Brout, Experte für Leadership-Trainings, ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Von einem inspirierenden Standort an der Vecht aus veranstaltet das Unternehmen täglich Trainings für Dutzende Teilnehmende. Hospitality steht dabei im Mittelpunkt des Erlebnisses, vom frisch gebackenen Bananenbrot bis zum perfekt organisierten Mittagessen.
Doch mit dem Wachstum kam die Komplexität. Der herkömmliche Ansatz mit Excel und manueller Planung wurde schnell untragbar.
Herausforderung: wachsen, ohne den Überblick zu verlieren
“Wir haben klein angefangen”, sagt Rens Mollee, Head of Hospitality bei Brout. “Aber als wir 50 bis 60 Gäste pro Tag erreichten, stießen wir auf Probleme. Last-Minute-Änderungen, unübersichtliche Kommunikation und Lebensmittelabfall durch ungenaue Schätzungen, das wurde unhaltbar.”
Auch die Personalplanung war eine Herausforderung. Aushilfen wurden mitunter an ruhigen Tagen eingeplant, während es zu Spitzenzeiten an Personal fehlte. Das führte zu höheren Personalkosten und einer geringeren Gästeerfahrung.
Der Umstieg auf smarte Hospitality-Software
Auf der Suche nach einer robusten und benutzerfreundlichen Lösung prüfte Brout verschiedene Tools, darunter internationale Optionen. Am Ende entschied man sich für Gfacility, ein niederländisches Hospitality- und Planungstool, das nahtlos zu Brouts dynamischer Arbeitsweise passt.
Ergebnisse der Hospitality-Software bei Brout
Seit der Einführung von Gfacility sieht Brout sofortige Verbesserungen:
- ±10 Stunden Ersparnis pro Woche: Trainings und zugehörige Services werden jetzt einfach über Outlook geplant; Excel-Schattenlisten gehören der Vergangenheit an.
- Weniger Lebensmittelabfall: Die automatische Erfassung der Gästezahl sorgt für genaue Catering-Prognosen.
- Bessere Personaleinsatzplanung: Die Echtzeit-Auslastung ermöglicht es, Personal nach tatsächlichem Bedarf einzuplanen.
- Single Source of Truth: Projektleiter und das Hospitality-Team arbeiten aus einem integrierten System.
- Vollständige Outlook-Integration: Besprechungen und Trainings werden automatisch synchronisiert.
“Gfacility hat wirklich einen Unterschied gemacht”, sagt Rens. “Was früher eine halbe Stunde dauerte, kostet mich jetzt eine Minute. Alles ist übersichtlich und effizient. Wir können uns voll auf das konzentrieren, worauf es ankommt: ein herausragendes Gästeerlebnis zu bieten.”
Bereit für weiteres Wachstum
Die Skalierbarkeit von Gfacility gibt Brout die Flexibilität, künftig auf größere Locations oder mehr Trainingstage auszuweiten. Auch die Zusammenarbeit mit dem Gfacility-Team war positiv:
“Der Support ist schnell, persönlich und lösungsorientiert. Das schafft Vertrauen.”
Digitalisierung als Fundament im Hospitality-Sektor
Mit der Einführung von Gfacility hat Brout seine Hospitality-Prozesse vollständig digitalisiert und professionalisiert. Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Abfall und ein solides Fundament für nachhaltiges Wachstum in den kommenden Jahren.