PwC Niederlande spart Zeit, verhindert No-Shows und reduziert Catering-Abfall mit integriertem Besprechungsmanagement über Gfacility. In dieser Kundengeschichte blicken wir gemeinsam mit Maurice Verwer, Director Facility Management & Business Support bei PwC, darauf zurück, wie der Wechsel zu einer benutzerfreundlichen Plattform, verknüpft mit Outlook und Google Kalender, zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und strategischer Stärke für das Facility Management führte.
Die Herausforderung: Fragmentierung, Verschwendung und viel Handarbeit
Bei PwC Niederlande war das Organisieren von Besprechungen vor Gfacility fragmentiert. Mitarbeitende buchten Besprechungen in ihrem Kalender, mussten dann aber Catering organisieren, Besucher registrieren und AV-Ausstattung über separate Tools oder E-Mails anfordern. Management-Assistenten wechselten ständig zwischen Systemen.
“Mit den Systemen, die wir damals hatten, war es nicht effizient organisiert.”
Dieser Ansatz führte zu Fehlern und Verschwendung. Wenn jemand eine Besprechung absagte, wurde oft vergessen, Raum und Catering zu stornieren. Ergebnis: leere Besprechungsräume und ungenutzte Mittagessen.
Maurice Verwer erinnert sich genau: “Facility Management war damals vor allem auf das Tagesgeschäft fokussiert. Beschwerden, Störungen, operative Hektik. Vieles war reaktiv.” Indem operative und taktische Aufgaben weitgehend ausgelagert wurden, konnte sich sein Kernteam auf Steuerung und strategische Wertschöpfung konzentrieren.
Die Ambition: von Frustration zum Fokus auf strategisches Facility Management
Unter Maurices Leitung wurde FM zu einem steuernden Team mit Zukunftsvision. Er betonte die strategische Rolle von FM bei Themen wie Nachhaltigkeit, Mitarbeitererfahrung und dem War for Talent.
“Indem man unsere Aktivitäten direkt mit den strategischen Schwerpunkten von PwC wie Diversität und Nachhaltigkeit verknüpft, kann man mit dem Vorstand auf einer anderen Ebene ins Gespräch kommen.”
Doch ohne ein modernes digitales Fundament blieb die Ambition verwundbar.
Die Suche: ein zukunftssicheres FMIS
Was PwC suchte, war nicht einfach ein neues Facility-Management-Informationssystem. Es musste in eine moderne, digitale Arbeitsumgebung passen, in der Einfachheit, Verlässlichkeit und Integration im Mittelpunkt stehen. Ganz oben auf der Anforderungsliste standen:
- Eine Verbindung mit dem Kalender (damals arbeitete PwC mit Google Kalender, heute mit Microsoft Outlook).
- Eine zentrale Plattform für alle besprechungsbezogenen Services.
- Vollständig anpassbar an die Geschäftsprozesse von PwC.
- Eine deutliche Reduzierung von Ineffizienzen, Fehlern und No-Shows.
Die Inspiration kam überraschend nah: Kollegen bei PwC Belgien hatten Gfacility erfolgreich eingeführt.
“Wir sahen bei unseren belgischen Kollegen, dass Gfacility wirklich funktioniert. Was Gfacility dort löste, war ein großes Problem: die No-Shows. Weil das System direkt mit dem Kalender verknüpft ist. Ich glaube, wir wussten sofort: das muss es sein.”
Die Lösung: eine integrierte Plattform mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit
In enger Zusammenarbeit wurde Gfacility nach den Wünschen und Arbeitsweisen von PwC Niederlande eingerichtet. Wichtiges Prinzip: Der Endnutzer muss nahezu alles aus seiner vertrauten Kalenderumgebung verwalten können. Gfacility macht das mit einem intuitiven Plugin im Kalender möglich.
Eine Mitarbeiterin, die eine Besprechung plant, kann sofort einen Raum buchen, Catering hinzufügen, Besucher registrieren und AV-Ausstattung auswählen, alles in einem Vorgang. Wird die Besprechung im Kalender abgesagt oder verschoben, werden alle reservierten Services automatisch storniert oder angepasst. Keine separaten E-Mails oder vergessenen Telefonate mehr.
Gfacility wurde unter anderem eingerichtet mit:
Echtzeit-Integration mit Google Kalender und Microsoft Outlook
Je nach genutzter Plattform synchronisiert Gfacility in Echtzeit mit dem Kalender der Mitarbeiterin. Buchungen, Änderungen oder Stornierungen aktualisieren automatisch Raum-, Catering-, Besucher- und AV-Reservierungen.
