“O que faz realmente a diferença para mim é o contacto direto entre os utilizadores e a equipa da Gfacility.”
Roelant Schalkers, responsável pela gestão funcional de aplicações, Município de ’s-Hertogenbosch
A forma como o Município de ’s-Hertogenbosch reuniu quatro helpdesks numa só plataforma já foi contada pelo CIO Mathieu Rutte no nosso caso de cliente anterior. Esta é a história de quem configura e gere essa plataforma todos os dias: Roelant Schalkers, responsável pela gestão funcional de aplicações. Roelant trabalha com a Gfacility desde 2023 e descreveu a experiência numa avaliação pública no Capterra. As citações deste artigo vêm dessa avaliação, à exceção da citação sobre as automatizações, que Roelant nos deu à parte. Todas as citações foram traduzidas do neerlandês.
Num relance
| Cliente | Município de ’s-Hertogenbosch |
| Setor | Setor público, Países Baixos |
| Testemunho | Roelant Schalkers, responsável pela gestão funcional de aplicações |
| Trabalha com a Gfacility | Desde 2023 |
| Domínios | IT Service Management, Facility Management |
| Utilizadores servidos | 3.000+ |
A função: entre a organização e o sistema
Quem faz a gestão funcional de aplicações traduz a forma como uma organização trabalha na forma como o sistema está configurado. Esta função recolhe as necessidades dos utilizadores, decide que processos e formulários são criados e é o ponto de contacto com o fornecedor. É precisamente nesse lugar que se percebe depressa se um fornecedor ouve ou se limita a vender.
“Os passos dados correspondem bem às necessidades que senti no meu trabalho de gestão funcional. Funcionalidades de que antes sentia falta foram entretanto acrescentadas, o que torna a plataforma cada vez mais poderosa e completa.”
O início: muita liberdade, pouca estrutura fixa
Roelant fala com franqueza sobre os pontos de atrito. A Gfacility começou por ser uma plataforma muito flexível, e a flexibilidade tem um reverso para quem tem de lançar as bases.
“As primeiras versões da Gfacility apostavam muito na flexibilidade. Isso oferecia muitas possibilidades, mas por vezes dificultava aos administradores a criação de uma estrutura clara como base para os processos de negócio normalizados. A evolução da plataforma trouxe aqui uma mudança positiva, com mais funcionalidades e mais possibilidades para configurar processos de forma estruturada.”
É exatamente esse o equilíbrio com que trabalha qualquer gestor funcional: liberdade suficiente para seguir os próprios processos, estrutura suficiente para os manter controláveis.
Feedback que regressa na versão seguinte
O que Roelant mais valoriza é o que acontece ao feedback. Os pedidos não desaparecem num portal de ideias; regressam ao produto.
“A colaboração entre vendas, especialistas de produto e desenvolvimento é sólida. As sugestões dos utilizadores são levadas a sério e aparecem regularmente logo na versão seguinte.”
E sobre o que distingue esta colaboração:
“O que faz realmente a diferença para mim é o contacto direto entre os utilizadores e a equipa da Gfacility. As melhorias propostas são levadas a sério e conjugadas com uma visão clara do futuro. O resultado é uma colaboração em que se sente que o feedback contribui de facto para a evolução do produto.”
Os resultados
Para Roelant, tudo se resume, afinal, a ter margem para deixar o município trabalhar à sua maneira, sem que a gestão fuja ao controlo.
“A versão mais recente da Gfacility entusiasma-me muito no meu trabalho de gestão funcional. As possibilidades são variadas, e as novas funcionalidades e módulos dão às organizações muita liberdade para configurar a plataforma de uma forma que se adapta aos seus próprios processos e métodos de trabalho.”
Quando perguntámos a Roelant qual é a nova funcionalidade de que mais gosta, a resposta foi: as automatizações.
“O novo módulo Automation dá-me muito mais controlo sobre processos que antes só podiam ser configurados através do suporte da Gfacility. Desde a criação automática de tickets com o email como origem até amplas funcionalidades ‘if this, then that’ em todos os campos de todos os módulos. As possibilidades são enormes.”
Uma regra de automatização fica atenta a uma alteração num registo, como um novo ticket, um email recebido ou uma mudança de estado, e executa depois, por si só, uma ou mais ações. Para quem faz a gestão funcional, isto significa que a forma como um processo decorre é acordada uma única vez, fica registada como regra e, a partir daí, acontece sempre da mesma maneira.
“Em suma, a Gfacility é um produto preparado para o futuro, que continua a evoluir e ajuda as organizações a manter o controlo sobre os seus processos, serviços e colaboração ao longo de toda a cadeia.”
Configurar internamente, sem desenvolvimento à medida
O facto de Roelant conseguir configurar a plataforma sem nós é uma opção deliberada da Gfacility. Formulários, fluxos de trabalho, estados, permissões, o catálogo de serviços e as automatizações são configurados por quem faz a gestão funcional no ambiente de administração, sem código e sem precisar de um consultor nosso. O desenvolvimento à medida cria dependência do fornecedor e encarece cada alteração posterior. Por isso, o que o produto normalizado não consegue fazer, dizemo-lo logo à partida, em vez de o orçamentar como trabalho à medida.
O que pode retirar daqui
Se está a escolher uma plataforma para serviços de IT ou de instalações, não olhe apenas para o que ela faz hoje. Pergunte também como o feedback dos administradores chega ao produto, com que frequência saem novas versões e com quem vai falar quando faltar alguma coisa.
Veja por si mesmo
A Gfacility unifica a gestão de serviços de IT, instalações e local de trabalho numa só plataforma nativa de IA, a mesma plataforma que Roelant configura todos os dias para o Município de ’s-Hertogenbosch. Saiba mais sobre a Gfacility para a administração pública ou contacte-nos e mostramos-lhe como os seus processos se encaixam.
Perguntas frequentes
O que acontece ao feedback de quem faz a gestão funcional de aplicações?+
Segundo Roelant, as sugestões dos utilizadores são levadas a sério e aparecem regularmente logo na versão seguinte. Roelant aponta o contacto direto entre os utilizadores e a equipa da Gfacility, das vendas e dos especialistas de produto até ao desenvolvimento, como a maior diferença.
A Gfacility não é demasiado flexível para implementar processos normalizados?+
Roelant fala disso com franqueza. As primeiras versões apostavam muito na flexibilidade, o que por vezes dificultava aos administradores a criação de uma estrutura de base clara. A evolução da plataforma trouxe mais funcionalidades e mais formas de configurar processos de forma estruturada.
Qual é a nova funcionalidade de que Roelant mais gosta?+
As automatizações. Segundo Roelant, o módulo dá muito mais controlo sobre processos que antes só podiam ser configurados através do suporte da Gfacility, desde a criação automática de tickets a partir de emails até regras 'if this, then that' em todos os campos de todos os módulos.