuration-item/list. Index-metoden har optimerats för prestanda. Relationer skapar också automatiskt omvända relationer (med cykelidentifiering).
Assets: fältet customColumns har tagits bort från list-responsen.
Tickets & Events: view_type bestämmer nu dessutom nestningen av barnposter och uppgifter (kanban/timeline/tree). Om view_type saknas faller servern tillfälligt tillbaka till tree med uppgifter nestade - skicka explicit view_type=flat för att behålla det gamla flata svaret.
Limit Tickets & Events: för kanban / timeline / tree är take-gränsen begränsad till 500.