Zentrale Plattform für Reservierungen
Nutzer müssen für besprechungsbezogene Belange nicht mehr durch verschiedene Tools oder Abteilungen navigieren. Alles geschieht in einer Umgebung. Maurice: “Eine Buchende kann jetzt alles auf einmal organisieren. Keine separaten E-Mails mehr für Besucher oder Kaffee.”
Integrierte Catering- und Besucherregistrierung
Beim Buchen einer Besprechung können zusätzliche Services direkt ausgewählt werden. Die Catering-Abteilung erhält Bestellungen automatisch und wird sofort über Änderungen informiert. Auch Besucher werden über dasselbe System vorab registriert.
Unterstützung für AV-Ausstattung
Organisatoren können leicht angeben, welche audiovisuelle Ausstattung benötigt wird. Die Facility-Abteilung sieht das sofort und kann die richtige Ausstattung vorbereiten. Das verhindert Überraschungen am Tag selbst und erhöht die Verlässlichkeit von Besprechungen.
Smarte Regeln für Catering und Raumnutzung
Mit Gfacility kann PwC leicht festlegen, wer was anfordern oder nutzen darf, von Catering bis zu Besprechungsräumen. Regeln lassen sich je Standort und Nutzergruppe anwenden, etwa wer in welchem Raum sitzen darf oder wann eine Bestellung genehmigt werden muss. Denken Sie an automatische Budgetkontrolle, digitale Freigaben und klare Vereinbarungen zur Prozessoptimierung.
Ein Arbeitstag: ohne und mit Gfacility
Früher musste eine Management-Assistentin eine Besprechung planen, eine separate Anfrage für das Mittagessen senden, den Empfang wegen Besuchern anrufen und AV per E-Mail organisieren. Bei Änderungen musste alles manuell aktualisiert werden, oft geschah das nicht.
Heute genügt ein Vorgang in Outlook. Alles wird automatisch erledigt und aktualisiert. Stornierungen geben Räume automatisch frei, stornieren Catering und informieren den Empfang.
Die dadurch entstehende Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und Entspannung sind erheblich.
Die Ergebnisse: weniger Verschwendung, mehr Kontrolle
Obwohl die Einführung von Gfacility mit der COVID-19-Pandemie zusammenfiel, die die Büronutzung vorübergehend reduzierte, sind die Vorteile klar erkennbar:
Weniger No-Shows, bessere Raumauslastung
Dank der automatischen Verbindung zum Kalender werden Besprechungsräume nicht unnötig blockiert. Freigewordene Räume stehen sofort für andere Teams zur Verfügung.
Weniger Catering-Abfall
Catering erhält automatische Updates über Änderungen. Nur bestätigte Besprechungen werden bewirtet. Das verhindert Verschwendung und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele von PwC.
Höhere Zufriedenheit bei Planern und Mitarbeitenden
Sekretärinnen und Management-Assistenten äußern sich positiv über die einfache Bedienung. Kein Aufwand mehr mit verschiedenen Systemen, keine Fehler, alles in einem Zug organisiert.
“Eine Buchende kann alles aus einer Umgebung organisieren. Man muss nicht in einer Plattform einen Termin anlegen und dann für Besucher oder Catering in eine andere wechseln. Und dass man eine Verknüpfung zwischen dem persönlichen Kalender und dem Raumkalender bekommt, das liebe ich wirklich an Gfacility.”
Strategische Stärke für FM
Dank Automatisierung und Integration verbringt das Facility-Team deutlich weniger Zeit mit Korrekturen und Störungsbearbeitung. Der Fokus liegt nun auf Steuerung, Analyse und der Verbesserung der Arbeitsumgebung.
Flexibilität als Schlüssel zum Erfolg
Maurice empfand die Zusammenarbeit mit Gfacility als sehr angenehm.
“Die Flexibilität von Gfacility ist ein großer Vorteil. Wir konnten immer fragen, ‘ist diese Idee auch möglich’, und sie dachten mit und konfigurierten es. Das gab uns Vertrauen und sorgte dafür, dass das System zur täglichen Praxis bei PwC passt.”
Fazit: Technologie als strategischer und nachhaltiger Beschleuniger
Die Zusammenarbeit zwischen PwC und Gfacility brachte eine nachhaltige Verbesserung im Facility-Prozess. Was als gemeinsame Suche nach weniger Verschwendung und mehr Kontrolle begann, mündete in eine Plattform, die nicht nur operativ unterstützt, sondern auch strategischen Mehrwert schafft. Dank der Kombination aus smarter Technologie, einfacher Bedienung und enger Zusammenarbeit arbeitet PwC mit Gfacility an einem zukunftssicheren Arbeitsplatz.