PwC Nederländerna sparar tid, förhindrar uteblivna bokningar och minskar cateringsvinn med integrerad mötehantering via Gfacility. I denna kundcase tittar vi, tillsammans med Maurice Verwer, director facility management & business support på PwC, tillbaka på hur övergången till en användarvänlig plattform, kopplad till Outlook och Google Calendar, ledde till högre medarbetarnöjdhet och strategisk styrka för facility management.
Utmaningen: fragmentering, svinn och mycket manuellt arbete
På PwC Nederländerna var organiseringen av möten före Gfacility fragmenterad. Medarbetare bokade möten i sin kalender men måste sedan ordna catering, registrera besökare och beställa AV-utrustning via separata verktyg eller mejl. Ledningsassistenter växlade ständigt mellan system.
“Med de system vi hade på den tiden var det inte effektivt organiserat.”
Detta tillvägagångssätt ledde till misstag och svinn. Om någon avbokade ett möte hände det ofta att de glömde avboka rummet och cateringen. Resultat: tomma mötesrum och oanvända luncher.
Maurice Verwer minns tydligt: “Facility Management var främst fokuserat på det dagliga på den tiden. Klagomål, störningar, operativ jäkt. Mycket var reaktivt.” Genom att i stor utsträckning lägga ut operativa och taktiska uppgifter kunde hans kärnteam fokusera på styrning och strategiskt värdeskapande.
Ambitionen: från frustration till fokus på strategisk facility management
Under Maurices ledning förvandlades FM till ett styrteam med en framtidsvision. Han betonade FM:s strategiska roll inom teman som hållbarhet, medarbetarupplevelse och kampen om talanger.
“Genom att direkt koppla våra aktiviteter till PwC:s strategiska spjutspetsar, som mångfald och hållbarhet, kan du föra samtal med ledningen på en annan nivå.”
Men utan en modern digital grund förblev ambitionen sårbar.
Sökandet: ett framtidssäkert FMIS
Det PwC sökte var inte bara ett nytt informationssystem för facility management. Det måste passa in i en modern, digital arbetsmiljö där enkelhet, tillförlitlighet och integration står i centrum. Högt på kravlistan stod:
- En koppling med kalendern (på den tiden arbetade PwC med Google Calendar, nu med Microsoft Outlook).
- En central plattform för alla mötesrelaterade tjänster.
- Fullt anpassningsbar till PwC:s affärsprocesser.
- En betydande minskning av ineffektivitet, misstag och uteblivna bokningar.
Inspirationen kom förvånansvärt nära: kollegor på PwC Belgien hade framgångsrikt implementerat Gfacility.
“Vi såg hos våra belgiska kollegor att Gfacility verkligen fungerar. Det Gfacility löste där var ett stort problem: de uteblivna bokningarna. Eftersom systemet är direkt kopplat till kalendern. Jag tror vi visste direkt: det här måste vara det.”
Lösningen: en integrerad plattform med fokus på användarvänlighet
I nära samarbete sattes Gfacility upp enligt PwC Nederländernas önskemål och arbetssätt. Viktig princip: slutanvändaren ska kunna hantera nästan allt från sin välbekanta kalendermiljö. Gfacility gör detta möjligt med en intuitiv plugin i kalendern.
En medarbetare som planerar ett möte kan direkt boka ett rum, lägga till catering, registrera besökare och välja AV-utrustning, allt i en handling. Om mötet avbokas eller flyttas i kalendern avbokas eller justeras alla reserverade tjänster automatiskt. Inga separata mejl eller bortglömda telefonsamtal längre.
Gfacility sattes upp med bland annat:
Realtidsintegration med Google Calendar och Microsoft Outlook
Beroende på vilken plattform som används synkroniserar Gfacility i realtid med medarbetarens kalender. Bokningar, ändringar eller avbokningar uppdaterar automatiskt rums-, catering-, besöks- och AV-reservationer.
