“Det som verkligen gör skillnaden för mig är den korta vägen mellan användarna och Gfacilitys team.”
Roelant Schalkers, systemförvaltare, ’s-Hertogenbosch kommun
Hur ’s-Hertogenbosch kommun samlade fyra helpdeskar på en plattform har CIO Mathieu Rutte redan berättat i vårt tidigare kundcase. Det här är berättelsen om personen som konfigurerar och förvaltar plattformen varje dag: systemförvaltaren Roelant Schalkers. Roelant har arbetat med Gfacility sedan 2023 och har beskrivit sina erfarenheter i en offentlig recension på Capterra. Citaten i artikeln kommer från den recensionen, förutom citatet om automations, som Roelant gav oss separat. Alla citat är översatta från nederländska.
I korthet
| Kund | Gemeente ’s-Hertogenbosch |
| Sektor | Offentlig sektor, Nederländerna |
| Intervjuad | Roelant Schalkers, systemförvaltare |
| Arbetar med Gfacility | Sedan 2023 |
| Områden | IT Service Management, Facility Management |
| Användare som betjänas | 3 000+ |
Rollen: mellan organisationen och systemet
En systemförvaltare översätter hur organisationen arbetar till hur systemet är konfigurerat. Rollen samlar in användarnas behov, bestämmer vilka processer och formulär som ska byggas och är kontaktpunkten mot leverantören. Det är just i den rollen du snabbt märker om en leverantör lyssnar eller bara säljer.
“De steg som har tagits stämmer väl överens med de behov jag har upplevt som systemförvaltare. Funktioner som jag tidigare saknade har nu lagts till, vilket har gjort plattformen allt kraftfullare och mer komplett.”
Början: stor frihet, lite fast struktur
Roelant är ärlig om var det skavde. Gfacility började som en mycket flexibel plattform, och flexibilitet har en baksida för den som ska lägga grunden.
“De första versionerna av Gfacility var starkt inriktade på flexibilitet. Det gav många möjligheter, men gjorde det ibland svårare för förvaltare att bygga upp en tydlig struktur som grund för standardiserade verksamhetsprocesser. Den fortsatta utvecklingen av plattformen har inneburit en positiv förändring här, med mer funktionalitet och fler möjligheter att sätta upp processer på ett strukturerat sätt.”
Det är precis den balansgång varje systemförvaltare lever med: tillräckligt med frihet för att följa de egna processerna, tillräckligt med struktur för att hålla dem förvaltningsbara.
Feedback som kommer tillbaka i releasen
Det Roelant uppskattar mest är vad som händer med feedback. Önskemål försvinner inte i en idéportal, de kommer tillbaka i produkten.
“Samarbetet mellan sälj, produktspecialister och utveckling är starkt. Förslag från användarna tas på allvar och syns regelbundet redan i nästa release.”
Och om vad som utmärker samarbetet:
“Det som verkligen gör skillnaden för mig är den korta vägen mellan användarna och Gfacilitys team. Föreslagna förbättringar tas på allvar och kombineras med en tydlig vision för framtiden. Det ger ett samarbete där man märker att feedback faktiskt bidrar till den fortsatta utvecklingen av produkten.”
Vad det ger
För Roelant handlar det i slutändan om utrymme att låta kommunen arbeta på sitt eget sätt, utan att förvaltningen blir ohanterlig.
“Den senaste releasen av Gfacility gör mig som systemförvaltare väldigt entusiastisk. Möjligheterna är mångsidiga, och de nya funktionerna och modulerna ger organisationer stor frihet att konfigurera plattformen på ett sätt som passar deras egna processer och arbetssätt.”
På frågan om vilken ny funktion Roelant är mest nöjd med blir svaret automations.
“Den nya Automation-modulen ger mig mycket mer kontroll över processer som tidigare bara kunde sättas upp via Gfacilitys support. Från att automatiskt skapa ärenden med e-post som källa till omfattande ‘if this, then that’-funktioner på alla fält i alla moduler. Möjligheterna är enorma.”
En automationsregel reagerar på en ändring i en post, till exempel ett nytt ärende, ett inkommande e-postmeddelande eller en statusändring, och utför sedan själv en eller flera åtgärder. För en systemförvaltare innebär det att du kommer överens om hur en process ska gå till en gång, lägger in det som en regel, och därefter sker det på samma sätt varje gång.
“Kort sagt är Gfacility en framtidsinriktad produkt som ständigt fortsätter att utvecklas och hjälper organisationer att behålla kontrollen över sina processer, sin service och sitt samarbete i hela kedjan.”
Konfigurera själv, utan specialutveckling
Att Roelant kan konfigurera plattformen på egen hand är ett medvetet val från Gfacilitys sida. Formulär, arbetsflöden, statusar, behörigheter, tjänstekatalogen och automations sätter en systemförvaltare upp själv i administrationsmiljön, utan kod och utan att behöva en konsult från oss. Specialutveckling gör dig beroende av leverantören och gör varje senare ändring dyrare. Det som standardprodukten inte klarar säger vi därför från början, i stället för att offerera det som specialutveckling.
Vad du kan ta med dig
Om du väljer en plattform för IT- eller facilitytjänster, titta inte bara på vad den klarar i dag. Fråga också hur förvaltarnas feedback når produkten, hur ofta releaser kommer ut och vem du får tag på när något saknas.
Se det själv
Gfacility samlar IT-, facility- och arbetsplatstjänster på en AI-native plattform, samma plattform som Roelant konfigurerar varje dag för ’s-Hertogenbosch kommun. Läs mer om Gfacility för offentlig sektor, eller kontakta oss så visar vi hur dina processer passar in.
Vanliga frågor
Vad händer med feedback från systemförvaltare?+
Enligt Roelant tas förslag från användarna på allvar och syns regelbundet redan i nästa release. Den största skillnaden är enligt Roelant den korta vägen mellan användarna och Gfacilitys team, från sälj och produktspecialister till utveckling.
Är Gfacility inte för flexibelt för att bygga upp standardprocesser?+
Roelant är ärlig på den punkten. De första versionerna var starkt inriktade på flexibilitet, vilket ibland gjorde det svårare för förvaltare att lägga en tydlig grundstruktur. Den fortsatta utvecklingen har gett mer funktionalitet och fler möjligheter att sätta upp processer på ett strukturerat sätt.
Vilken ny funktion är Roelant mest nöjd med?+
Automations. Enligt Roelant ger modulen mycket mer kontroll över processer som tidigare bara kunde sättas upp via Gfacilitys support, från att automatiskt skapa ärenden utifrån e-post till 'if this, then that'-regler på alla fält i alla moduler.