A Brout, especialista em formação de liderança, registou um forte crescimento nos últimos anos. A partir de um local inspirador no rio Vecht, a empresa acolhe diariamente formações para dezenas de participantes. A hospitalidade está no centro da experiência, do pão de banana acabado de fazer aos almoços perfeitamente organizados.
Mas com o crescimento veio a complexidade. A abordagem tradicional, com Excel e planeamento manual, tornou-se rapidamente insustentável.
Desafio: crescer sem perder o controlo
“Começámos em pequena escala”, diz Rens Mollee, Head of Hospitality na Brout. “Mas quando chegámos aos 50 a 60 hóspedes por dia, começaram os problemas. Alterações de última hora, comunicação confusa e desperdício de comida devido a estimativas imprecisas, tornou-se inviável.”
O planeamento do pessoal era também um desafio. Por vezes, agendava-se pessoal temporário em dias calmos, enquanto as horas de pico enfrentavam falta de pessoal. Isto levava a custos de mão de obra mais elevados e a uma experiência do hóspede degradada.
A mudança para um software de hospitality inteligente
Em busca de uma solução robusta e fácil de usar, a Brout avaliou várias ferramentas, incluindo opções internacionais. No final, escolheu a Gfacility, uma ferramenta neerlandesa de hospitality e planeamento que encaixa na perfeição na forma de trabalhar dinâmica da Brout.
Resultados do software de hospitality na Brout
Desde que implementou a Gfacility, a Brout registou melhorias imediatas:
- ±10 horas poupadas por semana: as formações e os serviços associados são agora planeados com facilidade através do Outlook; as listas paralelas em Excel são coisa do passado.
- Menos desperdício de comida: o registo automático do número de hóspedes garante previsões de catering precisas.
- Melhor planeamento de pessoal: a ocupação em tempo real permite agendar pessoal com base na procura real.
- Fonte única de verdade: os gestores de projeto e a equipa de hospitality trabalham a partir de um sistema integrado.
- Integração total com o Outlook: reuniões e formações são sincronizadas automaticamente.
“A Gfacility fez mesmo a diferença”, diz Rens. “O que antes demorava meia hora agora demora-me um minuto. Está tudo claro e eficiente. Podemos concentrar-nos totalmente no que importa: proporcionar uma experiência do hóspede excecional.”
Pronta para continuar a crescer
A escalabilidade da Gfacility dá à Brout a flexibilidade para se expandir no futuro para espaços maiores ou mais dias de formação. A colaboração com a equipa da Gfacility também tem sido positiva:
“O apoio é rápido, pessoal e orientado para soluções. Isso inspira confiança.”
A digitalização como base no setor da hospitality
Ao implementar a Gfacility, a Brout digitalizou e profissionalizou totalmente os seus processos de hospitality. O resultado: maior eficiência, menos desperdício e uma base sólida para um crescimento sustentável nos próximos anos.