Central plattform för reservationer
Användare behöver inte längre navigera mellan olika verktyg eller avdelningar för mötesrelaterade ärenden. Allt sker i en miljö. Maurice: “En bokare kan nu ordna allt på en gång. Inga separata mejl för besökare eller kaffe längre.”
Integrerad catering- och besöksregistrering
Vid bokning av ett möte kan ytterligare tjänster väljas direkt. Cateringavdelningen får beställningar automatiskt och informeras omedelbart om ändringar. Besökare förregistreras också genom samma system.
Stöd för AV-utrustning
Arrangörer kan enkelt ange vilken audiovisuell utrustning som behövs. Facility-avdelningen ser detta direkt och kan förbereda rätt utrustning. Det förhindrar överraskningar på själva dagen och ökar mötenas tillförlitlighet.
Smarta regler för catering och rumsanvändning
Med Gfacility kan PwC enkelt ställa in vem som kan begära eller använda vad, från catering till mötesrum. Regler kan tillämpas per plats och användargrupp, som vem som kan sitta i vilket rum eller när godkännande krävs för en beställning. Tänk automatisk budgetkontroll, digitala godkännanden och tydliga överenskommelser för att effektivisera processen.
En arbetsdag: utan och med Gfacility
Tidigare måste en ledningsassistent planera ett möte, skicka en separat förfrågan om lunch, ringa receptionen om besökare och ordna AV via mejl. När ändringar uppstod måste allt uppdateras manuellt igen, ofta hände inte det.
Nu räcker en handling i Outlook. Allt hanteras och uppdateras automatiskt. Avbokningar frigör automatiskt rum, avbokar catering och informerar receptionen.
Tidsbesparingen, felminskningen och lugnet detta ger är betydande.
Resultaten: mindre svinn, mer kontroll
Trots att implementeringen av Gfacility sammanföll med covid-19-pandemin, vilket tillfälligt minskade kontorsanvändningen, är fördelarna tydligt synliga:
Färre uteblivna bokningar, bättre rumsutnyttjande
Tack vare den automatiska kopplingen till kalendern blockeras inte mötesrum i onödan. Frigjorda utrymmen blir omedelbart tillgängliga för andra team.
Mindre cateringsvinn
Cateringen får automatiska uppdateringar om ändringar. Endast bekräftade möten cateras. Det förhindrar svinn och stöttar PwC:s hållbarhetsmål.
Högre nöjdhet bland planerare och medarbetare
Sekreterare och ledningsassistenter är positiva till användarvänligheten. Inget mer krångel med olika system, inga misstag, allt ordnat på en gång.
“En bokare kan ordna allt från en miljö. Du behöver inte boka i en plattform och sedan byta till en annan för besökare eller catering. Och att du får en koppling mellan någons personliga kalender och rumskalendern, det är något jag verkligen älskar med Gfacility.”
Strategisk styrka för FM
Tack vare automatisering och integration lägger facility-teamet mycket mindre tid på korrigeringar och incidenthantering. Fokus ligger nu på styrning, analys och förbättring av arbetsmiljön.
Flexibilitet som nyckeln till framgång
Maurice upplevde samarbetet med Gfacility som mycket trevligt.
“Flexibiliteten hos Gfacility är en stor fördel. Vi kunde alltid fråga ‘är den här idén också möjlig’, och de tänkte med och konfigurerade det. Det gav oss förtroende och säkerställde att systemet passar den dagliga verksamheten på PwC.”
Slutsats: teknik som strategisk och hållbar accelerator
Samarbetet mellan PwC och Gfacility förde med sig en hållbar förbättring av facility-processen. Det som började som ett gemensamt sökande efter mindre svinn och mer kontroll resulterade i en plattform som inte bara stöttar operativt utan också tillför strategiskt värde. Tack vare kombinationen av smart teknik, användarvänlighet och nära samarbete arbetar PwC med Gfacility mot en framtidssäker arbetsplats.